ভ্রমণ ব্যবস্থাপনার জন্য সচিবের কর্তব্য

একজন সচিবের দায়িত্ব সাধারণত তার বস এবং / অথবা অন্যান্য কর্মচারীদের জন্য ভ্রমণের ব্যবস্থা অন্তর্ভুক্ত করে। যেহেতু সচিবরা সাধারণত ব্যস্ত কর্মকর্তাদের জন্য সময়সূচী পালন করার জন্য দায়ী হন, তাই তারা তাদের ভ্রমণ পরিকল্পনার যত্নও নেয় এবং হোটেলের রিজার্ভেশন এবং গাড়ী ভাড়াগুলি সহ ব্যবস্থাগুলি যত্ন নেয় তা নিশ্চিত করে।

ভ্রমণ ব্যবস্থা করতে পরিকল্পনা

একজন সচিব একবার আবিষ্কার করেন যে তার বসকে ব্যবসার জন্য ভ্রমণ করতে হবে, সে অবশ্যই আসন্ন ভ্রমণের সঠিক তারিখগুলি শিখতে হবে। আপনার বিভাগ বা অফিসে প্রত্যেকের জন্য ভ্রমণের ব্যবস্থা করার জন্য আপনি যদি দায়ী হন, তবে আপনাকে অবশ্যই একই সময়ে অন্য স্টাফ সদস্যরা ভ্রমণ করছেন কিনা তা নির্ধারণ করতে হবে। আপনি যে কোম্পানির জন্য কাজ করেন তার উপর নির্ভর করে, ভ্রমণের খরচের জন্য আপনি বাজেট নির্ধারণ করতে পারেন বা অ্যাকাউন্টিং বিভাগের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন কিনা তা দেখার জন্য আপনাকে অর্থোপার্জন করতে হবে। আপনার বসের ভ্রমণের জায়গাটি কোথায় আছে সেগুলি অবশ্যই খুঁজে বের করতে হবে, যদি তার কোন পছন্দ থাকে এবং কক্ষের খরচ এবং প্রাপ্যতা পান।

$config[code] not found

ভ্রমণ ব্যবস্থা তৈরি করা

এখন আপনি ভ্রমণের দিন এবং সংখ্যা নিশ্চিত করেছেন, আপনাকে অবশ্যই আসল ভ্রমণের ব্যবস্থা করতে হবে। একজন সেক্রেটারির দায়িত্বগুলিতে অনলাইনে যাওয়া এবং রিজার্ভেশনগুলি নিজের সাথে করা বা সমস্ত বিশদ সহ একটি ট্রাভেল এজেন্সির সাথে যোগাযোগ করা যেতে পারে। বৃহত্তর কোম্পানীর একটি ভ্রমণ বিভাগ থাকতে পারে যেখানে সচিবকে শুধুমাত্র প্রস্তাবিত ভ্রমণপথ প্রদান করতে হবে এবং ভ্রমণ কর্মীদের প্রকৃতপক্ষে সমস্ত ব্যবস্থা করার দায়িত্ব রয়েছে। আপনার দায়িত্ব ব্যবস্থা নিশ্চিতকরণ পর্যালোচনা এবং তারা সঠিক হয় তা নিশ্চিত করা হবে। আপনার বসের বিমানের কোনও সীটিং পছন্দ আছে কিনা তা জানা আবশ্যক, লটবহরের কতগুলি টুকরা নেওয়া হবে এবং যদি কোনও চেক করা দরকার। আপনার বসের উপস্থিতিতে যে মিটিং বা কনফারেন্স অনুষ্ঠিত হচ্ছে তার সীট সংরক্ষণ করার প্রয়োজন হতে পারে এবং আপনি সম্ভবত তার পক্ষে RSVP পাঠানোর জন্য দায়ী হবেন।

ব্যবস্থা সমাপ্তি

ভ্রমণের ব্যবস্থা করার আরেকটি অংশে তিনি দূরে থাকা অবস্থায় আপনার বসের ভ্রমণের প্রয়োজনগুলিও যত্ন নিতে পারেন। আপনার বসকে বিমানবন্দরে পরিবহন প্রয়োজন কিনা বা যদি বিমানবন্দরে তার গাড়ী পার্কিংয়ের জন্য ফেরত দেওয়া হয় তবে আপনাকে অবশ্যই জানা আবশ্যক। আপনার বসের গন্তব্যস্থলে পৌঁছানোর সময় আপনার বসের ভ্রমণের একটি মুদ্রিত কপি সরবরাহ করা উচিত যাতে সে তার দৈনিক সময়সূচী জানতে পারে এবং হোটেলের ঠিকানা এবং মিটিং বা সম্মেলনের অবস্থান অন্তর্ভুক্ত করে। আপনি অগ্রিম একটি ভাড়া গাড়ী সংরক্ষণ করতে পারেন যা তার আগমনের সময়ে উপলব্ধ হবে অথবা হোটেলে হোটেল শাটলটির ব্যবস্থা করতে পারবে। ভ্রমণের ব্যবস্থা করার সময় সচিবের কর্তব্যগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যে ভ্রমণের প্রতিটি দৃষ্টিভঙ্গি আচ্ছাদিত।