মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি হল অফিস 365 এর মধ্যে একটি যোগাযোগ সরঞ্জাম যা ছোট ব্যবসায়গুলিকে কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগ ও সহযোগিতা করার সহজতর উপায় দেয়। যারা মাইক্রোসফ্ট টিম ব্যবহার করে নি তাদের জন্য এটি বেশিরভাগ উপায়ে বিশেষজ্ঞদের কাছ থেকে কিছু মূল্যবান টিপস এবং অন্তর্দৃষ্টি পেতে সহায়তা করতে পারে।
মাইক্রোসফ্ট টিমস টিপস
সিমোনা মিলহ্যাম একটি মাইক্রোসফ্ট সার্টিফাইড প্রশিক্ষক এবং আইটি লার্নিং প্ল্যাটফর্ম সিবিটি নুগেটসের প্রশিক্ষক। ছোট ব্যবসার প্রবণতাগুলির সাথে একটি ইমেল সাক্ষাত্কারে তিনি ছোট ব্যবসার জন্য মাইক্রোসফ্ট টিমের অধিকাংশের জন্য কিছু মূল্যবান টিপস ভাগ করেছেন।
$config[code] not foundইমেল যোগাযোগ কম করুন
মাইক্রোসফ্ট টিমের সবচেয়ে বড় সুবিধাগুলির মধ্যে একটি হল যে এটি ব্যবসাগুলিকে দীর্ঘস্থায়ী ইমেল শৃঙ্খলের উপর নির্ভর করার পরিবর্তে তাদের সমস্ত যোগাযোগকে এক জায়গায় সংগঠিত করতে দেয়, যা সহজেই শাফেলে হারিয়ে যেতে পারে। তাই আপনি যদি মাইক্রোসফ্ট টিমগুলির অধিকাংশই তৈরি করতে যাচ্ছেন তবে অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের জন্য ইমেলের পরিবর্তে এটি ব্যবহার করুন।
মিলহ্যাম বলছেন, "যদি কেউ একটি দলকে একটি অপেক্ষাকৃত ছোট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে একটি ইমেল পাঠায় এবং প্রত্যেকে প্রতিক্রিয়া জানায়, এটি একটি ভয়ানক প্রচুর ইমেল তৈরি করে। কথোপকথনগুলি টিমের হৃদয়ে রয়েছে, এটি একটি নজরে থ্রেডগুলি দেখতে সহজ করে তোলে এবং দ্রুত যেখানে প্রাসঙ্গিক প্রতিক্রিয়া জানায়। "
নতুন দলের সদস্যদের সাথে কথোপকথন শেয়ার করুন
মাইক্রোসফ্ট টিম নতুন কর্মীদের অনবোর্ডিং সহজ করতে পারে। যখন আপনি একটি নতুন ভাড়া তৈরি করেন বা একটি নতুন প্রকল্পে একটি বিদ্যমান দলের সদস্য যোগ করেন, তখন আপনি তাদের সাথে সেই থ্রেড বা প্রকল্প থেকে কথোপকথনগুলি ভাগ করতে পারেন যাতে তারা তাদের অসংখ্য ইমেল পাঠানো বা তাদের জটিল ডকুমেন্টগুলি হস্তান্তর করার পরিবর্তে সহজে ধরতে পারে।
কয়েক গ্রুপের সাথে আটকে থাকা
মাইক্রোসফ্ট টিম আপনাকে আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে বিভিন্ন গোষ্ঠী মনোনীত করতে দেয় যাতে আপনি প্রাসঙ্গিক দলের সদস্যদের সাথে কথোপকথন রাখতে পারেন। কিন্তু অবিলম্বে কর্মচারীদের প্রতিটি সম্ভাব্য সংমিশ্রণ জন্য গ্রুপ তৈরি overboard যান না। বিবেচনা করুন যে প্রকল্পগুলিতে বেশিরভাগ সময়ে একসাথে কাজ করে এবং শুধুমাত্র সেই গোষ্ঠীগুলি তৈরি করুন যা জ্ঞান করে, যাতে টন বিকল্পগুলি সহ সকলকে জোর করে না। আপনি সবসময় পরে আরও যোগ করতে পারেন।
প্রতিটি দলের জন্য একটি লক্ষ্য আছে
আপনি যদি গ্রুপগুলি কীভাবে শুরু করতে চান তা নির্ধারণ করতে সংগ্রাম করেন তবে প্রতিটি গ্রুপের জন্য আপনি কী অর্জন করতে চান তা বিবেচনা করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি কেবলমাত্র শীর্ষ স্তরের পরিচালনার জন্য একটি গোষ্ঠী চান, যা আপনি বড় কৌশলগত সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় চালু হবেন। তবে আপনি কেবল নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে যেমন আইটি সমর্থন এবং সামাজিক মিডিয়া বিপণনের জন্য গোষ্ঠীগুলি চান।
আপনি যেতে গোষ্ঠী যোগ করুন
সেখানে থেকে, আপনি নির্দিষ্ট প্রোজেক্টগুলিকে তাদের জন্য কল হিসাবে আপনি সর্বদা গোষ্ঠী যোগ করতে পারেন। বলুন আপনি একটি বিশেষ ক্লায়েন্ট প্রকল্প পেয়েছেন যা বিভিন্ন বিভাগের লোকেরা জড়িত যারা সাধারণত একসাথে কাজ করে না। শুধুমাত্র সেই উদাহরণের জন্য একটি গোষ্ঠী তৈরি করুন যাতে সেই কর্মীদের আরো সাধারণ থ্রেডে যোগাযোগ করতে হয় না।
অডিও কনফারেন্সিং সেট আপ করুন
মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি একটি অডিও কনফারেন্সিং বৈশিষ্ট্যও সরবরাহ করে যাতে আপনি নির্দিষ্ট গোষ্ঠীর মধ্যে বা কেবল এক বা দুই দলের সদস্যের ভয়েস মিটিং হোস্ট করতে পারেন। এটি বিশেষত দরকারী বৈশিষ্ট্য হতে পারে বিশেষত যদি আপনার কাছে কিছু টিম সদস্য যারা দূরবর্তীভাবে কাজ করে। আপনি নতুন অতিথি অ্যাক্সেস বৈশিষ্ট্যর মাধ্যমে বাইরের ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ করতে এটি ব্যবহার করতে পারেন।
একটি যোগাযোগ কৌশল তৈরি করুন
অবশ্যই, মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি একমাত্র Microsoft পণ্য নয় যা চ্যাট এবং অডিও কলগুলির মতো যোগাযোগ বৈশিষ্ট্যগুলি সরবরাহ করে। কিন্তু মিলহ্যাম সতর্ক করে দেন যে উপলব্ধ প্রতিটি একক বিকল্প ব্যবহার করেও ধরা হবে না। এর পরিবর্তে, একটি নির্দিষ্ট পরিকল্পনা তৈরি করুন যা কোনও পরিস্থিতিতে আপনি Microsoft প্ল্যাটফর্মকে অন্যান্য প্ল্যাটফর্মগুলির সাথে যোগাযোগের জন্য ব্যবহার করবেন।
মিলহ্যাম ব্যাখ্যা করেন, "আমার মনে হয় যে সর্বাধিক চ্যালেঞ্জগুলি ব্যবসায়িক ব্যবহারকারীদের বুঝতে সাহায্য করছে যে WHC ব্যবহার করার জন্য Microsoft Office 365 সরঞ্জামটি কী। টিমস, ইয়্যামার এবং স্কাইপের কার্যকারিতাগুলির মধ্যে ওভারল্যাপ রয়েছে যা ব্যবসার জন্য সত্যিই বিভ্রান্তিকর, এবং তারা কিছু দিকনির্দেশ ছাড়াই ইমেলে ফিরে ডিফল্ট হয়ে যাওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে। সুতরাং আমার সুপারিশ হল যে কোনও সংস্থার মাধ্যমে তাদের সংস্থার বিভিন্ন অংশকে সর্বোত্তম উপায়ে উপযুক্ত করে তুলতে কিছু সময় লাগে এবং ব্যবহারকারীর বিভিন্ন গোষ্ঠীগুলির সাথে কিছু পাইলট চালান - এবং শেষ ব্যবহারকারীদের নির্দেশিকা ও সচেতনতা প্রদান করে। "
পরীক্ষা যোগাযোগ কৌশল
মিলহ্যাম উল্লেখ করেছেন যে, আপনার নির্দিষ্ট দলের জন্য সেরা কী কাজ করে তা দেখতে আপনার সংস্থার অভ্যন্তরে বিভিন্ন যোগাযোগ কৌশলগুলি পরীক্ষা করার জন্য এটি উপকারী হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি হয়তো মনে করতে পারেন যে ক্লায়েন্ট কলগুলির জন্য স্কাইপটি ব্যবহার করা আপনার পক্ষে সন্দিহান, যদি আপনার অধিকাংশ ক্লায়েন্ট ইতিমধ্যে স্কাইপি আইডি থাকে এবং মাইক্রোসফ্ট টিমের সাথে অতিথি অ্যাক্সেসের জন্য সাইন আপ করতে না চান। কিন্তু আপনি সরলতার জন্য টিমগুলির অভ্যন্তরে সমস্ত অভ্যন্তরীণ কলগুলি নির্বাচন করতে পারেন। শুধু কর্মচারী ইনপুট খোলা থাকুন যাতে আপনি তাদের চাহিদা আপনার পরিকল্পনা অপ্টিমাইজ করতে পারেন।
নতুন বৈশিষ্ট্য সঙ্গে আপ টু ডেট থাকুন
মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি ক্রমাগত পরিবর্তন হচ্ছে এবং নতুন কার্যকারিতা যোগ করছে যা আপনার টিমের উপকার করতে পারে বা প্ল্যাটফর্মটি ব্যবহার করার উপায়টি পরিবর্তন করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, মাইক্রোসফ্ট বর্তমানে টিমগুলিতে ব্যবসায়িক কার্যকারিতাগুলির জন্য স্কাইপ সমন্বিত করার প্রক্রিয়া চলছে। Millham কোন পরিবর্তন বা নতুন বৈশিষ্ট্য সম্পর্কে আরও তথ্য এবং আপডেটের জন্য মাইক্রোসফ্ট টিম ডকুমেন্টেশন এবং বাস্তব নির্দেশিকা চেক আউট করার সুপারিশ।
আপনার কর্মীদের ট্রেন
আপনার কর্মীরা কীভাবে মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি সর্বাধিক করে তুলতে পারে তা নিশ্চিত করতে এটি গুরুত্বপূর্ণ। এবং যে উদ্দেশ্যের জন্য উপলব্ধ প্রচুর সম্পদ আছে। সিবিটি নুগেটস মাইক্রোসফ্ট টিমস প্রশিক্ষণের জন্য একটি বিকল্প প্রদান করে।
মিলহ্যাম বলছেন, "ছোট ব্যবসার মালিকদের জন্য, টিমগুলি স্থাপন এবং ব্যবহারকারীর গ্রহণকে উত্সাহিত করার সময় বিবেচনা করার জন্য সংস্থার সংক্ষিপ্তসার অন্তর্ভুক্ত। কর্মীদের জন্য এটি চ্যানেল, কথোপকথন, মিটিং, ফাইল ভাগাভাগি, উইকি এবং আরও কীভাবে ব্যবহার করবেন তা জুড়ে দেয়। "
ছবি: মাইক্রোসফ্ট
1
