আপনি যদি অন্যান্য ছোট ব্যবসার মালিকদের মতো হন তবে আপনি সাম্প্রতিক বছরগুলিতে অনলাইন মিটিংগুলিতে ক্রমবর্ধমান পরিমাণ সময় ব্যয় করেছেন। কিন্তু এই ধরনের মিটিংয়ে জড়িত চতুর পরিস্থিতিগুলি, কনফারেন্স টেবিল বা ক্লায়েন্টের অফিসে অনুষ্ঠিত পুরানো স্কুল মিটিংয়ের বিপরীতে, আপনি মনে রাখতে পারেন। আপনি অন্যান্য সমস্ত মিটিং অংশগ্রহণকারীদের বিনীত হন তা নিশ্চিত করার জন্য, এখানে অনলাইন ব্যবসা সভা শিষ্টাচারের জন্য 50 টি টিপস রয়েছে।
$config[code] not foundঅনলাইন ব্যবসা সভা শিষ্টাচার টিপস
শুধুমাত্র সময়সূচি প্রয়োজনীয় মিটিং
মিটিংয়ের প্রথম নিয়ম এমনকি অনলাইনে, তারা একটি নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য পরিবেশন করা উচিত। এটি যদি কিছু হয় তবে আপনি কেবল দ্রুত ইমেল পাঠাতে পারেন বা অন্য কোনও সমাধান করতে পারেন, কম সময় উপভোগ করতে পারেন, আপনার টিমকে পুরো সভাের মাধ্যমে বসে সময় কাটিয়ে নাও।
অপরিহার্য মানুষ আমন্ত্রণ
একইভাবে, আপনার সভায় শুধুমাত্র কথোপকথনের জন্য অপরিহার্য যারা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। যদি আপনি এমন কাউকে আমন্ত্রণ জানান যাঁরা তথ্যটি সত্যিই প্রাসঙ্গিক না হন তবে আপনি তাদের সময় নষ্ট করবেন।
অপ্রকাশিত অতিথিদের আমন্ত্রণ করবেন না
আপনি অতিথি তালিকাতে যারা উপস্থিত আছেন তাদের সবার কাছে এটি পরিষ্কার করতে হবে। মিটিং শুরু হওয়ার পরে কেউ অবাক হবেন না।
সময় নির্ধারণ সম্পর্কে মানুষ জিজ্ঞাসা করুন
অনলাইন মিটিংয়ের জন্য, প্রয়োজনীয় অংশীদারদের কেবলমাত্র সময় নির্ধারণের পরিবর্তে তাদের জন্য কাজ করার সময় এবং লোকেদের আমন্ত্রণ জানাতে একটি ভাল ধারণা হতে পারে।
একটি অফিসিয়াল আমন্ত্রণ পাঠান
একবার আপনি একটি সময় এবং তারিখ চয়ন করলে, আপনি Google ক্যালেন্ডারের মতো একটি প্রোগ্রামে আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণ পাঠাতে পারেন যাতে লোকেরা নির্দিষ্ট সময়টি সংরক্ষণ করার সহজ উপায় পায়।
প্রয়োজন হলে নিশ্চিত করুন
আপনি যদি আগে থেকেই কোনও মিটিং সেরে নিযুক্ত করে থাকেন তবে আপনি কেবলমাত্র নিশ্চিত হওয়ার জন্য যে দিনের সাথে সাক্ষাত করছেন সেগুলির সাথে আপনি দ্রুত নিশ্চিত করতে পারেন।
একটি নির্দিষ্ট এজেন্ডা পাঠান
সভার আগে, অন্তত কয়েক সপ্তাহের আগে সপ্তাহে কয়েক সপ্তাহের মধ্যে, মিটিংয়ের কী আবরণ হবে তা বিশদ সকল অংশগ্রহণকারীদের কাছে একটি এজেন্ডা পাঠান।
একটি সেট সময়সীমা অফার
আপনি আপনার এজেন্ডা সময় অন্তর্ভুক্ত করা উচিত তাই অংশগ্রহণকারীদের তাদের দিনের বাকি পরিকল্পনা করার ক্ষমতা থাকবে।
মানুষ কি আশা করতে দিন
মিটিংয়ের সময় যদি কোনও দস্তাবেজ বা অন্যান্য সামগ্রী অ্যাক্সেসযোগ্য থাকে তবে সেটি মিটিংয়ের একটি গুরুত্বপূর্ণ নথি বা কিছু ক্লায়েন্ট যোগাযোগের তথ্য কিনা তা আগে থেকেই পরিষ্কার করুন।
নিশ্চিত করুন যে সবাই অনলাইন কনফারেন্স রুম অ্যাক্সেস করতে পারেন
আপনি যদি একটি ভার্চুয়াল মিটিং অধিষ্ঠিত হন তবে আপনার কাছে যে প্রোগ্রামটি ব্যবহার করতে চান তার অ্যাক্সেস আছে তা নিশ্চিত করার জন্য আগে প্রত্যেকের সাথে চেক ইন করা একটি ভাল ধারণা। আপনার মিটিংয়ে উপস্থিত হওয়ার জন্য তাদের একটি অ্যাপ্লিকেশন ডাউনলোড করার প্রয়োজন হলে তাদেরকে প্রচুর পরিমাণে জানাতে দিন।
আগে একটি পরীক্ষা আছে
সভাটি মসৃণভাবে চলতে থাকবে তা নিশ্চিত করার জন্য আপনার নিজস্ব মিটিং অ্যাপ্লিকেশন বা প্রোগ্রামটি পরীক্ষা করার জন্য এটি একটি ভাল ধারণা।
একটি উপযুক্ত ব্যবহারকারীর নাম এবং ছবি আছে
আপনি যদি স্কাইপের মতো মিটিংয়ের জন্য কোনও প্রোগ্রাম ব্যবহার করেন তবে আপনার ব্যবহারকারী নাম এবং ফটো পেশাদারী মিটিংয়ের জন্য উপযুক্ত কিনা তা নিশ্চিত করুন।
সময় অঞ্চল নিশ্চিত করুন
ভার্চুয়াল মিটিংয়ের সাথে, আপনি সময় নির্ধারণের সময় সময় অঞ্চল সম্পর্কেও স্পষ্ট হতে হবে। শুধু নতুন পরিচিতি আপনার সময় অঞ্চলে হয় না।
সময় প্রদর্শন করুন
আপনি সভায় চলমান বা অতিথি হিসাবে উপস্থিত হোন কিনা, আপনাকে সময় দেখাতে হবে। বাস্তবিকই, আপনি নিরাপদ হতে একটু তাড়াতাড়ি হওয়া উচিত।
যদি আপনার কোন বিরোধ থাকে তবে কল করুন
যদি আপনার কোনও জরুরী বা দ্বন্দ্ব থাকে যা আপনাকে একটি মিটিং মিস করতে বা দেরি করতে দেয়, তবে আপনাকে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব হোস্ট বা অংশগ্রহণকারীদের জানাতে হবে। আপনার দ্বন্দ্বটি সভার দিনটি উত্থাপিত হলে, সম্ভবত এর অর্থ হল আপনাকে সেই ব্যক্তিকে কল করতে হবে যাতে আপনি নিশ্চিত হন যে তারা বার্তা পেয়েছে।
সবাই আসার জন্য অপেক্ষা করুন
একবার আপনি আপনার অনলাইন কনফারেন্স রুমে ডায়াল করে বা প্রবেশ করেছেন, সেগুলি দেখানোর জন্য লোকেরা স্বাগত জানাই, কিন্তু আপনার জানা থাকা সবার জন্য অপেক্ষা করুন সত্যিই ডাইভিংয়ের আগে উপস্থিত।
একটি শান্ত অবস্থান চয়ন করুন
যদিও আপনি মূলত যে কোনও স্থানে অনলাইন মিটিং করতে পারেন তবে কোনও জায়গায় চুপ করে থাকা বেছে নেওয়া ভাল, যেখানে অনেকগুলি বিভ্রান্তি বা শব্দ নেই।
সঠিকভাবে ভলিউম স্থাপন করুন
যখন সবাই একটি অনলাইন কনফারেন্সে দেখায়, তখন প্রত্যেকেই হ্যালোকে ভলিউমটি পরীক্ষা করার জন্য বলুন যাতে আপনি প্রয়োজনে সামঞ্জস্যগুলি ঠিক করতে পারেন।
পরিচ্ছন্ন পোষাক পরিধান কর
আপনি যদি কোনও ভিডিও কনফারেন্সে অংশ নিচ্ছেন, তবে আপনাকে আপনার চেহারা বিবেচনা করতে হবে। এটা ব্যক্তিগত সভায় জন্য হিসাবে গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে না। কিন্তু আপনি এখনও পেশাদার চেহারা প্রয়োজন।
ভূমিকা তৈরি করুন
আপনি যদি এমন ব্যক্তিদের আমন্ত্রিত করে থাকেন যারা হয়তো অনলাইন মিটিংয়ে একে অপরের সাথে পরিচিত না হন তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি তাদের সাথে ব্যক্তিগতভাবে পরিচয় করিয়েছেন বা সভাগুলোর শুরুতে নিজেকে পরিচয় দেওয়ার সুযোগ দিন।
নাম মনে রাখুন
আপনি প্রথমবারের মতো বা সপ্তম বার কাউকে দেখাচ্ছেন কিনা, নাম মনে রাখা এবং আসলে অভিবাদন করার সময় লোকেরা তাদের ব্যবহার করে দীর্ঘ পথ যেতে পারে।
বিষয় উপর থাকুন
বৈঠকের সময়, আপনি সময়-সময়ে কথোপকথন বন্ধ যেতে পারে। তবে নিশ্চিত হোন যে আপনি সর্বদা কথোপকথনকে মূল উদ্দেশ্যের দিকে নিয়ে যান এবং ঘড়ির উপরে নজর রাখুন যাতে আপনি প্রত্যেকের সময় বিনীত হতে পারেন।
জোরে কথা বলুন
যখন আপনি কোনও মিটিংয়ের সময় কথা বলছেন, তখন সবাই আপনাকে শুনতে শুনতে জোরে জোরে জোরে জোরে কথা বলুন।
অন্যদের বিরক্ত করবেন না
এবং যখন অন্যেরা কথা বলছে, সর্বদা তাদের নিজস্ব চিন্তা করার আগে তাদের শেষ করতে দিন।
দূরে ডান কথা বলা এড়িয়ে চলুন
যখন একটি প্রশ্ন সমগ্র গোষ্ঠীতে প্রকাশ করা হয়, তখন আপনি কথা বলতে সেকেন্ড অপেক্ষা করে বেদনাদায়ক বাধাগুলি এড়াতে পারেন। অন্যরা যদি তাৎক্ষণিকভাবে তা করে তবে আপনার পালা অপেক্ষা করুন। যদি কেউ কথা বলে না, তবে আপনি যেতে ভাল।
দীর্ঘ চিন্তা শেয়ার করার আগে জিজ্ঞাসা করুন
আপনার যদি ভাগ করার জন্য দীর্ঘ চিন্তা বা ধারণা থাকে তবে আপনি আগে থেকেই এটি ঠিক করতে পারেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন, যদি আপনি স্বল্প সময়ের জন্য চলমান থাকেন। আপনি সর্বদা এটি পরে একটি ইমেল মধ্যে বৃত্তাকার বা অন্য সভাতে ভাগ করতে পারেন।
আপনি কথা বলছেন না যখন নিঃশব্দ
পটভূমি শোরগোল অন্যদের জন্য একটি distraction হয়ে উঠছে এড়ানোর জন্য, আপনি সঠিক সময় জন্য কথা বলছেন না যখন সহজভাবে নিঃশব্দ।
মনোযোগ সহকারে শুন
অন্যরা যখন কথা বলছে, তখন নিশ্চিতভাবেই শুনুন। আপনি কিছু মিস করতে চান না এবং পরে একটি প্রশ্নের মধ্যে এটি আনতে চান।
আপনি শুনছেন যে দেখান
আপনি যদি ভিডিও কনফারেন্সে থাকেন তবে আপনিও যখন কথা বলছেন তখন আপনি তাদের শোনার জন্যও লোকেদের দেখানো উচিত। শুধু আপনার নোট আপনার মাথা বধ করবেন না। তাদের দিকে তাকান এবং সক্রিয় শ্রবণ অনুশীলন।
হাস্যরস সঙ্গে যত্ন ব্যবহার করুন
আপনি মিটিংয়ের সময় হাস্যরস ব্যবহার করার প্রয়োজন অনুভব করেন তবে আপনার দর্শকদের জন্য এটি উপযুক্ত কিনা তা নিশ্চিত করুন। আপনি কেবল ঘনিষ্ঠ দলের সদস্যদের সাথে কথা বলছেন যখন এই অনেক সহজ। কিন্তু ক্লায়েন্টদের সাথে বা যাদের আপনি ভালভাবে জানেন না তাদের সাথে সাক্ষাতের সময় আরও সতর্কতা অবলম্বন করুন।
প্রয়োজনীয় নথির কপি সরবরাহ করুন
আপনি যদি আপনার মিটিংয়ের সময় কোনও গুরুত্বপূর্ণ দস্তাবেজ উল্লেখ করেন, তবে সেই আইটেমগুলিকে আগে বা সময় অংশগ্রহণকারীদের সাথে সাক্ষাত করতে পাঠান যাতে তারা তাদের পক্ষে রেফারেন্স পেতে পারে।
উপস্থাপনা উপকরণ সঙ্গে প্রস্তুত করা হবে
এবং উপস্থাপনার জন্য যদি আপনার কোনও সরঞ্জাম দরকার হয় তবে নিশ্চিত করুন যে সবকিছু ঠিকঠাক ভাল কাজ করার আগে যাতে আপনি এটি কাজ করার চেষ্টা করার সময় নষ্ট করেন না।
আপনার শ্রোতা জানা
আপনার উপস্থাপনা বা অন্যান্য এজেন্ডা আইটেমগুলি প্রস্তুত করার সময়, আপনার দর্শকদের বিবেচনা করা এবং বিশেষ করে তাদের বার্তা প্রেরণ করা আপনার পক্ষে গুরুত্বপূর্ণ। প্রাসঙ্গিক না পিচ সঙ্গে মানুষের সময় নষ্ট করবেন না। এবং আপনি যে সঠিক ব্যক্তিদের সাথে সাক্ষাৎ করছেন তাদের কাছে আপিল করার সম্ভাবনা নেই এমন একটি স্বর বা বিষয়টি ব্যবহার করবেন না।
দূরে আপনার ফোন রাখুন
মিটিংয়ের সময়ও আপনার ফোনটি চুপ করে থাকা উচিত যাতে এটি বাধা না দেয়।
স্নায়বিক অভ্যাস এড়িয়ে চলুন
কিছু ক্ষেত্রে অংশগ্রহণকারীদের অংশগ্রহণের জন্য কলমগুলি যেমন কলম বা গামছা চাপানো ইত্যাদির মতো স্নায়বিক অভ্যাস অনুশীলন করা। কিন্তু পেশাদারী মিটিং সময় যারা এড়াতে একটি সচেতন প্রচেষ্টা করা।
কথা বলার সময় খাবেন না
আপনি অনলাইন মিটিং সময় খাওয়া এড়ানো উচিত। তাই আগে একটি snack আছে।এবং যখন প্রয়োজন হয় তখন অন্য কেউ এর সাথে কথা বলার সময় কেবল পানি নিঃশেষ করে।
প্রশ্নের জন্য একটি নির্দিষ্ট সময় আছে
আপনি মিটিংয়ের নেতৃত্ব দিচ্ছেন এমন ব্যক্তিদের প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার জন্য একটি নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করাও একটি ভাল ধারণা। এবং আপনি যদি উপস্থিত হন তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি এজেন্ডাটিতে সেই সুযোগটি সনাক্ত করেছেন যাতে আপনি কোনও পয়েন্ট আনতে পারেন তা জানেন।
প্রশ্ন বিভাগ কর্তৃত্ব করবেন না
যখন প্রশ্নগুলি ঘিরে আসে তখন আপনি এক বা দুটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে পারেন। কিন্তু কথোপকথন আয়ত্ত করবেন না। অন্যদের একটি সুযোগ দিন।
আইডিয়া জন্য ক্রেডিট প্রস্তাব
যদি আপনি কোনও মিটিংয়ের সময় কিছু আনয়ন করেন যা প্রাথমিকভাবে আপনার ধারণা না হয় তবে আপনি উত্সাহীকে ক্রেডিট দেন কিনা তা নিশ্চিত করুন। আপনি যদি না করেন, মানুষ শুধু এটা আপনার ধারণা ছিল অনুমান করা হবে।
বৈঠকের পর ব্যক্তিগত বিষয় আলোচনা করুন
যদি কোনও গোষ্ঠী সভায় এমন কিছু ঘটে যা সত্যিই আপনার কাছে এবং অন্য একজন ব্যক্তির কাছে প্রাসঙ্গিক তবে অন্যের সময় নেওয়ার পরিবর্তে পরে আলোচনা করতে সময় দিন।
মানুষ কল আউট না
আপনি কখনও কখনও এমন পরিস্থিতির সম্মুখীন হতে পারেন যেখানে আপনার দলের সদস্য একটি ভুল করে যা আপনার মিটিংকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করে। কিন্তু তাদের বক্তৃতা করার জন্য মিটিং সময় ব্যবহার করবেন না। প্রয়োজন হলে আলোচনার জন্য সেই ব্যক্তির সাথে ব্যক্তিগত বৈঠকে কল করুন।
মাথা ঠান্ডা রাখো
এবং কোন ব্যাপার আপনি কার সঙ্গে ডিল করছেন, একটি মিটিং সময় আপনার মেজাজ হারান না।
লম্বা মিটিং জন্য বিরতি দিন
আপনি যদি কয়েক ঘন্টা বা তার বেশি সময় ধরে কোনও মিটিংয়ের হোস্টিং করেন তবে আপনার এজেন্ডায় নির্ধারিত বিরতিগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন যাতে লোকেরা কিছু খেতে পারে, তাদের ফোনগুলি পরীক্ষা করে এবং বাথরুম ব্যবহার করে।
সময় শেষ
সাক্ষাতের সময়, ঘড়ির উপরে নজর রাখুন যাতে আপনি যখন বলেন আপনি মিটিংটি শেষ করতে নিশ্চিত হতে পারেন।
মানুষ ছেড়ে সুযোগ দিতে
যদি, সুযোগ দ্বারা, আপনি বরাদ্দ সময় আপনি চেয়েছিলেন সবকিছু আলোচনা করার সুযোগ পাবেন না, তারা যদি আপনি থাকতে চান এবং মিটিং শেষ করতে চান তাহলে জিজ্ঞাসা করতে পারেন। কিন্তু যদি পূর্ববর্তী প্রতিশ্রুতি থাকে তবে লোকেদের সময় ছেড়ে দেওয়ার সুযোগ দিন।
অংশগ্রহণের জন্য সবাইকে ধন্যবাদ
আপনি যদি সভা ডাকেন, তবে নিশ্চিত হোন যে আপনি ছেড়ে যাওয়ার আগে উপস্থিত সকলকে ধন্যবাদ জানান।
অন্যান্য ভাষা এবং সংস্কৃতির জ্ঞানীয় হতে হবে
কিছু ক্ষেত্রে, আপনি বিভিন্ন ব্যাকগ্রাউন্ড এবং সংস্কৃতির লোকেদের সাথেও নিজেকে দেখাতে পারেন। সুতরাং সাক্ষাতের আগে আপনার সেরা ক্ষমতার জন্য তাদের ভাষা এবং কাস্টমস সম্পর্কে অবগত থাকুন।
নোট সঙ্গে অনুসরণ করুন
আপনার মিটিংয়ের পরে, ইমেলের মাধ্যমে লোকেদের সাথে কিছু নোট বা অনুস্মারক ভাগ করা একটি ভাল ধারণা। অথবা যদি আপনার অনুসরণ করার জন্য নির্দিষ্ট কিছু না থাকে তবে একটি দ্রুত ধন্যবাদ নোট পাঠান।
অন্যদের সাথে মিটিং তথ্য ভাগ করা এড়িয়ে চলুন
বৈঠকের সময়, আলোচনা করা আইটেমগুলি অংশগ্রহণকারীদের দলের মধ্যে থাকা উচিত, যদি না আপনি অন্যথায় স্পষ্টভাবে ব্যাখ্যা না করেন। সুতরাং উপস্থিতি না যারা অন্যদের সঙ্গে বিবরণ ভাগ করবেন না।
কোন কর্ম আইটেম সম্পূর্ণ করুন
এবং আপনি যদি আপনার মিটিংয়ের পরে কোনও কাজ সম্পন্ন করতে স্বেচ্ছাসেবক হন, তা হলে তা নিশ্চিত করুন যে আপনি সেই আইটেমগুলিতে অবিলম্বে অনুসরণ করবেন।
Shutterstock মাধ্যমে ভিডিও কনফারেন্স ফটো
আরও মধ্যে: জনপ্রিয় নিবন্ধ মন্তব্য ▼
