সরকারের বিভিন্ন স্তরে কর্মরত কর্মীদের কর্মীদের মধ্যে একটি হল নীতি নির্মাতাদের জন্য ব্রিফিং মেমো লেখা, যারা সমস্যা সম্পর্কে নিজেদেরকে শিক্ষিত করতে এবং প্রোটোকল, পদ্ধতি এবং আইন প্রণয়নের জন্য তাদের গাইড করার জন্য মেমো ব্যবহার করে। একটি ব্রিফিং মেমো একটি সমস্যা বা পাঠকের একটি সংক্ষিপ্ত সারসংক্ষেপ যা পাঠকের কাছে কর্মের একটি কল উপস্থাপন করে। একটি সফল মেমো পাঠককে বোঝা এবং মূল্যায়ন করা সহজ যে কংক্রিট প্রমাণ সরবরাহ করে কাজ করে।
$config[code] not found"To:" এবং "From:" লেখার মাধ্যমে মেমো শুরু করুন এবং প্রেরকের নাম এবং কলোনগুলির পরে প্রাপকটি প্রবেশ করুন। পরবর্তী লাইনে, আপনি মেমো লিখেছেন এমন তারিখ লিখুন। এই বিভাগটি "বিষয়:" লিখে মেমো রেফারেন্সের বিষয়টি অনুসরণ করে শেষ করুন।
মেমোর প্রথম বাক্য বা অনুচ্ছেদে আপনি যে পাঠ্য পাঠ করতে চান তা নির্দিষ্ট করুন।
সংক্ষিপ্ত, সংক্ষিপ্ত অনুচ্ছেদগুলি ব্যবহার করে পাঠকের মনোযোগ বজায় রাখুন যা 5 সেকেন্ডেরও বেশি দীর্ঘ নয়। পদক্ষেপ নেওয়ার কারণগুলি বলার সময়, প্রতিটি কারণে একটি পৃথক অনুচ্ছেদে তালিকাভুক্ত করুন।
প্রস্তাবিত কোর্সের প্রয়োজনীয়তার পাঠককে প্ররোচিত করতে অনুক্রমিক প্রমাণ ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, প্রদত্ত জোনিং নীতি পরিবর্তন করার সময় কম আয়ের হাউজিং পরিসংখ্যান উদ্ধৃত করুন। আপনি সাধারণভাবে সমর্থন করতে পারবেন না যে সাধারণীকরণ এড়ানো।
প্রতিটি সুবিধা এবং অসুবিধা বর্ণনা, কর্ম বা নীতি বিকল্প কোর্স রূপরেখা।
যখন আপনি তথ্য এবং পরিসংখ্যান উদ্ধৃত করছেন তখন অপ্রয়োজনীয়ভাবে শব্দযুক্ত বা আনুষ্ঠানিক অভিব্যক্তিগুলি যেমন "আমাদের আলোচনার ভিত্তিতে" এবং প্রযুক্তিগত জরুরী এড়িয়ে চলুন। কোন পাঠক বুঝতে পারেন যে সহজ, সরাসরি ভাষা ব্যবহার করুন।
অ্যাক্টিভেশন উত্সাহিত মেমো জুড়ে, প্যাসিভ বিরোধী হিসাবে, সক্রিয় ভয়েস ব্যবহার করুন। যদি আপনি মেমো ওয়েলটির প্রাপককে জানেন তবে "আমি" এবং "আমরা" এর মতো সর্বজনীন সর্বনাম ব্যবহার করুন কারণ লোকেরা ব্যক্তিগতভাবে তাদের জানাচ্ছে এমন কিছু করার জন্য বেশি কিছু করতে পারে। যেমন "আমি" হিসাবে সংকোচন ব্যবহার করে আরও যেমন ব্যক্তিগত সংযোগ জোরদার।
মেমো শেষে কর্মের প্রয়োজনীয়তা পুনরাবৃত্তি করুন। পূরণ করা আবশ্যক যে কর্মের জন্য একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা আছে কিনা তা নির্দেশ করতে ভুলবেন না।
সতর্কতা
দুই পৃষ্ঠার দৈর্ঘ্য অতিক্রমকারী একটি ব্রিফিং মেমো একটি প্রতিবেদন হয়ে যায়, যা পাঠকের প্রাপ্তির পরে অবিলম্বে পড়তে অসম্ভাব্য।
