একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজার ভূমিকা

একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজার আইটি কর্মীদের সদস্য, যার লক্ষ্য একটি কোম্পানির মধ্যে ডকুমেন্টেশন সামগ্রিক কার্যপ্রবাহ সংগঠিত, আপডেট এবং উন্নত করা হয়। কর্পোরেশনগুলি দস্তাবেজ পরিচালকদের বৃহত্তম নিয়োগকর্তা, যদিও কিছু বড় শিল্প - যেমন বড় রিয়েল এস্টেট সংস্থাগুলি, আইনি পরিষেবাগুলি, অর্থায়ন, স্বাস্থ্যসেবা এবং বীমা - সত্ত্বেও আকারে কোনও দস্তাবেজ পরিচালক থাকতে পারে। সর্বাধিক ডকুমেন্ট ম্যানেজার অবস্থানের পূর্বের অভিজ্ঞতা অন্তত এক থেকে তিন বছর প্রয়োজন; যাইহোক, বিশেষ প্রশিক্ষণ সঙ্গে সাম্প্রতিক কলেজ স্নাতকদের সরাসরি অবস্থানে সরানো যাবে। নির্দিষ্ট সফটওয়্যারের দক্ষতা যেমন ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং / অথবা গ্রাহক সম্পর্ক পরিচালনার প্রোগ্রামগুলি কাজের ফাংশনের জন্য অপরিহার্য। ডকুমেন্ট পরিচালকদের পাঁচটি প্রধান কাজের দায়িত্ব রয়েছে: অ্যাক্সেসযোগ্যতা বৃদ্ধি, নথি সংরক্ষণ করা, তথ্য আপডেট করা, ট্র্যাকযোগ্যতা রেকর্ড করা এবং দস্তাবেজ পুনরুদ্ধার করা।

$config[code] not found

অ্যাক্সেসিবিলিটি বৃদ্ধি করুন

কর্মীদের তাদের কাজ সম্পূর্ণ করার জন্য কভার অক্ষর, বিপণন উপকরণ, টিউটোরিয়াল এবং ক্লায়েন্ট তথ্য যেমন দস্তাবেজ অ্যাক্সেস প্রয়োজন। ঐতিহ্যগতভাবে, ভবিষ্যতে অ্যাক্সেসের জন্য কর্মচারীরা সরাসরি তাদের হার্ড ড্রাইভে এই ফাইলগুলি সংরক্ষণ করেছেন, তবে ফাইলগুলি পুরানো হয়ে যাওয়ার একটি অভ্যন্তরীণ ঝুঁকি রয়েছে। উপরন্তু, কর্মচারীরা তাদের ডাউনলোড করা নথির জন্য তাদের হার্ড ড্রাইভগুলির সাথে সম্মিলিত মূল্যবান সময় নষ্ট করতে পারে। একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এই সব সমস্যার সমাধান করে। এটি একটি ফোকাল পয়েন্ট তৈরি করে যেখানে সব নথি সংরক্ষিত হয়। উপরন্তু, একই ডকুমেন্টগুলি একটি ওয়েবসাইটের মাধ্যমে স্টাফ এবং ক্লায়েন্টদের সাথে ভাগ করা যেতে পারে। সর্বাধিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম সহজে একটি ওয়েবসাইট আউটপুট করতে পারেন; বেনিফিট এটি ইন্টারনেট সংযোগের সাথে যে কেউ অ্যাক্সেসযোগ্য এবং এটি দেখার জন্য অতিরিক্ত সফ্টওয়্যার বা ইনস্টলেশনের প্রয়োজন হয় না (এটি একটি ব্যবহারকারীর নাম এবং পাসওয়ার্ড প্রয়োজন হতে পারে তবে এটি নির্দিষ্ট করা যেতে পারে)।

সংরক্ষণাগার ডকুমেন্টস

আইআরএস অ্যাকাউন্ট বন্ধ করার পাঁচ বছরের জন্য ক্লায়েন্টের সাথে সম্পর্কিত কোনও ডকুমেন্টেশন রাখতে আর্থিক প্রতিষ্ঠানগুলির প্রয়োজন। বিচার বিভাগের জন্য আইন অফিসগুলির জন্য আরও বেশি সময়সীমা প্রয়োজন, যার অর্থ এই সমস্ত ফাইলগুলি কোথাও যেতে হবে। ডকুমেন্ট পরিচালকদের সাধারণত ক্রোনিয়ানগতভাবে নথি সংরক্ষণাগারভুক্ত করা হয়, যদিও কিছু তথ্য সংরক্ষণের পরিমাণের উপর নির্ভর করে বর্ণানুক্রমিকভাবে পছন্দ করে। যদি এটি একটি কাগজহীন অফিস থাকে, তবে নথিটি ব্যাক আপ করা উচিত (দুটি পৃথক অবস্থানে), তারপরে সার্ভার থেকে মুছে ফেলা হবে।

দিবসের ভিডিও
Sapling দ্বারা আপনাকে আনা Sapling দ্বারা আপনি আনা
ডকুমেন্ট আপডেট হচ্ছে

প্রতিষ্ঠানের আকারের উপর নির্ভর করে, লেখার দক্ষতা একটি দস্তাবেজ পরিচালক ভূমিকা একটি মূল উপাদান হতে পারে। কভার অক্ষর, টেমপ্লেট, এবং টিউটোরিয়াল প্রাসঙ্গিক থাকা ধ্রুবক আপডেট প্রয়োজন। উপরন্তু, গোপনীয়তা বিবৃতি, ফাঁকা চুক্তি এবং প্রযুক্তিগত নথি বছরে প্রায় একবার ছোটখাট tweaks পায়। ডকুমেন্ট ম্যানেজার ব্যক্তিগতভাবে এই পরিবর্তনগুলি করে না বা না, এটি সর্বদা সর্বাধিক আপ-টু-ডেট সংস্করণ ব্যবহার করে তা নিশ্চিত করা তার দায়িত্ব হবে। এটি করার সবচেয়ে সহজ উপায় একটি নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম ব্যবহার করে।

রেকর্ডিং ট্রেসযোগ্যতা

ডকুমেন্টস পরিবর্তন, এবং কোন পরিবর্তন করেছেন তা জানতে ডকুমেন্ট ম্যানেজারের দায়িত্ব। ট্রেসযোগ্যতা বেশিরভাগ ডকুমেন্ট পরিচালনার সফটওয়্যারের একটি আদর্শ বৈশিষ্ট্য। যাইহোক, একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজার সফ্টওয়্যার ছাড়া কেবলমাত্র প্রতিটি নথি তৈরি করে ট্রেসযোগ্যতা ট্র্যাক করতে পারে এবং তারপরে সেগুলি প্রাপ্ত হওয়া পরিবর্তনের অনুরোধগুলি লগিং করে।

ডকুমেন্টস উদ্ধার করা হচ্ছে

এমন সময় থাকবে যখন কোনও দস্তাবেজ পরিচালককে ইতিমধ্যে সংরক্ষণাগারভুক্ত আইটেম খুঁজে বের করতে হবে। প্রায়শই, এটি অডিট, মামলা, এবং প্রাকৃতিক দুর্যোগের কারণে হয় - যা সমস্ত অতীতের ঘটনাগুলির সূক্ষ্ম বিবরণগুলি প্রয়োজন। এই কারণে, ডকুমেন্ট পরিচালকদের প্রয়োজনীয় হিসাবে যুক্তিযুক্ত এবং সঠিক হিসাবে উপকরণ সংরক্ষণ করতে হবে। এইভাবে, কোনও দস্তাবেজ পরিচালক মূলত সেগুলি সংরক্ষণ করা সত্ত্বেও, সেগুলির প্রয়োজনীয় রেকর্ডগুলিতে অ্যাক্সেস করতে পারেন। প্রাকৃতিক দুর্যোগের প্রস্তুতি নেওয়ার সময়, অফিসের বাইরের কোথাও অফিস সার্ভারের ব্যাকআপ সংরক্ষণ করুন। সম্ভব হলে, এটি একটি উপগ্রহ অফিসের মতো একটি পৃথক অঞ্চলে সংরক্ষণ করুন।