একটি সম্মেলন সমন্বয়কারীর দায়িত্ব

কনফারেন্স সমন্বয়কারী, বা বৈঠক পরিকল্পনাকারী, সাধারণত কনফারেন্সের প্রতিটি দিকের সাথে জড়িত থাকে, প্রাথমিক চূড়ান্ত চুক্তিতে চূড়ান্ত চুক্তিতে স্বাক্ষর করার জন্য সাইন ইন করে। এর মধ্যে আপনি সম্মুখীন হওয়ার আশা করতে পারেন এমন অনেকগুলি কর্তব্য রয়েছে। ২014 সাল থেকে শ্রম পরিসংখ্যান ব্যুরোর প্রায় 10 শতাংশ কনফারেন্স সমন্বয়কারীর কর্মসংস্থান বৃদ্ধির পূর্বাভাসের কারণে ২0২4 সালের মধ্যে অন্তত শেষ হওয়া প্রত্যাশিত ক্ষেত্রগুলিতে যথেষ্ট সম্ভাবনা রয়েছে।

$config[code] not found

পূর্ব পরিকল্পনা

সমন্বয়কারী হিসাবে, কনফারেন্সের প্রস্তুতি শুরু করার আগে আপনার ক্লায়েন্টদের দ্বারা প্রয়োজনীয় সমস্ত বিবরণ চুক্তিতে লিখিত রয়েছে তা নিশ্চিত করার দায়িত্ব আপনার। কনফারেন্সের জন্য আপনি সংস্থার নেতৃত্বের সাথে দেখা করবেন যেমন কতজন উপস্থিত হওয়ার প্রত্যাশিত, কী খাবার এবং খাবারের প্রয়োজন, কী লক্ষ্যবস্তু দর্শকদের রয়েছে, সম্মেলনের উদ্দেশ্য কী এবং কী ধরনের বাজেট ক্লায়েন্ট অধীন নিয়ন্ত্রণ। উপরন্তু, আপনি বিক্রেতাদের, সুবিধা এবং অন্যান্য পরিষেবা সরবরাহকারীদের সাথে আলোচনার প্রয়োজন এবং ইভেন্টের জন্য মোট খরচ লিখতে হবে। আপনি সাধারণত একটি বাজেট আছে যে আপনি মধ্যে কাজ করতে হবে।

ইভেন্ট সংগঠিত করুন

একবার ইভেন্টটি কোথায় অনুষ্ঠিত হবে এবং পরিষেবা সরবরাহকারীর সমস্ত বিবরণ চূড়ান্ত করার পরে, আপনি সেই বিবরণগুলি সহজে চলমান ক্রিয়াকলাপে সংগঠিত করার জন্য দায়বদ্ধ হবেন। কর্মশালার কতটা জনপ্রিয় এবং কতজন অতিথিকে ভোজ টিকিট কিনে দেওয়ার প্রস্তাব দেওয়া হচ্ছে তার উপর নির্ভর করে আপনাকে বিভিন্ন কক্ষগুলি ব্যবহার করতে হবে তা নির্ধারণ করতে হবে। আপনার ক্লায়েন্টের সাথে, আপনি মেনু, টেবিল ব্যবস্থা এবং বিনোদন এবং মাইক্রোফোন এবং স্পিকারগুলির অডিওভিজুয়াল প্রয়োজনগুলির ব্যবস্থা করার জন্য দায়ী থাকবেন। অংশগ্রহণকারীরা যেখানে আপনি কনফারেন্স ধারণ করছেন তার চেয়ে অন্য হোটেলে থাকছেন, তবে আপনাকে তাদের জন্য পরিবহন ব্যবস্থা করতে হতে পারে। ইভেন্টের সময়, আপনাকে প্রতিটি পরিষেবার জন্য একটি নির্দিষ্ট সময়সূচী এবং পরিচিতিগুলির তালিকা তৈরি করতে হবে।

দিবসের ভিডিও

Sapling দ্বারা আপনাকে আনা Sapling দ্বারা আপনি আনা

ইভেন্ট মনিটর

সম্মেলনের সময়, আপনাকে শেষ মিনিটের অনুরোধগুলির যত্ন নেওয়ার আহ্বান জানানো হবে এবং বিক্রেতাদের যেখানে তারা অনুমিত হতে পারে তা নিশ্চিত করতে হবে। প্রথম দিনের প্রথম দিকে, প্রদর্শনী বুথগুলি যথাযথভাবে সেট আপ করার জন্য আপনি এই সুবিধাটি ঘুরে দেখবেন, হোটেলটি অতিথির কাছে পৌঁছানোর জন্য প্রস্তুত এবং সেই সাইনেজ যথেষ্ট। আপনি একটি ওয়াকি-টকী বহন করতে পারেন অথবা ক্লায়েন্ট অনুরোধগুলিতে অবিলম্বে প্রতিক্রিয়া জানাতে আপনার সেলফোনে প্রস্তুত হতে পারেন। সম্মেলনটির অগ্রগতি দেখার পাশাপাশি, আপনার দায়িত্ব প্রাথমিকভাবে সমস্যার সমাধান এবং সমস্যার সমাধান করতে হবে।

অনুসরণ করুন

একটি কার্যকর সম্মেলন সমন্বয়কারী ক্লায়েন্টদের ইভেন্টটি সফল বলে মনে করা হলে এটি অনুসরণ করার জন্য ফলো-আপ সরবরাহ করে। ইভেন্টটি অনুসরণ করার পরে আপনাকে অবিলম্বে পেমেন্ট সংগ্রহ করতে হবে এবং আপনার বিক্রেতাদের অর্থ প্রদান করতে হবে। ইভেন্টটি ছেড়ে যাওয়ার আগে অংশগ্রহণকারীদের অংশগ্রহণের জন্য একটি জরিপ তৈরি করুন এবং আপনার ক্লায়েন্টের সাথে ফলাফলগুলি ভাগ করুন। প্রতিক্রিয়া জন্য সম্মেলন অনুষ্ঠিত কোম্পানী থেকে সীসা আয়োজকদের সঙ্গে দেখা করুন। যেহেতু অনেক কনফারেন্স সমন্বয়কারী তাদের পরিষেবাদি বিক্রি করতেও জড়িত, তাই আপনি এই ফলোআপটি করার সময় পরবর্তী মিটিং বা সম্মেলনের সমন্বয় সাধনের কাজটি করার জন্য আপনাকে অনুরোধ করতে পারেন।