প্রশাসনিক দায়িত্ব সংজ্ঞা

অতীতে, সচিবকে সর্বদা সর্বনিম্ন কোম্পানির টোটেম মেরুতে বিবেচনা করা হয়। টাইমস পরিবর্তিত হয়েছে, এবং সচিবের ভূমিকা প্রশাসনিক সহকারী হয়ে উঠেছে, যে ব্যক্তিটি প্রায়শই একটি সম্পূর্ণ প্রতিষ্ঠানের কার্যভারের জন্য লিঞ্চপিন হয়। তারা যদি একক নির্বাহী, একাধিক পরিচালকদের বা সমগ্র সংস্থার জন্য কাজ করে তবে প্রশাসকীয় প্রশাসনিক দায়িত্বগুলি পরিচালনাকারী প্রত্যেককে কৌশলগত অগ্রাধিকার এবং ব্যবসা বাড়ানোর জন্য আরও সময় ব্যয় করতে দেয়, এই তথ্যটি নিয়ন্ত্রণের অধীনে থাকা তথ্যটি সুরক্ষিত করে।

$config[code] not found

প্রশাসনিক দায়িত্ব সংক্ষিপ্ত বিবরণ

সর্বাধিক সাধারণ অর্থে, প্রশাসনিক কর্তব্য এমন একটি কাজ এবং ক্রিয়াকলাপ যা একটি ব্যবসায়ের দৈনন্দিন ক্রিয়াকলাপগুলির অংশ। এগুলির মধ্যে উত্তর দেওয়ার কল, বার্তা গ্রহণ, চিঠিপত্র পরিচালনা, সরবরাহের আদেশ এবং ভাগ করে নেওয়া অফিস এলাকাসমূহ সংগঠিত এবং কার্যকরী অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। দায়িত্বগুলিতে প্রতিবেদনগুলি তৈরি করা, তথ্য সরবরাহ করা এবং পরিচালনা করা, ফাইলগুলি পরিচালনা করা, মৌলিক হিসাবরক্ষণ এবং অন্যান্য আর্থিক কাজ অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। এই দায়িত্বগুলির বেশিরভাগ প্রশাসক প্রশাসনিক সহায়কদের দ্বারা পরিচালিত হয়, যাদের কাজটি তাদের বা তার সমস্ত ক্লার্কিক কার্যগুলি গ্রহণ করে একজন ব্যক্তি বা দলকে সহায়তা করা হয়, তবে অনেকগুলি এন্ট্রি এবং মিডলভেল পজিশনেও যথাযথ প্রশাসনিক কাজ অন্তর্ভুক্ত থাকে। উদাহরণস্বরূপ, প্রশাসনিক সহায়কগুলি প্রকল্প পরিচালন ব্যবস্থায় নিজের কাজ আপডেট করতে বা ইমেলগুলিতে সাড়া দেওয়ার জন্য দায়ী হতে পারে। সর্বাধিক প্রশাসনিক কর্তব্যগুলি সর্বাধিক ক্লার্কিক্যাল এবং প্রায়ই তথ্য পরিচালনা ও বিতরণ করার জন্য উষ্ণ হয়।

প্রযুক্তি

প্রযুক্তিগত কর্তব্যগুলি কীভাবে প্রশাসনিক কর্তব্যগুলির সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিকগুলির মধ্যে একটি। এতে কম্পিউটার, ফ্যাক্স মেশিন, কপিয়ার, স্ক্যানার, টেলিফোন এবং অন্যান্য অফিস সরঞ্জামগুলির মতো সরঞ্জাম ব্যবহার করা হয়। ওয়ার্ড প্রসেসিং, স্প্রেডশীট, ডাটাবেস এবং ডেস্কটপ পাবলিশিং সফ্টওয়্যার সহ সাধারণ কম্পিউটার সফ্টওয়্যার প্রোগ্রামগুলি ব্যবহার করে সাধারণত বেশিরভাগ প্রশাসনিক কাজ করার প্রয়োজন হয়। ভাগ করা সরঞ্জামগুলির সমস্যাগুলির সমস্যাগুলির সমাধান করার ক্ষমতাও অনেক প্রশাসনিক কাজের বিবরণগুলির অংশ। এটি অস্বাভাবিক নয়, উদাহরণস্বরূপ, প্রশাসনিক পেশাদারদের কাগজ জ্যামগুলি পরিষ্কার করার জন্য বা মুদ্রক এবং ফটোকপিগুলিতে টোনার পরিবর্তন করার জন্য ডাকা হবে।

কিছু ব্যবসার মধ্যে, প্রশাসনিক সহায়কগুলি নির্ধারণ করা হয় যে সময়সূচী এবং প্রকল্প পরিচালনার সফ্টওয়্যার কীভাবে ব্যবহার করবেন। যারা সরাসরি নির্বাহকদের জন্য সরাসরি কাজ করে তারা সাধারণত তাদের বসের ক্যালেন্ডার পরিচালনা করার জন্য ডাকা হয় এবং বিভাগীয় প্রশাসনিক সহায়কগুলিকে মিটিংয়ের সময়সূচী নির্ধারণের জন্য, ছুটির দিনগুলি এবং অসুস্থ দিনের ট্র্যাক রাখতে বলা হয় এবং সাধারণত লোকেরা কোথায় থাকে এবং তারা কী করছে তা জানায়।

দিবসের ভিডিও

Sapling দ্বারা আপনাকে আনা Sapling দ্বারা আপনি আনা

যোগাযোগ

আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ প্রশাসনিক দায়িত্ব যোগাযোগ জড়িত। প্রশাসনিক সহায়ক প্রায়ই লিখিত এবং মৌখিক উভয়, যোগাযোগ করতে বলা হয়। তারা মেমো লিখতে, সহকর্মী বা গ্রাহকদের সাথে ইমেল ব্যবহার করে, কোম্পানির হ্যান্ডবুকগুলি বা ওয়েবসাইটগুলি আপডেট করতে বা অন্যদের কাজ সম্পাদন এবং প্রুফread করতে বলা যেতে পারে। সহকারীরা সাধারণত ফোনটি উত্তর দেওয়ার জন্য, তাদের বসের পক্ষে কল করে এবং দর্শকদের সাথে যোগাযোগ করার জন্য দায়ী। অতএব, একজন সফল প্রশাসনিক সহকারীর উচিত চমৎকার যোগাযোগ দক্ষতা থাকা এবং পরিষ্কারভাবে এবং পেশাগতভাবে লিখতে এবং বলতে সক্ষম হওয়া উচিত। বানান, ব্যাকরণ এবং পেশাদার লিখিত যোগাযোগের মানগুলির একটি দৃঢ় উপলব্ধি গুরুত্বপূর্ণ কারণ একজন সহকারী তার বাবাকে প্রতিনিধিত্ব করে।

হিসাবরক্ষণ এবং ক্রয়

যে কোনও ব্যবসায়ের ব্যয়গুলি ট্র্যাক রাখা গুরুত্বপূর্ণ, এবং সেই কাজটি প্রায়ই প্রশাসনিক সহায়ক সহকারে পড়ে, যাকে স্প্রেডশীট বা বুককিপিং প্রোগ্রামে খরচ প্রবেশ করতে বলা যেতে পারে, কর্মচারীদের কাছ থেকে ব্যয় প্রতিবেদন সংগ্রহ এবং যাচাই করতে এবং প্রতিদান পরিচালনা করতে পারে। একটি ছোট ব্যবসায়ে, একটি প্রশাসনিক সহকারী অ্যাকাউন্ট প্রাপ্তি, বিলগুলি প্রেরণ এবং প্রক্রিয়াকরণের অর্থ প্রদান এবং কোম্পানির জন্য আমানতের পরিচালনা পরিচালনা করতে পারে। প্রশাসনিক পেশাদাররা মাঝে মাঝে ক্ষুদ্র নগদের চার্জ, খরচ ট্র্যাক এবং প্রয়োজনীয় সময় তহবিল যোগ করে। এই রাজ্যে অন্যান্য কর্তব্য বিশ্লেষণ খরচ অন্তর্ভুক্ত করা, বাজেটিং এবং বিক্রেতা বিরোধ মোকাবেলা সাহায্য।

ক্রয়ের সময়, প্রশাসনিক সহায়কগুলি সাধারণত সরবরাহের দায়িত্বে থাকে, অর্থাত তারা প্রয়োজনীয় সরবরাহ ও অর্ডার পুনর্নির্মাণগুলি সংগঠিত এবং নিরীক্ষণ করে। তারা বিক্রেতাদের উপর গবেষণা পরিচালনা করে এবং প্রয়োজনীয় হিসাবে ক্রয় আদেশ অনুরোধ বা ইস্যু। কিছু ক্ষেত্রে, প্রশাসনিক সহায়কগুলি সফ্টওয়্যার বা সাবস্ক্রিপশনের জন্য লাইসেন্সিং ট্র্যাকিং এবং পরিচালনার দায়িত্বেও থাকতে পারে, নিশ্চিত করে যে তারা অবিলম্বে অর্থ প্রদান করে এবং যথাযথভাবে ব্যবহার করে।

গবেষণা এবং পরিকল্পনা

অনেক প্রশাসনিক পেশাদার গবেষণা প্রকল্প পরিচালনা এবং তথ্য কম্পাইল করার জন্য বলা হয়। এটি একটি ফোন নম্বর বা ঠিকানা সন্ধান করার মতো সহজ হতে পারে, অথবা আরো জটিল প্রকল্পে গ্রাহকের তথ্য সন্ধান, ক্রস-রেফারেন্সিং বিশদ এবং বিস্তৃত স্প্রেডশিটগুলি বা প্রতিবেদন তৈরি করতে পারে। এই প্রকল্পের সাধারণত টাইট সময়সীমা মধ্যে কাজ এবং তথ্য উপস্থাপন প্রয়োজন।

অনেক ক্ষেত্রে, প্রশাসনিক কর্তব্য পরিকল্পনা অন্তর্ভুক্ত। সাপ্তাহিক কর্মীদের মিটিং থেকে প্রধান ঘটনা থেকে, প্রশাসনিক সহায়তার বিস্তারিত যত্ন নিতে বলা হয়। আপনি সম্পূর্ণ বিল্ডিং বা মেঝের জন্য একটি মিটিং বা পরিচালনার রুম রিজার্ভেশনগুলির জন্য একটি কনফারেন্স রুম বুকিং, রিফ্রেশমেন্ট অর্ডার করার এবং সমস্ত প্রযুক্তি সরঞ্জাম প্রস্তুত হলে এবং মিটিং শুরু হওয়ার সময় কাজ করার জন্য নিশ্চিত হতে পারে। ভ্রমণ পরিকল্পনা অন্য বড় দায়িত্ব। কোম্পানির ভ্রমণ বিভাগ না থাকলে, প্রশাসনিক সহকারী এমন ব্যক্তি হতে পারে যা ফ্লাইট এবং হোটেলগুলি গবেষণা এবং বুক করে, ডাইনিং রিজার্ভেশন করে এবং কনফারেন্স নিবন্ধনের মতো অন্যান্য বিশদের যত্ন নেয়।

বিশেষ কাজ

নির্দিষ্ট শিল্পগুলিতে, প্রশাসনিক পেশাদারদের বিশেষ দক্ষতা বা দক্ষতা প্রয়োজন যে কাজ পরিচালনা করার জন্য বলা হয়। উদাহরণস্বরূপ, আইনী ও মেডিক্যাল প্রশাসনিক সহায়কগুলিকে প্রায়শই এমন কাজগুলি সম্পন্ন করতে হবে যা শিল্প পরিভাষা এবং পদ্ধতিগুলির বোঝার প্রয়োজন হয়। আইনী দলিলগুলি আইনি দলিলগুলি যেমন সাবপেনস, আপিল বা দাবিগুলির জন্য কাগজপত্র পূরণ এবং ফাইল করার জন্য বলা যেতে পারে, যার জন্য প্রাথমিক জ্ঞান এবং বোঝার মৌলিক স্তর প্রয়োজন। আইনশৃঙ্খলা রক্ষাকারী বাহিনীকে কীভাবে পরিচালনা করা যায় তা জানাতে এই প্রশাসনিক সহায়কগুলির জন্য আদালতের পদ্ধতি এবং পদ্ধতিগুলির বোঝাও গুরুত্বপূর্ণ।

একটি মানব সম্পদ বিভাগের কর্তব্যগুলি কর্মসংস্থান সংক্রান্ত বিষয়গুলিতে ফোকাস করে এবং সময়সূচীগুলি সাক্ষাত্কার, ব্যাকগ্রাউন্ড চেক প্রক্রিয়াজাতকরণ এবং অ্যাপ্লিকেশনগুলির প্রাথমিক পর্যালোচনাগুলি সম্পন্ন করার জন্য এটি পর্যালোচনা করতে পারে। এই ক্ষমতা কেউ সম্ভবত মানব সম্পদ এবং কর্মসংস্থান আইন একটি বোঝার এবং অভিজ্ঞতা থাকতে হবে। মূলত, কোন প্রশাসনিক সহকারী যে নির্দিষ্ট ক্ষেত্র এবং বিভাগে কাজ করে সেগুলি নির্দিষ্ট কর্তব্যগুলির মধ্যে নির্ধারণকারী ফ্যাক্টর হবে, কিছু ক্ষেত্রের ক্ষেত্রে অন্যদের তুলনায় বেশি অভিজ্ঞতা এবং জ্ঞান প্রয়োজন।

প্রশাসনিক সহকারী যোগ্যতা

বেশিরভাগ কাজ অন্তত কিছু প্রশাসনিক দায়িত্ব অন্তর্ভুক্ত করে, অধিকাংশ প্রশাসনিক সহায়ক দ্বারা পরিচালিত হয়। প্রায় প্রতিটি শিল্পে সুযোগ আছে, এবং অধিকাংশ এন্ট্রি স্তরের অবস্থান হাইস্কুল ডিপ্লোমা বা সমতুল্য ব্যক্তিদের জন্য উন্মুক্ত। কিছু নিয়োগকর্তা একটি স্নাতক ডিগ্রী বা ক্ষেত্রের অভিজ্ঞতা সঙ্গে প্রশাসনিক সহায়ক বা সচিব ভাড়া নিতে পছন্দ। আইন ও ওষুধের মতো কিছু ক্ষেত্র, সাধারণত ক্ষেত্রের সাথে প্রাসঙ্গিক অতিরিক্ত শিক্ষার জন্য সহায়কদের প্রয়োজন।

শিক্ষার স্তর সত্ত্বেও, বেশিরভাগ নিয়োগকর্তা প্রশাসনিক সহায়কদের সন্ধান করেন, যাদের ওয়ার্ড প্রসেসিং, স্প্রেডশীট এবং ডাটাবেস পরিচালনা সহ ক্লার্কিক্যাল কাজের অভিজ্ঞতা এবং দক্ষতা রয়েছে। সাধারণত, নিয়োগকর্তাদের মাইক্রোসফ্ট অফিস পণ্য দক্ষতা আছে সহায়ক প্রয়োজন। কিছু কমিউনিটি কলেজ, অস্থায়ী সংস্থা এবং প্রাপ্তবয়স্ক শিক্ষা প্রোগ্রাম অফিস পরিচালনার সার্টিফিকেট প্রোগ্রামগুলি অফার করে, যা আপনাকে চাকরি খোঁজার সময় একটি সুবিধা দিতে পারে। বেশিরভাগ নিয়োগকর্তারা সহায়তাকারীকে গতিতে আসার এবং তাদের নির্দিষ্ট কাজগুলি সম্পর্কে সচেতন হতে সহায়তা করার জন্য কাজের প্রশিক্ষণ প্রদান করে।

ক্লার্কিকাল দক্ষতা ব্যতীত, নিয়োগকর্তারা চমৎকার যোগাযোগ দক্ষতা (লিখিত এবং মৌখিক উভয়), সাংগঠনিক দক্ষতা, সিদ্ধান্ত গ্রহণ এবং সমস্যা সমাধানের দক্ষতা এবং আন্তঃব্যক্তিগত দক্ষতা আছে এমন ব্যক্তিদের ভাড়া দিতে চান। পেশাদারতা এছাড়াও একটি আবশ্যক, multitask এবং অগ্রাধিকার করার ক্ষমতা হিসাবে। কারণ অনেক নিয়োগকর্তা সংবেদনশীল তথ্য নিয়ে কাজ করেন এবং প্রায়ই ফেডারেল প্রবিধান দ্বারা আবদ্ধ হন, বিবেচনার ভিত্তিতে এবং গোপনীয়তা বজায় রাখার ক্ষমতাও গুরুত্বপূর্ণ গুণাবলী।

বেতন এবং কর্মসংস্থান আউটলুক

প্রশাসনিক সহকারীর জন্য গড় বেতন উল্লেখযোগ্যভাবে পরিবর্তিত হয়, স্প্রেট্রামের নীচের প্রান্তে ২0 থেকে ২0 ডলারের কম বেতন এন্ট্রি-লেভেল অ্যাসিস্ট্যান্টগুলির সাথে এবং ছয়টি পরিসংখ্যান অর্জনকারী সর্বোচ্চ অর্থপ্রাপ্ত নির্বাহী সহায়ক। PayScale.com রিপোর্ট করে যে প্রশাসনিক সহায়করা 38,736 ডলারের মধ্যম বেতন উপার্জন করে, যা একটি পরিসংখ্যান যা শ্রম পরিসংখ্যান পরিসংখ্যান ব্যুরো দ্বারা ঘনিষ্ঠভাবে আয় করা হয়, যা মধ্যম বেতন 37,870 ডলারে রাখে, যার বিন্দুতে অর্ধেক প্রশাসনিক সহায়ক উপার্জন করে এবং অর্ধেক কম উপার্জন করে । বিএলএস রিপোর্ট করে যে সর্বোচ্চ বেতনপ্রাপ্ত সহকারীরা প্রতি বছর 62,000 ডলারের বেশি উপার্জন করে এবং সেই পরিমাণ নির্বাহী সচিবদের জন্য $ 85,000 ছাড়িয়ে যায়। বছরের অভিজ্ঞতার সাথে বেতন বৃদ্ধি পায়, যাদের সাথে সবচেয়ে বেশি অভিজ্ঞতা অর্জন করে।

দুর্ভাগ্যবশত, বিএলএস প্রকল্পটিও অনুমোদন করে যে প্রশাসনিক সহায়কদের চাহিদা ২0২6 সালের মধ্যে 5 শতাংশ হ্রাস পাবে, কারণ বেশিরভাগ অবস্থান নতুন হবে না বরং কর্মীদের প্রতিস্থাপন করবে। প্রযুক্তির বিকাশ এবং অন্যান্য কর্মচারীদের অনেক প্রশাসনিক দায়িত্ব স্থানান্তরিত বেশিরভাগ জন্য অ্যাকাউন্ট। এছাড়াও, অনেক সংগঠন অপারেশনগুলিকে স্ট্রিমলাইন করে, সহায়তাকারীকে একাধিক ম্যানেজার বা বিভাগে নিয়োগ দেওয়া হয় এবং আরো দায়িত্ব নিতে হয়।

কিভাবে আপনার প্রশাসনিক কর্তব্য সফল হবে

প্রায়শই, আশ্চর্যজনক প্রশাসনিক সহায়কগুলি প্রচারের তালিকায় শীর্ষে রয়েছে, বিশেষ করে যখন তাদের কলেজের ডিগ্রী এবং শিল্প ও ব্যবসায়ের গভীরতা বোঝা যায়। আপনার কাজটি গুরুত্ব সহকারে আরও বড় এবং আরও ভাল জিনিস হতে পারে, তাই আপনার বস এবং সহকর্মীদের পক্ষে অপরিহার্য হওয়ার উপায় খুঁজে বের করার জন্য এটি আপনার সেরা আগ্রহের মধ্যে রয়েছে।

এটি করার সেরা উপায়গুলির মধ্যে একটি হল আপনার বসের লক্ষ্যগুলি এবং অগ্রাধিকারগুলি সম্পর্কে জানতে এবং তার প্রয়োজনীয়তাগুলি প্রত্যাশা করা। আপনার বস এমনকি তাদের উপলব্ধি করার আগে এগিয়ে দেখুন এবং অনুরোধ বা প্রয়োজনের জন্য প্রস্তুত দূরদর্শিতা আছে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার বস প্রতি সপ্তাহে বা মাসে একটি নির্দিষ্ট সভাতে যোগ দেয়, তবে সময়ের আগে সভায় মিনিটগুলি পড়ুন এবং আপনার বসকে অগ্রিম সভায় উপস্থিত হওয়ার যে কোনও দস্তাবেজ বা প্রতিবেদনগুলি প্রস্তুত করুন। আপনি যদি দেখেন যে আপনার সুপারভাইজার সারা দিনের সভাগুলোতে কোনও ব্রেকআউট ছাড়াই সারা দিন যাচ্ছেন, অর্ডার দেওয়ার জন্য লঞ্চ অর্ডার করুন এবং কফি পটটি তাজা রাখুন। মনে রাখবেন বসকে ভাল দেখানোর জন্য এটি আপনার কাজ, তাই সবচেয়ে পেশাদার এবং উপযুক্ত চিত্র উপস্থাপন করার জন্য আপনাকে যা করতে হবে তা করুন।

আপনার শিল্পের সাথে আপ রাখা আপনি একটি রক তারকা সহকারী হতে সাহায্য করতে পারেন। পরিভাষা জানুন এবং প্রবণতা সঙ্গে রাখা। এই ভাবে, আপনি কথোপকথনে অবদান রাখতে পারেন এবং আপনার কাজে আরো সঠিক হতে পারেন। বিস্তারিত ব্যাপার, তাই সবাই কি বিষয়ে কথা বলছে তা বুঝতে আপনাকে ব্যয়বহুল ভুল এড়ানোর জন্য সাহায্য করবে। গ্রেট সহায়ক এছাড়াও উত্সাহী এবং কর্ম নিতে হবে এবং ঠিক কি করতে হবে তা জানি। আপনি প্রতিটি প্রশ্ন বা সমস্যা সঙ্গে আপনার বস চালানো যাবে না; আপনার বস আপনি জিনিস যত্ন নিতে আশা, যা শেখার ফিরে যায়। যদি আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানকে ভিতরে এবং বাইরে জানেন, তথ্য এবং কোম্পানির নীতিগুলি এবং পদ্ধতিগুলি কোথায় পাওয়া যায়, আপনি আরও বেশি উত্সাহী এবং সমস্যার সমাধান করতে পারেন।

অবশেষে, একটি মহান সহকারী হচ্ছে ব্যতিক্রমী সাংগঠনিক দক্ষতা প্রয়োজন। আপনি যদি কোনও মুহূর্তে প্রশ্নগুলির উত্তর দিতে, স্থিতি আপডেট সরবরাহ করতে বা অন্য সমস্যার সমাধান করতে এবং আপনি যদি সংগঠিত না হন তবে আপনি এটি করতে পারবেন না। সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ প্রশাসনিক কর্তব্য হচ্ছে প্লেটগুলি কাটানো এবং সংগঠিত হওয়া, সেই দক্ষতার ভিত্তি।