এটা সেই গুরুত্বপূর্ণ সভাের জন্য সময়: আপনার ফাইল কোথায় আপনি জানেন?

একটি সংগঠিত মন সংগঠিত আউটপুট তৈরি করে যে কোনও উদ্যোগে সেগুলি জড়িত। একটি সুসংগঠিত ব্যবসায় মানে একটি সংগঠিত মনের শোটি চলছে এবং এটি এমন ব্যবসার লক্ষ্য যা পৌঁছায়।

আপনার শারীরিক স্থান সংগঠিত রাখা সহজ, কিন্তু আর্থিক সাফল্যের পরিপ্রেক্ষিতে এটি ভিত্তি করে যা গণনা করে। বিশেষ করে, আপনার কম্পিউটার ফাইল এবং ফোল্ডার। একটি সংগঠিত কম্পিউটার ছাড়া, একটি নিরপেক্ষ অফিস কোনও শিমের পাহাড়ের মূল্য নয়।

$config[code] not found

একটি সংগঠিত কম্পিউটার তাকান কি ফাইল এবং ফোল্ডার মত

একটি সংগঠিত কম্পিউটারে ফাইল এবং ফোল্ডারগুলি নামযুক্ত এবং সাজানো থাকে যাতে ব্যবহারকারীরা যা খুঁজছেন তা সহজে খুঁজে পেতে পারে। ফাইল সংরক্ষণ এবং ফোল্ডার তৈরি করার সময় বেশিরভাগ লোকেরা এই অভিপ্রায়টি ধরে রাখে, তবে এটি দীর্ঘ স্থায়ী হয় না।

সমস্ত খুব দ্রুত, ডেস্কটপগুলি ক্লাস্টার হয়ে যায়, ফোল্ডারগুলি ওভারফ্লো ডাউনলোড করে এবং অনির্ধারিত ইনস্টলেশন ফাইলগুলি হার্ড ড্রাইভগুলির একটি বড় অংশ গ্রাস করে। বিদ্যমান ফোল্ডারগুলি খুঁজে পাওয়া যাবে না এমন নতুন ফোল্ডারগুলি তৈরি করা হয় এবং ফাইলগুলি সেই সময়ে নামযুক্ত বলে মনে করা হয়। যখন আপনি কোনও মিটিংতে নির্দিষ্ট ফাইলগুলি আনতে বা আপনার সার্ভারগুলিতে ফাইলগুলিতে অ্যাক্সেস করার প্রয়োজন এমন কর্মচারীদের একটি দল পেয়েছেন তখন এটি কাজ করে না। আপনার ফাইলগুলিকে নামকরণ করে আপনার মনে আসা প্রথম জিনিসটি, আপনি অসংগতি তৈরি করছেন।

কম্পিউটার ফাইল সংগঠিত অর্ডার দিয়ে শুরু হয়

ফাইল সংগঠন একটি নামকরণ কনভেনশন দিয়ে শুরু হয়। একটি নামকরণ কনভেনশন আপনার ফাইল নামকরণের জন্য একটি পূর্বনির্ধারিত টেম্পলেট বা গঠন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি নিয়মিত মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড নথি তৈরি করেন, তবে আপনি সেটি এমন একটি ফাইল নাম দিয়ে সংরক্ষণ করতে পারেন যা সৃষ্টি হওয়ার তারিখ থেকে শুরু হয়। যদি আপনার নথিতে বিভিন্ন ইভেন্ট থেকে সংকলিত তথ্য থাকে তবে আপনি আপনার ফাইলগুলিকে " তারিখ + ইভেন্ট নাম + নথি বর্ণনা "এটি আপনার ফাইলগুলিকে ফোল্ডারের মধ্যে প্রথম এবং দ্বিতীয় ইভেন্টের সাথে ভাগ করে নেওয়ার অনুমতি দেয়।

একটি নামকরণ কনভেনশন সহ, যখন আপনি ফাইল নামগুলির একটি তালিকা দেখেন, তখন আপনি তাদের অবিলম্বে চিনতে পারবেন এবং আপনার যা প্রয়োজন তা খুঁজে পেতে সক্ষম হবেন। একটি নামকরণের কনভেনশন ব্যবহার করে বিশ্বের সমস্ত পার্থক্য তৈরি হয়, যেমন আপনি রেভাইঞ্জিন মার্কেটিং দ্বারা প্রকাশিত এই উদাহরণগুলিতে দেখতে পারেন।

আপনি যে কোনও নামকরণ কনভেনশনটি ব্যবহার করেন তার পরে আপনার ফাইল এবং ফোল্ডারগুলি কীভাবে অনুসন্ধান করতে পারে তার উপর ভিত্তি করে থাকা উচিত। বিভিন্ন সহায়ক সংস্থার সরঞ্জামগুলির বিবরণগুলির মধ্যে, সেটাপ একটি গুরুত্বপূর্ণ বিন্দু তৈরি করে: একটি ভাল ফাইলের নাম আপনাকে এটি খোলা ছাড়াই কী ফাইল রয়েছে তা জানার অনুমতি দেয়। যদি এটি খুব দেরী হয়ে থাকে এবং আপনার কাছে অসাধারণ নামের সাথে কয়েকটি ফাইল থাকে তবে আপনার নামকরণের জন্য একটি নামকরণের প্রচলন এবং একটি বাল্ক নামকরণের অ্যাপ্লিকেশনের জন্য কয়েক মিনিটের প্রয়োজন।

আপনি ফাইল এবং ফোল্ডার পুনরায় নামকরণ শুরু করার আগে, একটি পরিষ্কার নামকরণ কনভেনশন সঙ্গে আসা। একটি নামকরণ কনভেনশনটিতে ফাইলের নামতে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত যেমন:

তারিখ তৈরি করা হয়েছে তারিখ। বিপণন ফাইলের জন্য, এই ভাল কাজ করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি পাঠানোর আগে Word নথিতে আপনার ইমেল নিউজলেটার তৈরি করুন এবং আপনি একাধিক পুনর্বিবেচনা তৈরি করুন। আপনি তৈরি করা তারিখের সাথে প্রতিটি নতুন খসড়া সংরক্ষণ করতে চান। এই ভাবে, যদি আপনি সিদ্ধান্ত নেন যে আপনি গতকাল তৈরি করা খসড়াটিতে ফিরতে চান তবে আপনি তা করতে পারেন।
ফাইল কন্টেন্ট উপস্থাপন তারিখ। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি ঐতিহাসিক ইভেন্টগুলির ডেটা সংগ্রহ করছেন যেটি টাইমলাইনে প্রবেশ করা হবে, তবে আপনি ফাইলের নামের মধ্যে ঐতিহাসিক ইভেন্টের তারিখটি ব্যবহার করতে চাইতে পারেন। আপনি যখন কোনও ফোল্ডারে এই ফাইলগুলি দেখেন, তখন তারা তারিখ অনুসারে আলফানিউমেরিকভাবে সংগঠিত হবে, ক্রমান্বয়ে ক্রমানুসারে সামগ্রীটি সরানো সহজ করে।
আপনার কন্টেন্ট থেকে প্রাপ্ত হয়েছিল অবস্থান। আপনি যদি নেটওয়ার্কিং ইভেন্টগুলিতে উপস্থিত থাকাকালীন তথ্য সংগ্রহ করেন, তবে ফাইলের নাম যোগ করা আপনাকে পরবর্তীতে সঠিক তথ্য অ্যাক্সেস করতে সহায়তা করবে। আপনার কাছে হঠাৎ উপলব্ধি হতে পারে এবং গত বছরের ডিজিটাল হলিউড থেকে তথ্য ধারণকারী ফাইলটি অ্যাক্সেস করতে হবে, তবে যদি না আপনি ফাইল নামতে "ডিজিটাল হলিউড" বা "DH" রাখেন, তবে এটি খুঁজে পেতে আপনাকে দস্তাবেজগুলি খুলতে হবে।
নির্দিষ্ট তারিখ বিকল্প। একটি পূর্ণ তারিখ ব্যবহার করার পরিবর্তে, "08-12-2015," আপনি আপনার ফাইলের নামতে চতুর্থাংশগুলি উল্লেখ করতে চাইতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, "2015-Q3" 2015 এর তৃতীয় ত্রৈমাসিকে প্রতিনিধিত্ব করবে। যদি আপনি কোনও তৃতীয় ত্রৈমাসিকে তথ্য উল্লেখ করতে চান তবে আপনার ফাইলের নামগুলি চতুর্থাংশে সংগঠিত করা উচিত। অন্যথায়, আপনি সঠিক ফাইলটি পেয়েছেন তা জানার আগে আপনাকে নির্দিষ্ট তারিখগুলি চতুর্থাংশগুলিতে অনুবাদ করতে গণিত করতে হবে।

আপনি স্বজ্ঞাত নামকরণ কনভেনশন প্রয়োজন

কনভেনশন নামকরণ ছাড়া সংরক্ষিত ফাইল খুঁজে পাওয়া কঠিন। যদি আপনি বা আপনার কোম্পানির কেউ ফাইল খুঁজে পেতে সংগ্রাম করেন, তবে এটি একটি নামকরণ কনভেনশন তৈরি এবং বাস্তবায়ন করতে খুব দেরী না।

Shutterstock মাধ্যমে ছবি