সবচেয়ে ছোট ব্যবসার মালিকদের জন্য সবচেয়ে চাপদায়ক সময়গুলির মধ্যে একটি হল যখন নগদ প্রবাহ টাইট হয়ে যায় কারণ ক্রেতাদের কাছ থেকে অর্থ প্রদান করা হচ্ছে না। আপনার ব্যবসায়টি মসৃণভাবে চলতে না পারে এমনটি অপরিহার্য নয়, তবে আপনার গ্রাহকরা সময়মত পদ্ধতিতে অর্থ প্রদান করছেন না।
চালান এবং অর্থ প্রদানের জন্য এই নির্দেশিকাতে, আমরা আপনার গ্রাহকদের চালানোর জন্য আপনার সাথে কিছু ভাল অনুশীলন ভাগ করতে চাই। উপরন্তু, আমরা আপনাকে সময়মত (অথবা যতটা সম্ভব বন্ধ) নিশ্চিত করতে উপায়গুলি ভাগ করতে চাই যাতে আপনাকে নগদ প্রবাহ সম্পর্কে চিন্তা করতে হবে না।
$config[code] not foundচালান সফ্টওয়্যার ব্যবহার করুন
Hiveage মত চালান সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে আপনার ব্যবসার জন্য বিভিন্ন সুবিধা আছে। শুরু করার জন্য, এটি আপনার গ্রাহকদের দেখায় যে আপনার অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়া পেশাদারী এবং সংগঠিত। তারা জানবে যে তারা ফাটলগুলির মধ্য দিয়ে স্লিপ করতে পারবে না এবং পেমেন্ট মিস করবে না।
আপনার শেষে, আপনি নির্দিষ্ট গ্রাহকদের দেওয়া বিশেষ প্রচারগুলির ট্র্যাক রাখতে পারবেন, কত দ্রুত বা ধীরে ধীরে গ্রাহকরা অর্থ প্রদান করতে পারে, কোন চালানগুলি অতীত হয়েছে এবং আরও অনেক কিছু।
গ্রাহকরা তাদের পেমেন্ট ইতিহাসের বিপরীতে তাদের ইনভয়েসিংয়ে আগ্রহী হলে আপনাকে বিস্তারিত প্রতিবেদনগুলি চালাতে সক্ষম হবেন। গ্রাহকরা যে পরিমাণ পণ্য বা পরিষেবাদি পেয়েছেন তার পরিমাণগুলি তাদের চালানো পরিমাণ সম্পর্কিত প্রতিবাদের সময় প্রতিবাদ করতে পারে।
শুরুতে চালান বিবরণ আলোচনা
যখন আপনি একটি নতুন গ্রাহকের সাথে কাজ শুরু করেন, তখন চালান বিবরণটি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব নিশ্চিত করা ভাল। কিছু গ্রাহক কেবল একটি চালান প্রদানের জন্য স্থগিত হবেন কারণ এক জিনিস, যেমন ক্রয় অর্ডার নম্বর, অনুপস্থিত। ইনভয়েসিংয়ের সফল ভবিষ্যত নিশ্চিত করার জন্য শুরু থেকে সঠিকভাবে কী স্থাপন করতে হবে তা এখানে।
একসাথে কাজ শুরু করার জন্য আপনার গ্রাহক আপনার W-9 প্রয়োজন? আপনার গ্রাহক প্রতিটি চালান একটি নির্দিষ্ট প্রকল্প নাম বা পিও নম্বর চান? আপনার গ্রাহকের একাধিক ব্যবসায়িক ঠিকানা আছে এবং সঠিক রাউটিংয়ের জন্য চালানের জন্য নির্দিষ্ট কোনটির দরকার? এই জিনিসগুলি খুঁজে বের করুন যাতে তাদের অর্থ প্রদান বিলম্বের জন্য বৈধ অজুহাত না থাকে।
অধিকাংশ গ্রাহক ইমেইল মাধ্যমে অনলাইন চালিত হচ্ছে জরিমানা। কিন্তু কিছু এখনও যে হার্ড কপি মেইল আসা চাই। অনুযায়ী আপনার চালান পাঠাতে ভুলবেন না।
চালান আসে যখন বিভিন্ন গ্রাহকদের বিভিন্ন নিয়ম আছে। কিছু চালান কোম্পানির মালিকের অনুমোদনের জন্য অবশ্যই যেতে হবে এবং তারপরে অ্যাকাউন্টিংয়ের দিকে তাকাতে হবে। অন্যরা অবশ্যই প্রকল্প পরিচালককে একটি CC দিয়ে অ্যাকাউন্টিং করতে যাচ্ছেন যার সাথে আপনি কাজ করছেন তাই তারা অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য তাদের ঠিকানায় পাঠাতে পারেন।
মাঝে মাঝে, আপনার গ্রাহক থাকবে যেখানে চালানটি অনুমোদনের জন্য একজন ব্যক্তির কাছে পিডিএফ হিসাবে পাঠানো উচিত। তারপর এটি অনুমোদনের জন্য অন্য ব্যক্তির কাছে পাঠানো আবশ্যক। অবশেষে, এটি বৈদ্যুতিনভাবে বাইরে অ্যাকাউন্টিং বিভাগে পাঠানো উচিত।
আপনার গ্রাহকের জন্য প্রক্রিয়াটি কী তা খুঁজে বের করুন এবং সেই অনুসারে এটি অনুসরণ করুন।
পরিষ্কারভাবে আপনার শর্তাবলী সংজ্ঞায়িত
বিস্ময়করভাবে, কিছু লোক পেমেন্ট শর্ত উল্লেখ করে না। তারা চালান প্রাপ্তির পরে ডিফল্ট ছেড়ে চলে যান। আপনার পেমেন্ট শর্তাবলী প্রাপ্তির পরে না হলে, আপনার সেই অনুযায়ী আপনার চালান তাদের পরিবর্তন করা উচিত। অন্যথা, লোকেরা অনুমান করবে যে আপনি ডিফল্ট সেটিং থেকে পেমেন্ট শর্তগুলি পরিবর্তন করেন নি এবং তাদের নিজস্ব অর্থপ্রদান শর্তাদি তৈরি করেন।
পেমেন্ট শর্তাবলী বলার অর্থ, আপনি কাজ করার আগে পণ্যটি প্রেরণ করার আগে আপনাকে অর্থ প্রদান করতে হবে বা অগ্রিম প্রদানের জন্য ছাড় দিতে হবে। আপনার গ্রাহকরা একটু বাঁচানোর সুযোগটি পছন্দ করবেন, এবং আপনি এই বিষয়টি পছন্দ করবেন যে আপনি শক্ত হয়ে যাওয়ার বিষয়ে চিন্তা করতে হবে না।
চালান আশা কখন স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত
আপনার গ্রাহকদের অগ্রিম জানাতে হবে যে আপনি মাসে মাসের শেষে, মাসের প্রথম, মাসের মাঝামাঝি, সাপ্তাহিক, দ্বৈতভাবে, বা কোনও প্রকল্প শেষ হওয়ার পরে চালান করুন। এভাবে তারা জানতে পারবে কখন তারা আপনার চালান পেতে পারে এবং আশা রাখবে এটির সন্ধানে।
দিতে একাধিক উপায় অফার
আপনার 90 শতাংশ গ্রাহক পেপ্যাল ব্যবহার করেন বা অনলাইনে অর্থ প্রদান করেন তা কেবল 10 শতাংশেরও বেশি নয়। আপনার গ্রাহকদের ক্রেডিট কার্ডের মাধ্যমে অর্থ প্রদান বা চেক করার অনুমতি দিয়ে, আপনি আপনার অধিকাংশ গ্রাহকদের জন্য অর্থের সর্বাধিক বাধাগুলি সরাতে সক্ষম হবেন।
আপনার গ্রাহকরা যে ভাবে চান তা প্রদান করতে পারেন তা নিশ্চিত করতে, চালানটিতে আপনার মেইলিং ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করুন এবং পেপ্যালের বাইরে অনলাইন অর্থ প্রদানের জন্য অতিরিক্ত অর্থ প্রদানের বিকল্পগুলি সক্ষম করুন।
পেপ্যালের জন্য ক্রেডিট কার্ড প্রক্রিয়াকরণের বিকল্পগুলি হ'ল স্ট্রিপ, ব্রেট্রি এবং অনুমোদিত। সমস্ত তিনটি একই লেনদেন 2.9% + 0.30 প্রতি লেনদেন। অতিরিক্ত ফি নিম্নলিখিত অন্তর্ভুক্ত।
- ব্রেইনট্রি তাদের মাধ্যমে প্রক্রিয়াকৃত প্রথম 50k এ লেনদেনের ফি চার্জ করে না। তারা আন্তর্জাতিক মুদ্রা লেনদেনের জন্য অতিরিক্ত 1% চার্জ করে।
- ব্রেইনট্রি এবং স্ট্রিপ চার্জ একটি $ 15 চার্জব্যাক ফি।
- আন্তর্জাতিক মুদ্রা লেনদেনের জন্য একটি অতিরিক্ত 2% চোরাচালান চার্জ।
- অনুমোদিত $ 49 সেটআপ ফি, $ 25 মাসিক গেটওয়ে ফি, আন্তর্জাতিক লেনদেনের জন্য 1.5% মূল্যায়ন ফি এবং $ 25 চার্জব্যাক ফি।
সুতরাং আপনি কিভাবে নির্বাচন করবেন? এখানে আপনার ব্যবসা সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করতে কিছু প্রশ্ন।
- আপনি কি ব্যক্তিগতভাবে ফোন বা আপনার মোবাইল ডিভাইসে পেমেন্ট গ্রহণ করতে চান?
- আপনি কি শুধুমাত্র স্ট্যান্ডার্ড ক্রেডিট কার্ড পেমেন্ট (ভিসা, মাস্টারকার্ড, আবিষ্কার, AMEX, ইত্যাদি) গ্রহণ করতে চান নাকি আপনি নতুন পেমেন্ট পদ্ধতিগুলি অ্যাপল পে, বিটকিন, বা ভেঞ্চো গ্রহণ করতে চান?
- আপনি সাবস্ক্রিপশন বিলিং প্রয়োজন? বিভক্ত পেমেন্ট অপশন?
- আপনি বিশ্বব্যাপী এবং পেপ্যাল ব্যবহার করতে পারেন না এমন দেশে গ্রাহকদের আছে?
একবার আপনার এই প্রশ্নের উত্তরগুলি পাওয়ার পরে, আপনি আপনার ব্যবসার জন্য কোনটি সঠিক তা নির্ধারণ করতে আপনার প্রয়োজনীয়তার সাথে পেমেন্ট প্রসেসরগুলির বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে মিলিত হওয়া উচিত।
এছাড়াও, মনে রাখবেন যে যদি আপনার গ্রাহকরা পেপ্যালের মাধ্যমে অর্থ প্রদান না করে তবে তাদের পেপ্যালের বিরুদ্ধে কিছু নেই, তবে তারা ব্রেইনট্রিকে পেপ্যালের মাধ্যমে অর্জিত হওয়ার পরেও তারা ব্রেইনট্রি পছন্দ করতে পারে না।
আপনি চালান প্রেরণ নিশ্চিত করুন
আপনি জানেন যে আপনি আপনার চালান সফ্টওয়্যার উপর নির্ভর করতে পারেন। সুতরাং আপনি অগত্যা এটি করছেন না কারণ আপনি আপনার সফ্টওয়্যারে বিশ্বাস করেন না, তবে সেই প্রথম অনুস্মারকটি পাওয়ার জন্য আরও বেশি, হ্যাঁ, আপনি আপনার চালান পাঠিয়েছেন।
আপনি প্রথমবারের গ্রাহকের কাছে একটি চালান পাঠানোর পরে, যে ব্যক্তিটি চালান গ্রহণ করতে অনুমিত হয় তাকে ইমেল করুন এবং যে কাউকে অনুলিপি করতে হবে যেটি আপনি কেবল আপনার চালানে পাঠিয়েছেন। এটি আপনার প্রকল্প আপডেট সঙ্গে যায় যে একটি নৈমিত্তিক উল্লেখ হিসাবে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে।
আপনি সাধারণত প্রথমবারের মতো গ্রাহকদের বা ক্রেতাদের সাথে নিয়মিতভাবে অর্থ প্রদানের সাথে এটি করতে হবে। প্রথম-সময় গ্রাহকদের সাথে, এটি আপনাকে নিশ্চিত করতে দেয় যে চালান বিশদগুলি সঠিক।
Gentle অনুস্মারক পাঠান
সবাই সময় 100% দিতে হবে না। কিছু লোক বৈধভাবে এত ব্যস্ত হবে যে তারা অচেনাভাবে আপনার চালান সম্পর্কে ভুলে যায়। শুরুতে, আপনি অনুমান করতে চান যে আপনার চালান ভুল করে ভুলে গেছে এবং সেই অনুসারে আপনার অনুস্মারকগুলি ফ্রেম করুন।
একটি চালান পাঠানোর সময়, কোনও চালানের অনুস্মারকের সাথে যোগাযোগ করার কিছু দুর্দান্ত উপায় নিম্নলিখিত পরিস্থিতিতে অন্তর্ভুক্ত, বিশেষ পরিস্থিতিতে জন্য কিছু শব্দ সহ।
- আমি লক্ষ্য করেছি আপনি এখনও আমার চালান দেখতে না। শুধু যদি এটি সঠিকভাবে না ঘটে তবে আমি এটি পুনরায় প্রেরণ করছি। আমি একটি পৃথক ইমেলে পিডিএফের মাধ্যমে একটি অনুলিপি সংযুক্ত করব। আপনি এই দিন ইমেল স্প্যাম ফিল্টার সঙ্গে জানেন না।
- আমি সম্প্রতি নতুন প্রকল্প লঞ্চ সঙ্গে ব্যস্ত হয়েছে জানি। শুধু আপনার ইনবক্সে কবর দেওয়া হলে, গত মাসে এর কাজের জন্য আমার চালান এখানে।
- আমি আশা করি আপনার ভাল সফর হবে! আমি জানি আপনি সম্ভবত অনেকগুলি কাজ করতে পেরেছেন, তাই আমি 30 দিনের মধ্যে থেকে এটি তালিকার শীর্ষে ছিল তা নিশ্চিত করতে চেয়েছিলাম।
- এটি গত মাসে আমার চালান সম্পর্কে একটি বন্ধুত্বপূর্ণ অনুস্মারক। সময় উড়ে যায়, কিন্তু 30 দিন পর থেকে, আমি ভেবেছিলাম আমি আপনাকে জানাতে চাই।
অধিকাংশ ক্ষেত্রে, এই সমস্যার সমাধান করা উচিত এবং আপনি একটি উত্তর পেতে হবে - এবং পেমেন্ট। যদি আপনি একজন ব্যক্তির কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া পাচ্ছেন না, তবে আপনি সর্বদা অন্য কারো কাছে নম্র অনুস্মারক পাঠাতে পারেন। সেই ব্যক্তিকে জানাবেন যে আপনি আপনার চালান সম্পর্কে আর শুনেছেন না এবং আপনি এটি নিশ্চিত করতে চান যে এটি তাদের কাছে তৈরি হয়েছে।
যদি আপনার ব্যক্তিগতকৃত অনুস্মারকগুলির জন্য না থাকে তবে এটিও ঠিক আছে। আপনি পরিবর্তে স্বয়ংক্রিয় অনুস্মারক পাঠাতে চয়ন করতে পারেন!
নিচে আপনার ফুট রাখুন
উপরের অনুস্মারকগুলি যদি অদৃশ্য হয়ে যায়, তবে আপনাকে আরও বেশি আক্রমণাত্মক হতে হবে। চালান গুরুতরভাবে অতীত হয়ে গেছে যদি এটি বিশেষ করে গুরুত্বপূর্ণ। আপনি এই রাস্তা নিতে আগে বিবেচনা কিছু জিনিস আছে।
- আপনি কি এই কোম্পানির গ্রাহক হিসাবে থাকতে চান? যদি আপনি করেন, একটি ধীর পেমেন্ট সহ সহানুভূতিশীল হতে আপনার ভবিষ্যত আনুগত্য উপার্জন করতে পারে।
- আপনি অ প্রদানের কারণে ডেলিভারি বা সেবা বন্ধ করতে পারেন? আবার, এই পছন্দটি আপনি এই কোম্পানির গ্রাহক থাকাতে চান কিনা তা নিচে আসতে পারে।
মন এই উত্তর দিয়ে, অনুযায়ী কাজ। ডিজিটাল্যালি এবং মেল উভয়, আপনার চালান পাঠানো দ্বারা শুরু করুন। আপনার গ্রাহককে কল করুন এবং তাদের জানাতে পারেন যে বিষয়গুলি কঠিন হতে পারে, তবে আপনি সম্মত পরিষেবাগুলি সম্পন্ন করেছেন বা পণ্য সরবরাহযোগ্য পাঠিয়েছেন। সুতরাং, বর্তমান পেমেন্ট অবিলম্বে কারণে হয়।
হ্যাঁ, এই অস্বস্তিকর হতে পারে। কিন্তু এটি ব্যবসা। আপনার গ্রাহক দেরী করে অর্থ প্রদানের একমাত্র বিক্রেতার কাছে সম্ভবত আপনি হবেন না, তাই আপনি এই সমস্যাটিকে কেবলমাত্র প্রয়োগ করতে পারবেন না। কিন্তু আপনি যদি শুধুমাত্র তাদের উপর চাপ দিচ্ছেন তবে আপনি সম্ভবত অর্থ প্রদান করবেন। বা অন্তত প্রথম প্রয়োজনীয় প্রয়োজনীয়তা, ভাড়া, এবং অন্যান্য বিল পরিশোধের পরে।
এই বিষয়টির উপর নির্ভর করে আপনি এবং আপনার গ্রাহক উভয়কে হতাশ হতে পারেন তবে এটি অর্থ প্রদানের ক্ষেত্রে কী হতে পারে। কিছু ছোট ব্যবসার মালিক বিল পরিশোধের কারণে দুই বছর দেরী হিসাবে প্রদান করা হয়েছে। দেরী কখনই ভাল হয় না, এটি আগের তুলনায় ভাল।
Shutterstock মাধ্যমে চালান ইমেজ
আরও মধ্যে: জনপ্রিয় নিবন্ধ 9 মন্তব্য ▼
