আপনার সামনে একটি লেখা প্রকল্প … এবং একটি ফাঁকা কাগজ। একটি ঠান্ডা ঘাম, আপনি একটি কপিরাইটার ভাড়া করা সহজ হতে পারে মনে হয় শুরু (সব পরে, আপনি লেখক হতে ব্যবসা না)। আবার চিন্তা কর. পাঁচটি সরল পদক্ষেপ এবং কিছু অনুশীলনের সাথে আপনি নিজের কপিরাইটার হতে পারেন এবং আপনার ব্যবসার জন্য বহিরাগত সহায়তার জন্য ব্যয় করা অর্থ পুনরায় বিনিয়োগ করতে পারেন।
কেন বাণিজ্যিক লেখা গুরুত্বপূর্ণ
লেখার কারণ, বা ব্যবসায়িক যোগাযোগের যেকোন ধরণের, গুরুত্বপূর্ণ কারণ হল আমরা ব্যবসার সাথে যুক্ত: ইতিবাচক ব্যবসায়িক ফলাফল তৈরি করতে। কার্যকরী ব্যবসায়িক লেখাটি ইতিবাচক ব্যবসায়িক ফলাফলকে অনেক উপায়ে প্রচার করতে পারে, সহ:
- স্টেকহোল্ডারদের জন্য মান তৈরি করা
- কোম্পানী কৌশল এবং লক্ষ্য সঙ্গে স্টেকহোল্ডার সারিবদ্ধ সাহায্য
- ধারাবাহিক শেখার জন্য লেখক অনুমতি দেওয়া
নীচের লিখিত প্রস্তাবগুলি কোনও দৈর্ঘ্যে আপনি যেভাবে লেখেন তা উন্নত করবে - একটি আনুষ্ঠানিক ইমেল থেকে সম্পূর্ণ ব্যবসায়িক প্রস্তাবে। (একমাত্র জিনিস যা পরিবর্তিত হবে প্রতিটি লেখার টাস্ক সময় ব্যয় করা হয়।)
পদক্ষেপ 1: আপনার শ্রোতা জানুন।
আপনি আপ, ডাউন বা পরে যোগাযোগ করা হয়? আপনার শ্রোতা অভ্যন্তরীণ বা আপনার প্রতিষ্ঠানের বহিরাগত হয়? এই আপনার শ্রোতা সম্পর্কিত সবচেয়ে মৌলিক প্রশ্ন। আপনি যদি আপনার তদন্তে এখানে থেমে থাকেন, সম্ভবত আপনার কাছে লিখিত পদ্ধতিতে আরও কিছু করার জন্য যথেষ্ট তথ্য নেই।
আপনার পাঠক যে কোন ভাবেই জানতে পারেন। যদি এটি একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তি, তাদের কি এমন সহায়ক আছে যা আপনাকে কিছু অন্তর্দৃষ্টি দিতে পারে? সম্ভবত ব্যক্তির সরাসরি রিপোর্ট আপনি কিছু পয়েন্টার দিতে পারেন? এমন ব্যক্তির প্রোফাইল আছে যা আপনাকে তাদের আগ্রহ এবং যোগাযোগের শৈলী নির্ধারণ করতে সহায়তা করবে? আপনি যদি আদেশের শৃঙ্খলা বিক্রি বা যোগাযোগ করছেন, তবে আপনার শ্রোতাগুলি আপনার লেখা পড়তে এবং কাজ করে কিনা তা নিয়ে এই প্রশ্নের উত্তরগুলি গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত হতে পারে।
আপনার পাঠক এর পছন্দের যোগাযোগ শৈলী বিবেচনা একটি মুহূর্ত নিন। তারা আপনার সাথে এবং অন্যদের সাথে যোগাযোগ কিভাবে সম্পর্কে চিন্তা করুন। তারা আপনাকে "বিন্দুতে পৌঁছতে" চায়, নাকি তারা আপনার পরিবার কীভাবে কাজ করছে তা জিজ্ঞাসা করে শুরু করে? আমেরিকান লিখিত যোগাযোগের বর্তমান প্রজ্ঞা সরাসরি বিন্দু পেতে হয়; যাহোক; অনেক ব্যবসায় পেশাদার প্রথম সম্পর্ক গড়ে তুলতে পছন্দ করেন এবং তারা আপনার ইমেলটি পড়বে না যদি তারা যোগাযোগের দ্বারা প্রভাবিত হয়ে পড়ে যা ব্যবসার অধিকারকে ঝাপসা করে। আপনার দর্শকদের জানা মানে আপনার মূল পয়েন্ট কোথায় রাখা উচিত: শুরুতে বা শেষের দিকে।
আপনার শ্রোতাদের বিবেচনা করার সময় মনে রাখা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল তারা কীসের যত্ন নেয়। প্রশ্নটি নিয়ে কিছু ভুল নেই, "আমার জন্য এটা কী?" যদি আপনি আপনার পাঠকের পক্ষ থেকে এটি না জিজ্ঞাসা করেন, তবে আপনার বার্তাটি উপেক্ষা করা যেতে পারে।
পদক্ষেপ 2: যোগাযোগ চ্যানেল সিদ্ধান্ত।
একবার আপনি আপনার শ্রোতা জানেন, আপনি কোন চ্যানেলে ব্যবহার করতে পারেন তা সম্পর্কে একটি জ্ঞাত সিদ্ধান্ত নিতে পারেন। চ্যানেলগুলি বা যোগাযোগের মাধ্যমগুলি অভ্যন্তরীণ বা বহিরাগত, আনুষ্ঠানিক বা অনানুষ্ঠানিকভাবে ভাগ করা যেতে পারে। আবার, এই মাত্র প্রথম পদক্ষেপ। পাঠক আপনার তথ্য বরাবর পাস হবে কিনা বিবেচনা করুন। যদি তাই হয়, তিনি কার সাথে বরাবর পাস করবেন? এই প্রশ্নগুলি আপনাকে একটি ব্রোশিওর, চিঠি, মেমো, ই-মেইল বা ব্যবসায়িক লেখার অন্যান্য ফর্মের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করবে।
একটি উদাহরণ: আমরা আমাদের সুপারভাইজারকে লিখতে দেব যে তাকে অর্থ প্রদান বন্ধের সময় প্রায় নতুন নীতিমালা স্থাপন করা দরকার। যেহেতু এটি একটি আরো আনুষ্ঠানিক, অভ্যন্তরীণ অনুরোধ, তাই আমরা একটি মেমো বিন্যাস ব্যবহার করব। মেমো এমনভাবে লিখিত হবে যে সুপারভাইজার এটি এইচআর পরিচালককে আলোচনায় নিয়ে যেতে পারে।
পদক্ষেপ 3: পছন্দসই কর্ম verbalize।
ব্যবসায় লেখার কর্মশালার সময়, অংশগ্রহণকারীরা প্রায়ই শ্রোতা এবং যোগাযোগ চ্যানেলকে বোঝেন, কিন্তু সেই সময়ে যেখানে তাদের সামগ্রিক উদ্দেশ্য চিহ্নিত করতে হয়, তারা মনে করে, "আমি তাদের এটি পড়তে চাই।" এই লক্ষ্যটি ব্যবসার উদ্দেশ্য থেকে কম। লেখা - আচরণ পরিবর্তন। আপনি পাঠক থেকে কি চান Verbalizing নির্দিষ্ট কর্ম উত্সাহিত। আপনি পাঠক একটি নতুন নীতি অনুসরণ করতে চান? আপনি তাদের একটি শো বা ট্রায়াল অফার জন্য কল করতে চান? আপনি কি একটি পরিবর্তন প্রস্তাব দিচ্ছেন, অথবা এমন অনুরোধ করছেন যার জন্য অবিলম্বে পদক্ষেপ নেওয়া দরকার?
যদি আপনি আদর্শ ফলাফলের বিষয়ে অস্পষ্ট হন, তবে আপনার পাঠক অস্পষ্ট, খুব-কম এবং কাজ করার সম্ভাবনা কম। ফ্লিপ পাশে, আপনার যোগাযোগের লক্ষ্য কী তা স্পষ্ট ধারণা দিয়ে, আপনি আপনার পাঠককে কাজ করার জন্য সন্তুষ্ট করার সম্ভাবনা বেশি। সময় ব্যবসা লেখার সারাংশ হয়। আপনার কাছে দর্শকদের জানাতে মাত্র একটি মুহূর্ত রয়েছে যে আপনি যা বলছেন তা মূল্যবান এবং কর্মের প্রয়োজন।
ধাপ 4: একটি প্রতিবেদক মত চিন্তা করুন।
একজন সাংবাদিকের মত, "পাঁচটি ওয়া এর" উত্তর দেয় - কে, কী, কোথায়, কখন, কেন এবং (কিভাবে)। মনে রাখবেন ব্যবসায়িক বিন্দু বিন্দুতে স্পষ্ট। ইতিহাস এবং "মজাদার" ব্যাকগ্রাউন্ডের বিশদ বিবরণ না দিলে না আপনি সরাসরি পাঠককে যা করতে চান তার সাথে সম্পর্কিত হয় না।
আপনার যদি এমন পাঠক থাকে যা যথেষ্ট পরিমাণে পছন্দ করে তবে আপনার লেখার নিম্নলিখিত প্রশ্নগুলির উত্তর বিবেচনা করুন:
- কেন পাঠক যত্ন?
- কিভাবে পাঠক উপকার?
- পাঠক কি করা উচিত?
- যখন পাঠক এটা করতে হবে?
- পাঠক যদি ব্যবস্থা নেয় তাহলে কি হবে?
- পাঠক যদি কি হবে না পদক্ষেপ গ্রহণ করুন?
- আর কে লাভ করবে? কেন?
- পাঠক কোথায় আরো তথ্যের জন্য যান?
ধাপ 5: বিক্রয় বন্ধ করুন।
আপনার ব্যবসার যোগাযোগ শেষে বিক্রয় জন্য জিজ্ঞাসা করুন। আপনি প্রত্যাশিত কর্ম এবং আপনি এটি আশা যখন পাঠক অনুরোধ। এটি "ক্লোজিং" কৌশল যা মার্কিন দর্শকদের সাথে সবচেয়ে কার্যকর। আন্তর্জাতিক শ্রোতাদের জন্য লেখালেখি করলে বিভিন্ন পদক্ষেপ জড়িত থাকে; তবে, একটি বাধ্যকারী শেষ প্রদান আপনার যোগাযোগ জোরদার হবে।
আসুন একটি উদাহরণ দেখি যা লেখার প্রক্রিয়াটির পাঁচটি ধাপ ব্যবহার করে।
এ: ইভান দত্ত থেকে: সোমা জার্গেনসেন, x555 তারিখ: ২9 ডিসেম্বর, ২010
Re: বর্ধিত সময় বন্ধ (পিটিও) অনুরোধ ক্রমবর্ধমান দক্ষতা সাম্প্রতিক কর্মীদের সভায় আমাদের সময়কে অগ্রাধিকার দেওয়ার জন্য এবং সংস্থার মতো আরো কাজ / জীবন ব্যালেন্স আবিষ্কার করার জন্য আমাদের প্রসেসগুলির দক্ষতা উন্নত করার আপনার ইচ্ছা দ্বারা আপনাকে সরানো হয়েছিল। যে দিন আপনার চিন্তাশীল ধারনা আমাকে আমার একটি ধারণা প্রস্তাব অনুপ্রাণিত। আমাদের মেমোটিকে এমন একটি প্রক্রিয়ার পরিবর্তনের অনুরোধ হিসাবে বিবেচনা করুন যা আমাদের কোম্পানির অযোগ্যতা এবং পুনর্নির্মাণের অসংখ্য ঘন্টা ব্যয় করে। এই পরিবর্তনের অনুরোধের সাথে সশস্ত্র, আপনি প্রসেসগুলি স্ট্রিমলাইন করে জনগণের উপর মনোযোগ দেওয়ার কৌশলটি চ্যাম্পিয়ন করার জন্য আরেকটি কৌশল যোগ করতে পারেন। বর্তমান নীতিটি তাদের কর্মীদের জন্য পিটিওর জন্য তাদের সুপারভাইজারকে ই-মেইল করতে হয়। সুপারভাইজার তারপর কর্মচারীর দিনগুলির তদন্ত করে এবং অনুরোধটি অনুমোদনের আগে কর্মচারীর জন্য আংশিকভাবে একটি ফর্ম পূরণ করে এবং সাইন ইন করে। গত বছর এর পুনর্গঠনের সময় প্রতিটি সংস্থার প্রতিবেদনে রিপোর্ট করা কর্মীদের সংখ্যা বাড়িয়েছে, পিটিওর অনুরোধের জন্য পরিচালকদের সময়গুলির চাহিদা দ্রুত বৃদ্ধি পেয়েছে। শুধুমাত্র একজন সহকারীর সাথে, এইচআর পরিচালক পৃথক কর্মচারী পিটিও আহরণ অনুরোধের জন্য অনুরোধের সাথে জড়িত। ফলাফল যথেষ্ট সময় গবেষণা এবং সন্তুষ্ট অনুরোধ ব্যয়, যা পাশাপাশি অসংখ্য ত্রুটি হয়েছে। কোম্পানির ইন্ট্রানেট ব্যবহার করে ফর্মগুলি বিতরণ এবং এইচআরআইএস সিস্টেমটি কর্মচারী লগইনগুলির সাথে কাস্টমাইজ করার মাধ্যমে, বেশিরভাগ গবেষণা এবং ফর্মগুলি কর্মচারীদের দ্বারা করা যেতে পারে। নিম্নরূপ নতুন সিস্টেম কাজ করবে: এই পদ্ধতিগত পরিবর্তন গ্রহণ কর্মীদের, ম্যানেজার এবং এইচআর জন্য সময় মুক্ত করা হবে। সংরক্ষিত সময়টি রুটিন প্রশ্নগুলির চেয়ে বেশি কর্মচারীদের সাথে ব্যক্তিগত যোগাযোগে ব্যয় করা যেতে পারে, এইচআর দ্বারা সরবরাহিত গ্রাহক পরিষেবা উন্নত করা। বর্তমান নীতির সাথে চলমান সময় এবং সম্পদ হারিয়ে যাবে। বর্তমান নীতি সম্পর্কিত হতাশা সম্পর্কে আরও তথ্যের জন্য, এইচআর সহকারী এবং আমি বছরের প্রথম পর দেখা করতে উপলব্ধ। আমরা এইচআর পরিচালক সঙ্গে একটি সভায় এই পরিবর্তন সমর্থন নির্দিষ্ট বিবরণ প্রদান করার জন্য উপলব্ধ। এই নতুন প্রক্রিয়াটি ছয় মাসের মধ্যে প্রয়োগ করা যেতে পারে, যা এই ক্যালেন্ডার বছরের (২011) উপকৃত হতে এবং দ্রুত নীতিমালা অনুসারে মানুষের উপর মনোযোগ দেওয়ার কৌশলটি হাইলাইট করার অনুমতি দেয়। এই সুযোগ নিয়ে আলোচনা করার জন্য আমি বছরের প্রথম সপ্তাহের মধ্যে আপনার সাথে যোগাযোগ করব। ইতিমধ্যে আপনার যদি কোন প্রশ্ন থাকে তবে আমার মেমোরির শিরোনামটিতে আমার এক্সটেনশানটিতে যোগাযোগ করুন। বিনীত, XXXX এর
মন্তব্য বন্ধ মনে রাখবেন - এমনকি পাঁচ সেকেন্ডের প্রক্রিয়াটি ব্যবহার করে আপনার চিন্তাভাবনা সংগঠিত করার জন্য কয়েক সেকেন্ডেরও উত্সর্গীকৃত বিষয়বস্তুটি নির্বিশেষে আপনার কাজকে উন্নত করতে পারে। প্রতিটি পারস্পরিক সমেত পদক্ষেপের পরে আপনি, ব্যবসায়িক লেখককে আপনার যোগাযোগের জন্য ইতিবাচক ফলাফলগুলি শক্তিশালী যোগাযোগ সহজতর করতে পারেন।
