আমি নতুন আমাজন কিন্ডল ইবুক রিডার সম্পর্কে আমার শেষ কলামে লিখেছি এবং বলেছিলাম:
$config[code] not found"আমরা সবাই 'কাগজপত্রহীন অফিস' প্রগতিবাদের সত্যতা পূরণের জন্য উদ্বিগ্নভাবে অপেক্ষা করছিলাম, তবে এই প্রতিশ্রুতিটি এমন বিভ্রান্তির কথা বলে মনে হচ্ছে যা আগের চেয়ে আরও বেশি বিভ্রান্তিকর।"
কিন্তু সম্ভবত কাগজপত্রহীন অফিস দৃষ্টিশক্তি। হ্যাঁ, আমি তাদের কথা শুনেছি যারা বলে যে কাগজের কাগজ অফিস এখনও স্বপ্ন। কিন্তু আমি মনে করি এখানে কী কী লক্ষ্য করা যায়, এবং কাজ করার জন্য, নিজের কাগজটি খোলার ক্ষেত্রে অগ্রগতি, চূড়ান্ত লক্ষ্য অর্জনে পরিপূর্ণতা নয়। সঠিক তথ্য ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি নতুন তথ্য এবং প্রযুক্তি গতির সাথে কাগজটির বাস্তবতাকে একত্রিত করতে পারে।
উদ্যোক্তা এবং ছোট ব্যবসার মালিক হিসাবে, আমরা যে পরিমাণ কাগজ ব্যবহার করি সেগুলি আমরা বাদ দিতে চাই কারণ এটি উত্পাদন, সংগঠিত এবং পুনরুদ্ধারের জন্য অতিমাত্রায় সময় (এবং অর্থ) প্রয়োজন। এটি করার মাধ্যমে কেবল আপনার সংস্থাকে প্রচুর অর্থ সঞ্চয় করতে পারে এবং আপনাকে আরও অর্থ উপার্জন করতে সহায়তা করে।
তথ্যের বর্তমান বিস্তার সঙ্গে, আজকের বিশ্বের গতিতে আমাদের নিজেদের এবং অন্যদের কাছে তথ্য সরবরাহ করতে হবে।
কাগজ এবং ফাইল আপনার পদ্ধতিতে পরিচালিত হচ্ছে উপায় তাকান।
আপনি যদি আমার মত হন, তাহলে আপনি যা খুজছেন তা আপনাকে সুখী করবে না বলে আমি এত সাহসী হব।
আপনার কাছে বিশ্বের সবচেয়ে সংগঠিত অফিস থাকতে পারে, তবে আপনার রেকর্ড-রক্ষণাবেক্ষণ এবং সংগঠনের এই পদ্ধতিটি বজায় রাখার জন্য যে সময়টি লাগে তা প্রকৃত ডলারে রূপান্তরিত হয় - ঘন্টাগুলি R & D এবং বিপণনের ব্যয় হতে পারে।
আপনি ফাইলিংয়ের একটি 'পাইলস' পদ্ধতি নিযুক্ত করেন, জিনিসগুলিকে সুস্পষ্ট হিপগুলিতে রেখে যাতে আপনি ঠিক কোথায় সবকিছু জানেন? শারীরিক সংকোচনের কারণগুলি, সেইসাথে সেই অপরাধ যা আপনি অনুভব করেন কারণ আপনি সবসময় এই প্লেসগুলি 'অতিক্রম করতে' প্রয়োজন বোধ করছেন - তা নিশ্চিত করার জন্য, অন্তত, আপনি কিছু ভুলে গেছেন না তা নিশ্চিত করতে।
যদি কাগজ ফাইলগুলি আপনার অফিসকে দমন করছে, "কাগজের কাগজ যাওয়া" একটি ভাল বিকল্প হতে পারে। কিন্তু কি, ঠিক, আপনার ব্যবসার জন্য paperless গড় যাচ্ছে না? এটি করার সিদ্ধান্ত নেওয়া এবং ফিরে বাঁক না জড়িত। এর মানে কম্পিউটারে স্ক্যান করা সমস্ত ফাইল এবং প্রশিক্ষণ কর্মীদের ডিজিটাল ফাইলগুলি ব্যবহার করা।
এখন যে কাগজপত্রগুলি এক সহযোগীকে অন্য থেকে অন্যটিতে বা আপনার ব্যবসায় থেকে ক্লায়েন্ট বা দৃষ্টিকোণ ক্লায়েন্টে প্রেরণ করতে হবে সেগুলি যেখানেই প্রয়োজন সেখানে দেখা যেতে পারে। আপনার কোম্পানী একা উত্পাদনশীলতা এবং দক্ষতা অনেক ঘন্টা এবং অবিরাম ডলার সংরক্ষণ করতে পারেন।
বাস্তবতা আপনার অফিস সবসময় কাগজ ব্যবহার করবে। 'Paperless' শব্দ পৌঁছানোর একটি মান খুব বেশী। কিছু মানুষ তাদের পড়তে জিনিস মুদ্রণ করতে হবে। আপনি আপনার সাথে বহন এবং অন্যান্য মানুষের দেখাতে জিনিস মুদ্রণ করব। প্রতিটি উপস্থাপনা PowerPoint মাপসই করা যাবে না। আপনি যারা প্রিন্টার থেকে পরিত্রাণ করা হবে না।
তবে আপনি ফাইলিং ক্যাবিনেটগুলি বা অন্তত কিছু কিছু থেকে মুক্ত হবেন যেমন আপনি আপনার কম্পিউটারে ফাইল স্ক্যান করবেন এবং কম্পিউটারে নতুন ফাইল তৈরি করবেন এবং সেই ফাইলগুলিকে ক্রমাগতভাবে সংগঠিত করতে হবে।
কাগজপত্র না পেলে 4 টি বিষয় বিবেচনা করা যায়:
1. ফাইল স্ক্যান করার সময়, একটি ডেডিকেটেড নথি স্ক্যানার অত্যাবশ্যক।
2. ফাইলগুলি সংরক্ষণ করার সময়, সর্বোত্তম এবং সর্বাধিক সর্বজনীনভাবে গ্রহণযোগ্য উপায় পিডিএফ ফর্ম্যাটে বা পোর্টেবল নথির বিন্যাসে থাকে। এটি একটি স্থিতিশীল বিন্যাস যা ফাইলটিকে ঠিক মতো দেখায় এমন ফাইলটি রাখে। এটি অনলাইনে পড়তে বা মুদ্রণ করা, সামান্য স্থান নিতে এবং Adobe থেকে উপলব্ধ সফ্টওয়্যার তৈরি করা সহজ।
3. আপনি যদি আপনার ফাইলগুলি ডিজিটাইজ করছেন তবে আপনার নতুন "ফাইল মন্ত্রিসভা" এবং একটি ভাল ডেটা ব্যাকআপ সিস্টেম ধারণ করার জন্য নিবেদিত একটি হার্ড ড্রাইভের প্রয়োজন হবে। কারিগরি পেশাদার দুটি পোর্টেবল হার্ড ড্রাইভ থাকার সুপারিশ। আপনি প্রতি সপ্তাহে একের পর এক ব্যাক আপ করুন এবং একটি ব্যাংক আমানত বাক্সের মত অফসাইট অবস্থানে ব্যাকআপ নিন।
4. যদি আপনার স্থানীয় এলাকা নেটওয়ার্ক (LAN) তে আপনার কম্পিউটার না থাকে, তবে সেগুলিকে হুক আপ করতে হবে যাতে সবাই ফাইল অ্যাক্সেস করতে পারে। প্রতি কম্পিউটারে একটি বেতার নেটওয়ার্কের খরচ $ 25-50, প্লাসের জন্য "হাব" বা কেন্দ্রীয় রাউটারের জন্য $ 75-100 ডলার।
বেশিরভাগ লোকের কাছে ডিজিটাল ফাইলগুলি দেখার এবং তাদের বজায় রাখার কোন অসুবিধা নেই। আপনি এবং আপনার কর্মচারীদের কী সমস্যা হতে পারে তা নতুন রেকর্ড-রক্ষণ এবং তথ্য ব্যবস্থাপনা পদ্ধতিতে ব্যবহার করা হচ্ছে। বোর্ডে সবাই পান ফাইল প্রোটোকল শর্তাবলী। কিভাবে ডিরেক্টরি লেবেল করা উচিত? কিভাবে ফাইল নাম করা উচিত? প্রত্যেকের একই মান ব্যবহার করা আবশ্যক। যারা হতে হবে তা নির্ধারণ করুন এবং প্রত্যেকের জন্য কপি মুদ্রণ করুন। কোম্পানির নেটওয়ার্ক উপলব্ধ একটি কপি করুন।
Paperless যাওয়া পছন্দসই ব্যাপার: এটি একটি সচেতন জীবনধারা এবং একটি কাজ শৈলী সিদ্ধান্ত। এটি সম্পূর্ণরূপে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ, এটি আপনার উত্পাদনশীলতা, দক্ষতা এবং কার্যকারিতা বাড়িয়ে তুলতে পারে এবং পাশাপাশি আমাদের প্রত্যেকেই উৎপাদিত বর্জ্যের পরিমাণ হ্রাস করতে পারে।
আপনি paperless যেতে সিদ্ধান্ত নিয়েছে?
* * * * *
