অফিস প্রশাসন কর্মীদের অফিস কর্মীদের সহায়তা প্রদান। তারা রেকর্ড এবং ফাইলিং সিস্টেম বজায় রাখা এবং প্রায়ই তথ্য এন্ট্রি চার্জ হয়। তারা গ্রাহকের বা ডাটাবেসের একটি ডাটাবেস বজায় রাখতে পারে এবং মেইলিংয়ের জন্য চিঠিপত্র তৈরি করতে পারে এবং তারা সঠিক বিভাগে মেল পাঠ এবং ফরোয়ার্ড করে। কোনও অফিস প্রশাসকের সামগ্রিক লক্ষ্য তাদের সুপারভাইজারের কাজটিকে সহজ করে তুলতে হয়।
ডাটাবেস ব্যবস্থাপনা
অফিস প্রশাসনের কর্মচারী সাধারণত ডেটাবেস তৈরি করার প্রত্যাশিত নন তবে বিস্তারিত বিশদ লিখতে হবে এবং একটি মুহূর্তের নোটিশে কিছু নির্দিষ্ট মানদণ্ড পূরণ করার রেকর্ডগুলি কল করতে সক্ষম হবে। তারা ডাটাবেস তথ্য উপর ভিত্তি করে রিপোর্ট উত্পাদন করতে হবে। এই রিপোর্টগুলি সাধারণত সিনিয়র স্টাফ সদস্যদের বরাবর পাস করা হয় বা একটি সম্মেলনে উপস্থিত।
চিঠিপত্র প্রস্তুতি
চিঠিপত্র সব ক্লায়েন্টদের জন্য উদ্দেশ্যে একটি পৃথক চিঠি বা একটি নিউজলেটার হতে পারে। অফিস প্রশাসন কর্মীদের মেমো এবং ঘোষণা প্রস্তুত এবং সব কর্মীদের তাদের পাঠাতে হবে। অফিস প্রশাসনের কর্মীরা ই-মেইল অনুসন্ধানের সাথে মোকাবিলা করতে পারে এবং যথাযথ বিভাগে ই-মেইল প্রেরণ করতে পারে।
দিবসের ভিডিও
Sapling দ্বারা আপনাকে আনা Sapling দ্বারা আপনি আনাসময়সূচী ব্যবস্থাপনা
বুকিং অ্যাপয়েন্টমেন্ট, পরিকল্পনা সম্মেলন এবং সময়সূচী কর্মীদের কর্মসূচী জানানো ঐতিহ্যগতভাবে একটি কেন্দ্রীয় ডায়েরি মধ্যে সব অ্যাপয়েন্টমেন্ট লিখে এবং কর্মীদের সাপ্তাহিক বা দৈনিক আপডেট পাঠানো বোঝানো। এখন, অধিকাংশ সময়সূচী বৈদ্যুতিনভাবে আউটলুক, আইকাল বা ইউডোরা যেমন ডেটা ম্যানেজমেন্ট প্রোগ্রামগুলির সাথে সম্পন্ন হয়। এটি একটি অফিস প্রশাসনের কর্মীদের সদস্যকে ইলেকট্রনিকভাবে কয়েকটি ক্যালেন্ডার আপডেট এবং প্রকাশ করার অনুমতি দেয়। এই অন্যান্য স্টাফ সদস্যদের প্রয়োজনীয় হিসাবে সমন্বয়, একযোগে ক্যালেন্ডার চেক করতে পারবেন।
উত্তর টেলিফোন
অফিস প্রশাসন কর্মীরা উত্তর দেয় এবং গ্রাহকদের সাথে চুক্তি করে বা তাদের প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য উপযুক্ত বিভাগে স্থানান্তর করে। এটি কল অফিসারের কোনও যোগাযোগের তথ্য সহ বিস্তারিত বার্তা রেকর্ড করার জন্য অফিস প্রশাসনের কর্মীদের কর্তব্য।
