যদিও অনেক ব্যবসা এবং স্কুল ইলেকট্রনিক যোগাযোগের উপর বেশি নির্ভর করে, তবুও কিছু এখনও মেইলরুমগুলি অফার করে যা যেকোনো কাগজের মেইল পরিচালনা করে এবং আউট করে। একটি mailroom ব্যবসা বা স্কুলের জন্য একটি ব্যক্তিগত পোস্ট অফিসের অনুরূপ। যারা মেইলরুমে কাজ করে তারা একই ধরণের কাজ করে যা ডাক কর্মচারীরা করে।
বাহ্যিক মেইল
মেইলরুমের প্রধান ফাংশনগুলির মধ্যে একটি হল কোম্পানী বা স্কুলের জন্য বাহ্যিক মেল পরিচালনা করা। পোস্ট অফিসে মেইলরুমের অবস্থানের জন্য সমস্ত মেল সরবরাহ করে এবং সমস্ত বহির্গামী মেইল নির্বাচন করে। মেইলরুম কর্মচারীরা তারপরে সমস্ত মেইল সাজান যাতে এটি তার অভিপ্রায় প্রাপকদের কাছে পৌছাতে পারে। কিছু জায়গায়, মেইলরুমের কর্মচারীরা সরাসরি প্রতিটি বিভাগে মেইল সরবরাহ করে এবং অন্যকে বিভাগ থেকে কাউকে ডাকে মেইল নিতে।
$config[code] not foundঅভ্যন্তরীণ মেইল
অনেক কোম্পানি চিঠিপত্র এবং পেপারওয়ার্ক পাঠানোর জন্য অভ্যন্তরীণ মেইল ব্যবহারের উপর নির্ভর করে। কর্মচারীরা বিশেষ ইন্টারফেস খামারে নথি রাখে এবং নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে এবং বিভাগে তাদের ঠিকানা দেয়। মেইলরুমের কর্মচারীরা বিভাগ থেকে বিভাগীয় বিভাগের ডাক বা বিভাগের কর্মচারীরা মেইলরুমে বিতরণের জন্য আন্তঃমন্ত্রণালয় পাঠায়। কিছু প্রতিষ্ঠানের মধ্যে, মেইলরুমের কর্মচারীরা ডেলিভারি দেয়, অন্যরা মেইলরুমে তাদের নিজস্ব ইন্টারঅফিস মেইল চেক করার জন্য বিভাগের প্রয়োজন হয়।
ডাকমাসুল
বিশেষ করে বৃহত্তর স্কুল এবং ব্যবসাগুলিতে, মেলুমুমটি নিশ্চিত যে সমস্ত বহির্গামী মেল যথাযথ ডাক্তারী আছে তা নিশ্চিত করার জন্য দায়ী। বিশেষ করে স্কুলের প্রায়ই অলাভজনক বিবেচনা করা হয় এবং কখনও কখনও বিশেষ ডাক হার জন্য যোগ্যতা। মেইলরুমের কর্মচারীরা সমস্ত বহির্গামী মেইল পরীক্ষা করে এবং ব্যবসার সাথে সম্পর্কিত তার উদ্দেশ্য অনুসারে উপযুক্ত পোস্টটি দেয়। কর্মচারী এছাড়াও প্যাকেজ ওজন এবং শিপিং জন্য ডাক খরচ নির্ধারণ। কিছু ক্ষেত্রে, কোম্পানিটি নিজের পোস্টেজ মিটার ব্যবহার করতে পারে, যা কোম্পানিকে চিঠি থেকে বড় প্যাকেজে সবকিছুতে সঠিক পোস্ট করে অর্থ সঞ্চয় করতে দেয়।
অন্যান্য Shippers
মেইলরুমটি অভ্যন্তরীণ মেল এবং পোস্ট অফিসের মাধ্যমে যে কোন কিছুতে বা বাইরে যাওয়ার জন্য বেশিরভাগই দায়ী, এটি সাধারণত অন্যান্য শ্পারগুলির সাথেও সম্পর্কিত। ব্যবসায় যা পাঠানো হয় তা প্রায়শই মেইলরুমে চলে যায়। এর মানে হল যে ডেলিভারি কর্মীরা প্যাকেজটি আসলে কোথায় থাকে তা সনাক্ত করার চেষ্টা করার পরিবর্তে প্রায়ই তাদের প্যাকেজগুলিকে মেইলরুমে ছেড়ে দেয়। অনুরূপভাবে, যদি কেউ এমন একটি প্যাকেজ পায় যা তার নয় তবে সে তার সঠিক গন্তব্যে পৌঁছাতে মেইলরুমে যেতে পারে।
গ্রাহক সেবা
ডাক শ্রমিক এবং অন্যান্য শিপিং কর্মীদের সাথে ডিল করার পাশাপাশি মেইলরুমের কর্মচারীরা প্রায়শই স্কুলে বা সংস্থার অন্যান্য কর্মীদের পাশাপাশি শিক্ষার্থীদের স্কুলে উপস্থিত হন। মেইলরুমে কেবল ব্যক্তিগত মেইলবক্সে মেলটি টাইপ করে এমন ক্ষেত্রে, ছাত্র এবং কর্মচারীরা তাদের মেইল তুলতে আসে। যদি কোনও সমস্যা থাকে, যেমন এমন কিছু না যা মেল পৌঁছেছে বা মেল অ্যাক্সেসে কোনও সমস্যা, তবে এটি কোনও প্রশ্ন এবং সমস্যা সমাধান করার জন্য মেলরুমের কর্মচারীর উপরে রয়েছে। একটি মেইলরুমে কাজ করা প্রত্যেককে সন্তুষ্ট রাখতে ভাল গ্রাহক পরিষেবা দক্ষতা প্রয়োজন।
