রেকর্ড ব্যবস্থাপনা দ্বারা সম্মুখীন সাধারণ সমস্যা

রেকর্ড-পালন আজ অনেক ব্যবসা ধরনের একটি অপরিহার্য অংশ। আপনি যদি কোনও মেডিকেল অফিস, বিশ্ববিদ্যালয়, আইনী সংস্থা বা অন্য সংস্থায় কাজ করেন, তবে এই ব্যবসাগুলিকে পরিচালনা করে এমন ফর্মগুলি পরিচালনা করা প্রায়শই একটি পূর্ণ-সময়ের কাজ হয়। মাঝে মাঝে সংগঠন কর্তৃক উৎপন্ন কাগজের পরিমাণ অত্যধিক প্রদর্শিত হতে পারে। রেকর্ড পরিচালনার মুখোমুখি হওয়া সাধারণ সমস্যাগুলি হ্যান্ডেল করার জন্য সিস্টেমে থাকার দ্বারা কমিয়ে আনা যেতে পারে।

$config[code] not found

হারানো রেকর্ড

লস্ট রেকর্ডগুলি ব্যবসার জন্য একটি ক্ষুদ্র অসুবিধার থেকে কয়েক মাস বা এমনকি বছরেরও বেশি সময় ধরে সমস্যার সমাধান করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি ক্লায়েন্ট নিয়মিত কোম্পানির কাছ থেকে নথিগুলি অনুরোধ করে এবং আপনি তাদের সময়মত (অথবা সর্বোপরি) সরবরাহ করতে অক্ষম হন তবে ভবিষ্যতে আপনার ব্যবসায়ের ক্ষতির ঝুঁকি রয়েছে। যদি আইনি মামলার জন্য গুরুত্বপূর্ণ রেকর্ডগুলি প্রয়োজন হয়, যেমন কোনও মামলার বিরুদ্ধে কোম্পানির পক্ষে রক্ষাকারী, যথাযথ নথি সরবরাহ না করার অর্থ বিপুল পরিমাণ অর্থ ব্যয় করতে পারে, বা এমনকি সম্পূর্ণভাবে ব্যবসায়িক ভাঙ্গন মানেও হতে পারে। রেকর্ড হারানো এড়াতে এক উপায় একটি বিস্তারিত প্রতিষ্ঠান এবং স্টোরেজ প্রক্রিয়া আছে।

রেকর্ড সংগঠন

সঠিক ফাইল সংগঠন ভাল রেকর্ড ব্যবস্থাপনা কোণার একটি। সাধারণত, কোম্পানি ক্রোনিয়ানগতভাবে বছরের পর বছর ধরে সংগঠিত করে এবং তারপরে ক্লায়েন্টের নামে বর্ণানুক্রমিকভাবে। আপনার কোম্পানির রেকর্ডগুলির হার্ড কপি ছাড়াও, ইলেকট্রনিক সঞ্চয়স্থান একটি কার্যকর বিকল্প যা আপনার ব্যবসার অন্যান্য ব্যবহারের জন্য স্থান এবং সময় উভয় সংরক্ষণ করে। তবে, আপনি যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের কম্পিউটারগুলিতে বেশিরভাগ মূল্যবান ফাইল সংরক্ষণ করতে চান তবে হার্ড কপিগুলির রেকর্ড স্টোরেজ এবং সংস্থায় তাদের জায়গা রয়েছে। নথিভুক্ত স্বাক্ষরগুলির সাথে যারা আসল নথি, প্রায়শই নির্দিষ্ট সংখ্যক বছর বা কখনও কখনও, অনির্দিষ্টকালের জন্য রাখা প্রয়োজন।

দিবসের ভিডিও

Sapling দ্বারা আপনাকে আনা Sapling দ্বারা আপনি আনা

রেকর্ড সংগ্রহস্থল

আপনি যে ধরনের ব্যবসার রেকর্ড রাখেন এবং সেই কোম্পানির কতক্ষণ পরিচালিত হয়েছে তার উপর নির্ভর করে আপনি নিজের সমস্ত ফাইল ক্যাবিনেটগুলির জন্য প্রয়োজনীয় স্থানগুলির বাইরে স্থানটি খুঁজে পেতে পারেন। এই সমস্যার একটি সম্ভাব্য সমাধান কোনো বহিরাগত রেকর্ড রাখা হয় না। আপনার ব্যবসা সত্যিই হাতের এই ফর্ম আছে কতক্ষণ বিবেচনা করুন। ফেডারেল ট্যাক্স উদ্দেশ্যে, দাখিলকৃত রিটার্নের ধরন (সংস্থান বিভাগটি দেখুন) অনুসারে অভ্যন্তরীণ রাজস্ব পরিষেবা (আইআরএস) দ্বারা নির্দেশিত, নির্দিষ্ট সংখ্যক দলিল নির্দিষ্ট সময়ের পরে নিষ্পত্তি করা যেতে পারে। আইনী ও চিকিৎসা অফিসগুলির মতো বিভিন্ন ব্যবসাগুলি কেবলমাত্র নির্দিষ্ট সংখ্যক বছরের জন্য ক্লায়েন্টের তথ্য রাখতে হবে, যা তারা পরিচালনা করে তার উপর নির্ভর করে। আরেকটি সমাধান একটি পৃথক স্টোরেজ, যেমন একটি ভাড়া স্টোরেজ ইউনিট রেকর্ড সংরক্ষণ করা হয়। এই ভাবে, তারা আপনার ব্যবসায়ের প্রাঙ্গনে মূল্যবান স্থান গ্রহণ করে না যা আপনি সংস্থার চালানোর জন্য ব্যবহার করতে পারেন। তবে মনে রাখবেন, আপনার সঞ্চয় করার জন্য প্রয়োজনীয় রেকর্ডগুলির উপর নির্ভর করে এই ধরনের ইউনিট ব্যয়বহুল হতে পারে।