ইমেল গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে, তবে আপনি যদি সঠিকভাবে যোগাযোগ না করেন তবে আপনি আসলে আপনার ব্যবসায় ক্ষতি করতে পারে।
আপনার ইমেল যোগাযোগ দৃঢ় হয় তা নিশ্চিত করার জন্য আপনি অনুসরণ করতে পারেন কিছু ব্যবসা ইমেল শিষ্টাচার নিয়ম এবং নির্দেশিকা আছে। এখানে 50 টি টিপস।
ব্যবসা ইমেল শিষ্টাচার টিপস
একটি পেশাদারী ইমেইল ঠিকানা আছে
আপনি এমনকি ইমেলিং শুরু করার আগে, আপনার প্রকৃত ইমেল ঠিকানা উপযুক্ত কিনা তা নিশ্চিত করতে হবে। আদর্শভাবে, আপনার কাছে একটি সরকারী ইমেল ঠিকানা থাকবে যা আপনার কোম্পানির URL এর সাথে শেষ হবে। কিন্তু আপনি যদি কোনও ব্যক্তিগত Gmail অ্যাকাউন্ট বা অনুরূপ কিছু ব্যবহার করেন, তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি চতুর বা মজার পেতে চেষ্টা করার পরিবর্তে আপনার নাম বা প্রাথমিকের সাথে এটি সহজ রাখেন।
$config[code] not foundএকটি সরাসরি বিষয় লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন
প্রতিটি ইমেলের মধ্যে, আপনাকে একটি বিষয় লাইন অন্তর্ভুক্ত করতে হবে যা সঠিকভাবে ইমেলের বিষয়বস্তু প্রতিফলিত করে। শুধুমাত্র কয়েকটি শব্দ সারসংক্ষেপ প্রাপককে প্রকৃতপক্ষে আপনার বার্তাটি পড়ার আগে কী আশা করতে হবে তা ধারণা দেবে।
শুধুমাত্র প্রয়োজন হলে 'সবাইকে উত্তর দিন' ব্যবহার করুন
যখন আপনি এমন ইমেল পাবেন যা আপনার সংস্থার প্রত্যেককে এমনকি কয়েকজনকে অন্তর্ভুক্ত করে তবে আপনি কেবল আপনার প্রতিক্রিয়ার মধ্যে প্রত্যেকেই অন্তর্ভুক্ত করার জন্য প্রলুব্ধ হতে পারেন। কিন্তু বার্তাটি তাদের কাছে প্রাসঙ্গিক না হলে এটি মানুষের জন্য প্রচুর সময় অপচয় করতে পারে। সুতরাং যত্ন ব্যবহার করুন এবং একেবারে প্রয়োজনীয় যখন শুধুমাত্র সব উত্তর।
প্রুফরিড
আপনি বানান এবং ব্যাকরণ ভুলের কারণে এটি শুধুমাত্র একটি দুর্দান্ত ইমেল বার্তা তৈরি করতে সময় নিতে চান না। তাই প্রেরণ করার আগে প্রুফড্রেড এবং বানান পরীক্ষণের জন্য একটি মিনিট সময় নিন যাতে আপনি কোনও সম্ভাব্য ত্রুটিগুলি ধরতে পারেন।
টোন জন্য পুনরায় পড়া
কিন্তু আপনার প্রাপকটি কীভাবে এটি পড়বেন সে সম্পর্কে আপনার মনের সাথে আপনার বার্তাটি অবশ্যই পড়তে হবে। কখনও কখনও, স্বন ইমেইল হারিয়ে যেতে পারে। তাই শুধু আপনি এটি মনস্থ কিভাবে পড়তে নিশ্চিত করুন।
তোমার ব্যবহার ঠিক কর
এবং অবশ্যই, আপনাকে অবশ্যই অনুগ্রহ করে niceties অন্তর্ভুক্ত করা উচিত এবং প্রতিটি বার্তায় আপনাকে ধন্যবাদ।
ক্লায়েন্ট / সুপারিয়ার্সের জন্য এটি আরো প্রথাগত রাখুন
এটি ইমেল আসে যখন আনুষ্ঠানিকতা বিভিন্ন স্তরের প্রচুর আছে। তাই আপনি খুব আরামদায়ক পেতে আগে প্রতিটি ব্যক্তির সাথে আপনার সম্পর্ক বিবেচনা করুন তা নিশ্চিত করুন। "আরে বলছি" আপনার বন্ধুদের জন্য উপযুক্ত অভিবাদন হতে পারে। কিন্তু ক্লায়েন্টদের সাথে ডিল করার সময়, সম্ভবত আপনি এটি আরও বেশি পেশাদার রাখতে চান।
নতুন পরিচিতি জন্য আনুষ্ঠানিকতা ব্যবহার করুন
একইভাবে, আপনি যাদের ইমেল করছেন তাদের সাথে জিনিসগুলিকে প্রথমবারের মত জিনিসগুলি আনুষ্ঠানিকভাবে রাখতে ভাল ধারণা, যতক্ষণ না আপনি এটি পরিবর্তন করতে যথেষ্ট ভাল জানেন।
একটি গ্রহণযোগ্য অভিবাদন ব্যবহার করুন
আরো বিশেষভাবে, আপনি প্রতিটি ব্যক্তির জন্য আপনি যে অভিবাদন ব্যবহার করেন তা বিবেচনা করতে চান। সাধারণভাবে, আপনাকে "ভাল …" লোকেদের কাছে ভালভাবেই জানাতে হবে। "হ্যালো" এবং পূর্ণ নাম ক্লায়েন্টদের জন্য বা প্রথমবার যোগাযোগের জন্য আরো উপযুক্ত।
পয়েন্ট স্টিক
আপনার ইমেল প্রকৃত শরীরের মধ্যে, আপনি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব এটি রাখতে চান। আপনার প্রধান পয়েন্টটি কী তা নির্ধারণ করতে প্রাপককে উপন্যাসটি পড়তে দেবেন না।
$config[code] not foundদীর্ঘ বার্তা বিরতি
যদি আপনার কাছে একাধিক পয়েন্ট থাকে তবে পাঠ্যটি সহজে পড়ার জন্য বিভিন্ন অনুচ্ছেদ বা এমনকি সংখ্যার সাথে পাঠটি ভেঙে ফেলুন।
অ্যাকশন আপনার কল সঙ্গে সাফ করুন
আপনি প্রাপককে আপনার বার্তার সাথে কী করতে চান তা বিবেচনা করা উচিত। যদি আপনি কোনও নির্দিষ্ট তথ্যের সাথে উত্তর দেওয়ার জন্য তাদের সন্ধান করেন তবে আপনার ইমেলের শেষে তাদের বলুন।
অ্যাক্রোনিয়াম এবং জার্গন সঙ্গে যত্ন ব্যবহার করুন
আপনি যদি আপনার ইমেলগুলিতে কোন শব্দকোষ বা শিল্প নির্দিষ্ট শব্দগুচ্ছ অন্তর্ভুক্ত করেছেন, প্রাপকের জ্ঞান বিবেচনা করুন। আপনি যদি বিভিন্ন শিল্পে ক্লায়েন্টদের সাথে ডিল করছেন, উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার সহকর্মীদের সাথে আপনার চেয়ে আরও কিছু তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে চাইতে পারেন।
আপনার বন্ধন বিবেচনা করুন
তারপর প্রতিটি ইমেলের শেষে, আপনি একটি উপযুক্ত বন্ধ বিবৃতি চয়ন করতে চান। ব্যবসায়িক ইমেলগুলির জন্য "ধন্যবাদ," বা "সেরা" মত কিছু ব্যবহার করুন।
একটি স্বাক্ষর ব্লক অন্তর্ভুক্ত করুন
আপনি একটি স্বাক্ষর ব্লক অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন যা আপনার ইমেলের নীচে আরও কিছু তথ্য অন্তর্ভুক্ত করে। আপনার নাম এবং কিছু যোগাযোগ তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
কোন সংযুক্তি নোট করুন
যদি আপনি কোনও ইমেলে কোনও দস্তাবেজ সংযুক্ত করেন তবে প্রাপককে এটি কী জানাতে হবে তা জানার জন্য তাদের এটি খুলতে হবে না।
সংযুক্ত করতে ভুলবেন না
লোকেদের বলে যে তারা কিছু সংযুক্ত করছে এবং আসলে এটি করতে ভুলবেন না। তাই পাঠানোর আগে ডবল চেক।
ফাইলের আকার চেক করুন
কিন্তু বড় ফাইল সংযুক্ত করার সময় যত্ন ব্যবহার করুন। একেবারে প্রয়োজন যখন শুধুমাত্র তাই। অথবা আপনি এটি পুনরায় পরিচালনা করার চেষ্টা করতে পারেন বা ফাইলকে ছোট টুকরাতে ভাঙ্গতে আরও বেশি কার্যকর করতে চেষ্টা করতে পারেন।
জিপ বড় ফাইল
যখন আপনাকে বড় ফাইল সংযুক্ত করতে হয়, তখন আপনার প্রাপককে এটি সহজ করতে একটি.zip ফাইলে রাখুন।
প্রথমে যারা সংযুক্তি সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন
আপনার প্রাপককে আগে থেকেই একটি বড় ফাইল পাঠানো ঠিক আছে কিনা তাও ভাল অনুশীলন। এবং তারপর আপনার কাছে যেমন ফাইল পাঠানোর জন্য সবচেয়ে ভাল সময় হবে তা খুঁজে বের করুন।
ফাইল ধরন সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন
উপরন্তু, আপনার প্রাপকদের কোন অ্যাক্সেস অ্যাক্সেস আছে তা পরীক্ষা করে দেখুন এবং দেখুন যাতে আপনি নিশ্চিত হন যে তারা আপনার প্রেরিত সংযুক্তিগুলি খুলতে সক্ষম হবেন।
সম্ভব যখন পিডিএফ পাঠান
কিন্তু পিডিএফ ফাইলগুলি কোনও ডিভাইসে দেখতে সহজ। তাই যদি সম্ভব হয় তবে নির্দিষ্ট প্রোগ্রামের প্রয়োজন এমন ফাইলগুলির পরিবর্তে পিডিএফ পাঠান।
আপনি জানেন না মানুষের কাছ থেকে সংযুক্তি খুলুন না
যে সমীকরণের অন্য দিকে, যখন আপনি এমন ইমেলের সাথে সংযুক্ত হন যা আপনি প্রত্যাশা করেন নি, তখন এটি খোলা সম্পর্কে সতর্ক থাকুন। আপনি যদি কিছু সম্পর্কে অনিশ্চিত হন তবে প্রেরকটিকে এটি খোলার আগে সংযুক্তি সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন।
গোপনীয় তথ্য শেয়ার করবেন না
যেহেতু ইমেলগুলি এগিয়ে যাওয়ার এবং ভাগ করা এত সহজ, বা ভুলভাবে ভুল ব্যক্তির কাছে পাঠানো, তাই এটি কোনো সংবেদনশীল বা গোপনীয় তথ্য ভাগ করার জন্য সঠিক বিন্যাস নয়।
হাস্যরস সঙ্গে সাবধানতা ব্যবহার করুন
এছাড়াও আপনি আপনার ইমেজ একটি সামান্য মজা বা হাস্যরস যোগ করার প্রলুব্ধ হতে পারে। কিন্তু যেহেতু এটি ইমেলগুলিতে স্বরকে বোঝার পক্ষে কঠিন হতে পারে, তাই এটি নিশ্চিত করুন যে এটি খুব স্পষ্ট এবং নিশ্চিত যে আপনার কাছে সত্যিই আরামদায়ক ব্যক্তিদের জন্য জোকস রাখা।
Silly ফন্ট থেকে দূরে থাকুন
নকশা উপাদানগুলির সাথে সৃজনশীল হওয়ার জন্য ইমেলটি সঠিক স্থান নয়। ক্লাসিক এবং পড়তে সহজ যে ফন্ট সঙ্গে আটকে।
কালো এবং সাদা সঙ্গে লাঠি
একইভাবে, অনন্য ফন্ট রং এবং পটভূমি নিদর্শন থেকে দূরে থাকুন। ক্লাসিক কালো এবং সাদা পড়তে সবচেয়ে সহজ।
বিস্ময় বিন্দু ব্যবহার সীমিত
বিস্ময়কর বিন্দু আপনাকে উত্তেজনা বা জোর একটি ধারনা প্রকাশ করতে সাহায্য করতে পারে। কিন্তু অতিরিক্ত তাদের ব্যবহার করবেন না বা আপনার বার্তা পেশাদার হিসাবে মনে হবে না।
সমস্ত ক্যাপ সঙ্গে সাবধানতা ব্যবহার করুন
সমস্ত ক্যাপ এছাড়াও কিছু জোর যোগ করতে পারেন। কিন্তু এটা চিৎকার হিসাবে জুড়ে আসতে পারে। তাই এটি আসলে প্রয়োজন না হলে, পরিবর্তে ইটালিক বা কিছু ব্যবহার বিবেচনা করুন।
শুধুমাত্র কিছু মানুষের সঙ্গে ইমোটিকন ব্যবহার করুন
স্মাইলি এবং ইমোটিকনগুলি যখন আসে, তখন তাদের সাথে বন্ধুবান্ধব এবং ঘনিষ্ঠ সহকর্মীদের সাথে কথোপকথনগুলি রাখুন যারা আপনি জানেন না তাদের ভুল ব্যাখ্যা করা বা তাদের অস্বাভাবিক হিসাবে দেখতে হবে।
বিভিন্ন সংস্কৃতি এবং ভাষা বিবেচনা করুন
আপনি কখনও কখনও বিভিন্ন সংস্কৃতি বা ব্যাকগ্রাউন্ড থেকে মানুষের সঙ্গে অনুরূপ হতে পারে। তাই আপনার প্রতিক্রিয়া কল্পনা করার সময় বিবেচনা করুন যাতে আপনি কাউকে অপমান বা বিভ্রান্ত না।
মানসিক বার্তা পাঠানোর আগে পদক্ষেপ
যদি আপনি এমন কোনও পরিস্থিতিতে নিজেকে খুঁজে পান যেখানে আপনাকে রাগান্বিত বা অন্যথায় মানসিক ইমেল পাঠাতে হয়, তাহলে আপনার বার্তাটি তৈরি করুন এবং আপনার মাথা পরিষ্কার করার জন্য কিছুক্ষণের জন্য দূরে থাকুন। তারপরে আপনি কী বলতে চান তা আসলেই নিশ্চিত করতে বার্তাটির পুনরাবৃত্তি করুন।
দুর্ঘটনাজনিত বার্তা উত্তর
এমন পরিস্থিতিতে যেখানে আপনি কোনও ইমেল পান যা আপনার জন্য নির্ধারিত ছিল না, প্রেরকের কাছে তাড়াতাড়ি জানানোর জন্য উত্তর দিন।
আপনি সঠিকভাবে পেতে পারবেন না বার্তাগুলির জন্য রসিদ নিশ্চিত করুন
এবং যদি আপনার কাছে এমন কোনও ইমেল থাকে যা আপনার জন্য বোঝানো হয় তবে আপনি এটির সম্পূর্ণ প্রতিক্রিয়া জানাতে না পারেন তবে প্রেরককে জানাবেন যে আপনি এটি পেয়েছেন এবং আপনি এটি পেতে সক্ষম হবেন।
নতুন বিষয়গুলির জন্য একটি নতুন ইমেল চেইন শুরু করুন
যখন আপনি ঘন ঘন সাথে মেলামেশা করেন এমন কাউকে ইমেল করুন, তখন এটি কেবলমাত্র একটি চেইন অবিরত চলতে প্রলুব্ধ হতে পারে। কিন্তু এটি আপনার কথোপকথন সংগঠিত রাখতে আপনার পক্ষে কঠিন হতে পারে। সুতরাং প্রতিটি নতুন বিষয় জন্য একটি নতুন চেইন শুরু।
প্রয়োজন যখন শুধুমাত্র ফরওয়ার্ড বার্তা
ফরওয়ার্ডিং ইমেল ব্যবহারকারীদের জন্য একটি দরকারী বৈশিষ্ট্য হতে পারে। কিন্তু এটি overused করা যেতে পারে। তাই আপনি কোন বার্তা প্রেরণ করার আগে, নিশ্চিত করুন যে তারা আসলেই প্রয়োজনীয় তাই আপনি ইমেলগুলির সাথে মানুষকে বোমা বর্ষণ করছেন না।
ফরওয়ার্ড করার সময় একটি ব্যক্তিগত বার্তা যোগ করুন
যখন আপনি ইমেলগুলি ফরওয়ার্ড করার জন্য এটি প্রয়োজনীয় বলে মনে করেন, তখন কেবলমাত্র এগিয়ে যাওয়ার জন্য এবং প্রাপককে কোনও প্রসঙ্গ ছাড়াই সমগ্র ইমেলের মাধ্যমে পাঠানোর পরিবর্তে ব্যাখ্যা করতে উপরে একটি ব্যক্তিগত বার্তা যোগ করুন।
ফরওয়ার্ডিং আগে বিষয়বস্তু পরীক্ষা করুন
এবং যদি আপনি কোনও সংবাদ কাহিনী বা কোনও ধরণের তথ্যকে অগ্রাহ্য করেন যা আপনি ব্যক্তিগতভাবে প্রচার করতে পারেন না তবে নির্ভুলতা যাচাই করার জন্য কিছু দ্রুত গবেষণা করুন যাতে আপনি সঠিক না থাকা তথ্যের সাথে যে কোনও সময় নষ্ট করতে না পারেন।
ইমেল তালিকাগুলিতে লোকেদের যোগ করবেন না তারা সাইন আপ করে নি
যদি আপনার কাছে কোনও ইমেল ইমেল চেইন বা তালিকা থাকে যা আপনি নিয়মিত ইমেল প্রেরণ করেন তবে কেবলমাত্র সেই তালিকাগুলিতে লোকেদের যুক্ত করুন যদি তারা আপনাকে তাদের অনুমতি দেয়।
রাজনৈতিকভাবে জিজ্ঞাসা করা বন্ধ তালিকাভুক্ত আপনি জন্য সাইন আপ না
এবং যদি আপনি এমন কোনও তালিকাতে যোগ করেন যা আপনি সাইন আপ না করে থাকেন তবে প্রেরকের সাথে যোগাযোগ করতে ভয় পাবেন না এবং বিনীতভাবে বন্ধ করার জন্য জিজ্ঞাসা করুন।
অনুস্মারক পাঠানোর আগে প্রতিক্রিয়া জানানোর জন্য যথেষ্ট সময় দিন
আপনি যদি একটি ইমেল পাঠিয়েছেন এবং কোনো প্রতিক্রিয়া না পেয়ে থাকেন তবে আপনি দ্রুত অনুস্মারক পাঠাতে পারেন। কেবল আপনি এটির জন্য কতক্ষণ সময় লাগবে তার উপর নির্ভর করে আপনি সাড়া দেওয়ার জন্য দিনটি দুই ব্যক্তিকে দেওয়ার জন্য নিশ্চিত করেছেন।
আপনার স্প্যাম ফোল্ডার পরীক্ষা করে দেখুন
লোকেদের কাছে অনুস্মারক ইমেলগুলি পাঠানোর আগে আপনার জাঙ্ক বা স্প্যাম ফোল্ডারটি পরীক্ষা করাও ভাল ধারণা - কেবলমাত্র তারা ইতিমধ্যেই এটি পাঠিয়েছে।
ছুটিতে যখন বার্তা দূরে ব্যবহার করুন
আপনি যখন এক বা দুই দিনেরও বেশি সময় ধরে ছুটিতে যান বা অফিস থেকে বাইরে যান তখন একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর বা দূরে বার্তা সেট করুন যাতে লোকেরা আপনাকে ইমেল করার সময় দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানায়।
যখন আপনি উত্তর দিতে হবে মানুষ জানতে দিন
সেই বার্তায়, অফিসে ফিরে আসা তারিখটি অন্তর্ভুক্ত করুন এবং আপনি যখন ইমেল প্রত্যাবর্তন করতে সক্ষম হবেন তখন তারা জবাব দেবে কখন তারা প্রতিক্রিয়া আশা করবে।
জরুরী বিষয়গুলির জন্য তাদের আরেকটি যোগাযোগ দিন
এবং যদি কোনও অনুসন্ধান বিশেষ করে জরুরি হয় তবে আপনার ব্যবসায়ের সাথে যোগাযোগের সাথে সাথে যোগাযোগ করতে পারেন।
শেষ ইমেল ঠিকানা যোগ করুন
আপনি যদি একটি ব্র্যান্ড নতুন ইমেল খসড়া তৈরি করেন তবে প্রাপকের ইমেল ঠিকানা যোগ করার আগে বিষয় এবং সামগ্রী দিয়ে শুরু করুন। এটি আপনাকে খুব তাড়াতাড়ি এটি খুব তাড়াতাড়ি পাঠানোর থেকে প্রতিরোধ করবে।
প্রাপক দ্বিগুণ চেক
আপনি এটি সঠিক ব্যক্তির কাছে প্রেরণ করছেন তা নিশ্চিত করতে চান। তাই আপনি সবসময় পাঠাতে আগে যে ডবল চেক।
ট্রিপল চেক নাম বানান
এবং ফিরে যান এবং আপনার ইমেলে ব্যক্তির নামের সঠিকভাবে বানান করার জন্য আরো একবার চেক করুন। আপনি এই উদাহরণে খুব সতর্ক হতে পারে না।
নিশ্চিত করুন আপনার নাম সঠিকভাবে প্রদর্শন করা হয়
আপনার স্বাক্ষর এবং প্রেরক ক্ষেত্রের মধ্যে আপনার নিজের নামটি সঠিকভাবে প্রদর্শন করে তা নিশ্চিত করা উচিত।
দ্রুত প্রয়োজন হলে মুছে ফেলুন
Gmail এর মতো কিছু ইমেল ক্লায়েন্টের একটি বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা আপনি যদি ঠিক করে থাকেন তবে পাঠানো ইমেলগুলি মুছে ফেলতে পারবেন। সুতরাং আপনি যদি কিছু চেক করতে ভুলে গেছেন তবে প্রাপকের কাছে আসলেই এটির আগেই ইমেলটি মুছুন।
Shutterstock মাধ্যমে ইমেল ছবি
আরও মধ্যে: জনপ্রিয় নিবন্ধ 9 মন্তব্য ▼
