আপনার বস একটি মেমো লেখা একটি চ্যালেঞ্জিং কাজ হতে পারে। এটি আপনার জন্য একটি নির্দিষ্ট বিষয় সম্পর্কে আপনার বসকে লিখতে একটি সুযোগ যা আপনার মনে করা উচিত। তিনি আপনাকে সম্পূর্ণ করার জন্য জিজ্ঞাসা করা হয়েছে যে একটি রিপোর্টের জন্য আপনার ফলাফল হতে পারে। এটি এমনও একটি সমস্যা হতে পারে যা আপনি অফিসে দেখেছেন যেটি আপনাকে সংশোধন করা বা ঠিক করার প্রয়োজন বোধ করা হয়। একটি সংগঠিত মেমো লিখে আপনার বসকে এই তথ্যটি দ্রুত হজম করতে সহায়তা করতে পারে।
$config[code] not foundএকটি শিরোনাম দিয়ে শুরু করুন। শিরোনামের তারিখটি মেমোতে লেখা থাকা উচিত, এটি কী কী তা বর্ণনা করে একটি সংক্ষিপ্ত বাক্যাংশ সহ। এই সমস্যাটি যখন তার দৃষ্টি আকর্ষণ করে এবং বাকি মেমো পড়ার আগে কী সমস্যা হয় তখন আপনার বস জানে। নথিতে আপনার বসের নাম অন্তর্ভুক্ত করুন যদি এটি ভুল হয়ে যায় এবং আপনারও এটি অন্তর্ভুক্ত করে তবে সে কে জানে এটি কে লিখেছে। অনুমান করবেন না কারণ আপনি এটির একটি অনুলিপি আপনার বসকে ইমেল করেছেন যে তিনি মনে রাখবেন যে কে তাকে ইমেল করেছে।
প্রথম অনুচ্ছেদের মধ্যে আপনি কী লিখছেন তা সংক্ষিপ্তভাবে দুই থেকে তিন বাক্যের মধ্যে ব্যাখ্যা করুন। সময় অফিসে মূল্যবান হতে পারে। এই সারসংক্ষেপে আপনার মতামত অন্তর্ভুক্ত করবেন না, শুধুমাত্র সমস্যাটির তথ্য দিন।
আপনার মেমো এর দ্বিতীয় বিভাগে সমস্যাটির মূল পয়েন্ট সরবরাহ করুন। এটি একটি বুলেটযুক্ত তালিকা বা একটি রূপরেখা হিসাবে কাজ করা যেতে পারে। আপনার মূল পয়েন্টগুলির সাথে প্রথম পৃষ্ঠায় যান না, যদি আপনি মনে করেন এটি আপনার বসকে কীভাবে কী পয়েন্টগুলি একে অপরের সাথে সম্পর্কিত হয় তা বোঝার পক্ষে আরও সহজ করে দেবে।
আপনার বস জন্য সমস্যা ব্যাকগ্রাউন্ড তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনি এই তথ্য পেয়েছেন যেখানে আপনার বস জানেন। এই মুহুর্তে যদি আপনার বস আপনি মেমোতে উত্থাপিত সমস্যাটি নির্ধারণ করেন তবে এটি আপনার সাথে সরাসরি যোগাযোগ করতে পারে বা আরও তথ্যের জন্য পড়া চালিয়ে যেতে পারেন।
আপনি উত্থাপিত যে সমস্যা মোকাবেলার উপর আপনার ধারনা অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনার বস ব্যক্তিগতভাবে আপনার সাথে সমস্যাটি মোকাবেলা করতে সক্ষম হবে অনুমান করবেন না। তার কাছে হয়তো সেই সুযোগ থাকতে পারে, কিন্তু যদি মনে হয় যে মেমোতে আপনার ইনপুট থাকতে চান না তবে সমস্যাটি তার মনের মধ্যে তাজা। একটি সমাধান আপনার ধারণা সমর্থন করে যে কোন প্রাসঙ্গিক সংখ্যা বা তথ্য প্রদান করুন।
আপনি পাঠানো মেমো সম্পর্কে আপনার বস আপনার সাথে অনুসরণ করতে জিজ্ঞাসা করুন। অনুরোধ করুন যে আপনার বস আপনার কাছে কোনও চিঠি লিখবে, আপনাকে কল করবে, অথবা আপনার মেমোতে তথ্য নিয়ে আলোচনা করার জন্য আপনার সাথে একটি মিটিং সেট করবে। আপনি আপনার মেমোতে উত্থাপিত সমস্যার সাথে মোকাবিলা করার জন্য আপনার বসকে যা মনে করেন তা হল যোগাযোগের সর্বোত্তম পদ্ধতি।
ডগা
আপনার বস যদি আপনি একই অফিসে থাকেন, তার জন্য মেমো একটি কপি প্রিন্ট আউট। আপনি এটি ইমেল করতে পারেন, তবে অনুলিপিটি ছাপিয়ে এটি যদি তার অফিসের বাইরে বা তার ডেস্ক থেকে দূরে পড়তে চায় তবে এটি তাকে একটি ধাপে সংরক্ষণ করে।
সতর্কতা
আপনার মেমোতে ব্যক্তিগত অনুভূতি বা আবেগগুলি প্রতিফলিত হওয়া এড়াতে এটি একটি ভাল ধারণা। আপনার মেমোতে অন্যদের বা তাদের ধারনাগুলির বিরুদ্ধে কোনও ব্যক্তিগত আক্রমণ করা এড়িয়ে চলুন, মনে রাখবেন যে আপনার দস্তাবেজটি আপনার বসের ব্যতীত অন্য ব্যক্তির দ্বারা পর্যালোচনা করা যেতে পারে।
