ফ্যাক্স, বা ফ্যাক্সিমিল দ্বারা একটি নথি পাঠানোর সময় একটি কভার শীট, নথির মতোই গুরুত্বপূর্ণ। কভার শীটটি ফ্যাক্সের জন্য কে, কতগুলি পৃষ্ঠা থাকা উচিত এবং নথিটি কী নির্দেশ করে এবং এর জন্য কী ব্যবহার করা উচিত তা সম্পর্কে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য সরবরাহ করে।
টেমপ্লেট খোলা বা কাগজের আকারে, কভার শীটের উপরে সমস্ত তথ্য পূরণ করুন। আপনার যদি এমন ব্যক্তির নাম থাকে যার আপনি ফ্যাক্স করছেন তবে এটি ব্যবহার করুন। অন্যথায় বিভাগ বা ব্যবসার নাম ব্যবহার করুন। আপনি যে ফ্যাক্স নম্বরটি পাঠাতে যাচ্ছেন এবং ব্যক্তির, বিভাগ বা ব্যবসায়ের ফোন নম্বরটি অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। এটি ফ্যাক্স গ্রহণকারী ব্যক্তি বা ক্লার্ককে সঠিক ব্যক্তি বা স্থানটিতে তথ্য পেতে সহায়তা করে।
$config[code] not foundকভার পৃষ্ঠা সহ পৃষ্ঠাগুলির সমস্ত গণনা করুন, এবং পৃষ্ঠাগুলির সংখ্যাটির জন্য স্থানটিতে সংখ্যা রাখুন। এটি প্রাপক নিশ্চিত করে যে তারা ট্রান্সমিশনে যেকোনো পৃষ্ঠা হারাতে পারে না।
ফর্ম আপনার সনাক্তকারী তথ্য সব রাখুন। এই ধরনের যোগাযোগের সাথে কাজ করার সময়, প্রাপককে আপনার এবং পাঠানো দস্তাবেজটি সনাক্ত করার কোনও সমস্যা নেই, সেইসাথে কীভাবে তথ্য ব্যবহার করা উচিত তা গুরুত্বপূর্ণ।
ফ্যাক্স বিষয় অন্তর্ভুক্ত করুন। যদি এটি কোনও ধরনের অ্যাকাউন্ট সম্পর্কিত হয় তবে বিষয় লাইনের অ্যাকাউন্ট নম্বর অন্তর্ভুক্ত করুন। যদি এটি একটি প্রকল্প বা প্রোগ্রাম সম্পর্কিত হয়, বিষয় লাইন যে রাখা। নোট জন্য এলাকায়, নথি সম্পর্কে আলোচনা সংক্রান্ত কোন তথ্য অন্তর্ভুক্ত।
অন্যান্য সমস্ত পৃষ্ঠার শীর্ষে কভার শীট স্থাপন করুন যাতে এটি প্রথম মাধ্যমে আসে। এই ফ্যাক্স মাধ্যমে আসে যখন তিনি সব নথি প্রাপ্ত হয়েছে কিনা প্রাপক জানতে হবে। তারপরে, আপনি সাধারণত হিসাবে ফ্যাক্স পাঠান।
সতর্কতা
আপনার তথ্য অন্য কারো কাছে যায় না তা নিশ্চিত করার জন্য প্রেরণ করার আগে ফ্যাক্স নম্বরটি দুবার-চেক করুন।
