গ্রাহকদের খুশি রাখা কোনও ব্যবসার সাফল্যের জন্য সমালোচনামূলক। অভিযোগগুলির প্রতিক্রিয়া প্রতিক্রিয়া আপনাকে আপনার কোম্পানীর কাছ থেকে প্রাপ্ত পরিষেবাগুলির সাথে অসন্তুষ্ট গ্রাহকদের বজায় রাখতে সহায়তা করতে পারে। একটি ভাল লিখিত প্রতিক্রিয়া চিঠি একটি মৌলিক বিন্যাস অনুসরণ করে এবং আপনার কোম্পানির অভিযোগ রেজল্যুশন প্রক্রিয়া একটি গুরুত্বপূর্ণ হাতিয়ার।
পরিস্থিতি সংক্ষেপে
সমস্যা সম্পর্কে আপনাকে বলার জন্য গ্রাহকের ধন্যবাদ দিয়ে চিঠিটি শুরু করুন। একটি ইতিবাচক নোটের চিঠিটি শুরু করা গুরুত্বপূর্ণ, কারণ আপনি জানেন যে গ্রাহক ইতিমধ্যে আপনার কোম্পানির সাথে অসন্তুষ্ট। উল্লেখ করুন যে আপনি তার ব্যবসায় মূল্যবান এবং গ্রাহকদের আপনার কোম্পানির সাথে ভাল অভিজ্ঞতা নিশ্চিত করার জন্য সংগ্রাম করুন। প্রযোজ্য হলে, কোন তারিখ সহ, অভিযোগ সংক্ষিপ্তভাবে সংক্ষিপ্ত করুন। আপনার সারাংশ সঠিকভাবে তার সমস্যা বর্ণনা না করলে গ্রাহকের সাথে যোগাযোগ করুন। গ্রাহকের অভিজ্ঞতা সম্পর্কে আপনার কোনও প্রশ্ন অন্তর্ভুক্ত করুন।
$config[code] not foundসহানুভূতি ব্যবহার করুন
গ্রাহককে জানাবেন যে তিনি বুঝতে পারছেন না কেন তিনি মন খারাপ করেছেন বা অসুখী। আপনার সংস্থা ভুল ছিল, ত্রুটি বা পরিস্থিতির জন্য ক্ষমাপ্রার্থী। এমনকি যদি আপনার কোম্পানী সঠিক ছিল, তবে তার উপরে পরিস্থিতির দোষারোপ করে গ্রাহকের প্রতি বিরোধিতা করা সেরা নয়। Intuit ওয়েবসাইটটি প্রস্তাব করে যে আপনি গ্রাহককে বলছেন যে আপনি যদি মনে করেন যে অভিযোগটি অপ্রাসঙ্গিক ছিল তবে আপনি তার প্রত্যাশা পূরণ করেন নি। এই অনুচ্ছেদের বিন্দুটি ক্লায়েন্টের সাথে সম্পর্ক স্থাপন করা এবং তার মতামতকে গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে করা।
একটি সমাধান প্রস্তাব
গ্রাহকের পরিস্থিতিটি সমাধানের জন্য আপনি কী করতে পারেন তা জানতে দিন। আপনি কি করবেন তা বিস্তারিতভাবে ব্যাখ্যা করুন এবং যখন আপনি এটি করবেন। কিছু ক্ষেত্রে, আপনি সমস্যার সমাধান করতে পারার আগে তার থেকে অতিরিক্ত তথ্য যেমন ডকুমেন্টস বা সম্পন্ন ফর্মগুলির প্রয়োজন হতে পারে। আপনার প্রয়োজনীয় তথ্যটি এবং গ্রাহকের কী প্রয়োজন তা গ্রাহকের কাছে বলুন। খুব কঠোরভাবে কোম্পানী নীতি প্রয়োগ এড়িয়ে চলুন। আপনি যদি কোনও ওয়্যারেন্টি মেয়াদ শেষ হওয়ার একদিন পরে কোনও সমস্যাটি সমাধান করতে অস্বীকার করেন তবে আপনি ভুল হবেন না তবে আপনি সম্ভবত একজন গ্রাহক হারাবেন - এবং সেই গ্রাহক আপনার কোম্পানির সাথে তার অভিজ্ঞতার কথা অন্যদের জানান।
চিঠি শেষ করুন
আপনার যোগাযোগের সাথে চিঠিটি শেষ করুন, গ্রাহক বিষয়টি নিয়ে আরও আলোচনা করতে চান। গ্রাহক আপনার কাছে পৌছাতে পারে এমন একাধিক উপায় সরবরাহ করুন, যেমন একটি ইমেল ঠিকানা এবং আপনার সরাসরি টেলিফোন লাইন। একটি সাধারণ কোম্পানী টেলিফোন নাম্বার বা এক যা গ্রাহককে কেবল একটি বার্তা ছেড়ে দেওয়ার জন্য অসংখ্য অনুরোধের মধ্য দিয়ে যেতে হবে তা সরবরাহ করা এড়িয়ে চলুন। আপনি যদি গ্রাহককে আপনার কাছে পৌছানোর জন্য কঠিন করে তুলেন তবে তিনি হতাশ হয়ে পড়বেন এবং মনে করেন যে আপনি তার সমস্যা সমাধানের বিষয়ে গুরুতর নন। আপনার সাথে যোগাযোগ করার জন্য আবার গ্রাহকের ধন্যবাদ এবং যদি তার কোন অতিরিক্ত সমস্যা থাকে তবে আপনাকে জানাতে অনুরোধ করুন।
