প্রথাগত ফাইল সংস্থার উপকারিতা এবং অসুবিধা

ঐতিহ্যগত কাগজ ফাইলিং ব্যাপকভাবে প্রতিস্থাপিত হয়েছে বা কম্পিউটার ডাটাবেসের মধ্যে ফাইল স্টোরেজ দ্বারা সাহায্য। ঐতিহ্যগত ফাইলিং সুবিধা এবং অসুবিধা আছে। কাগজ ফাইলগুলি আপনার আঙ্গুলের ছাপে এবং সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য হলেও, তারা প্রচুর পরিমাণে স্থান এবং বর্জ্য কাগজ গ্রহণ করে। একটি প্রথাগত ফাইলিং সিস্টেম আপনার জন্য সঠিক কিনা তা নির্ধারণ করা আপনার ব্যবসায়ের উপর নির্ভর করে। আইনি রেকর্ডগুলি রাখা সংস্থাগুলি এবং সংস্থাগুলির হয়তো মনে হতে পারে যে তাদের ফাইলগুলি এত দ্রুত পরিবর্তিত হয়েছে বা তাড়াতাড়ি বাড়ছে যে ঐতিহ্যগত কাগজ ফাইলিংয়ের দৈনিক বিকাশের একমাত্র উপায়।

$config[code] not found

অ্যাক্সেস সহজ

ঐতিহ্যগত ফাইল সংস্থা অ্যাক্সেস সহজ। ফাইল একটি কেন্দ্রীয় অবস্থান শারীরিকভাবে হয়। আপনি যদি কিছু খুঁজে না পান তবে যতক্ষণ না আপনি যা খুজছেন তা খুঁজে পেতে যতক্ষণ না আপনি প্রতিটি ফাইলের মধ্য দিয়ে যেতে চান ততক্ষণ আপনি ব্যয় করতে পারেন। দেখতে পাওয়ার সময়, স্পর্শ এবং আপনার প্রয়োজনের যে কোনও ফাইল পড়তে পারে তা আপনার ব্যবসার দিকগুলি কীভাবে উদ্ভাবন করতে হয় সে সম্পর্কে চিন্তা করতে সহায়তা করে।

সহজে বোধগম্য

ঐতিহ্যগত ফাইলিং সিস্টেম সাধারণত বুঝতে সহজ। ফাইলগুলি বিভিন্ন উপায়ে সাজানো যেতে পারে, বর্ণানুক্রমিকভাবে, বিষয় বা দক্ষতা সেটের মাধ্যমে, সংখ্যাসূচকভাবে, তারিখ অনুসারে, অবস্থানের মাধ্যমে বা গুরুত্বের ভিত্তিতে। আপনি যদি ফাইলিং সিস্টেমটি প্রাথমিকভাবে ব্যবহার করা না বুঝেন তবেও আপনি ফাইলগুলির মাধ্যমে যাচ্ছেন এবং তাদের সংজ্ঞায়িত ফ্যাক্টরগুলিতে মনোযোগ দিচ্ছেন।

দিবসের ভিডিও

Sapling দ্বারা আপনাকে আনা Sapling দ্বারা আপনি আনা

সেকেলে

অন্যদিকে, প্রচলিত কাগজ ফাইলগুলি কম্পিউটার ফাইলিংয়ের সাথে অনেক সংস্থায় প্রতিস্থাপিত হয়েছে। আরো কোম্পানি অফিসে কম্পিউটার স্ক্যান এবং তাদের ফাইল ডাউনলোড করা হয়। এই পদ্ধতিতে, কর্মীরা ফাইলগুলি খুঁজে পেতে এবং অনুসন্ধান ডেটাবেস সফ্টওয়্যার, সময় সংরক্ষণ এবং উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি করে তাৎক্ষণিকভাবে আপলোড করতে পারে।

রক্ষা করা কঠিন

ঐতিহ্যগতভাবে সংগঠিত ফাইলগুলি রক্ষা করা কঠিন। আগুন বা অন্যান্য প্রাকৃতিক দুর্যোগ ফাইলগুলিকে ধ্বংস করতে পারে, যার ফলে ক্ষতিগ্রস্ত ব্যবসা হতে পারে। ঐতিহ্যবাহী ফাইলগুলির ব্যাক আপ নেওয়া সময়সীমার মধ্যে, এবং অনুলিপি, লেবেল এবং পুনরায় ফাইল করার কয়েক ঘন্টা সময় নেয়।

স্থান এবং দক্ষতা অভাব

ঐতিহ্যগত ফাইল প্রতিষ্ঠান হাত আউট পেতে পারেন। সংগঠনের জন্য ফাইলগুলির সংখ্যা আপনার ব্যবসার সাথে বৃদ্ধি করে; এটি যে সমস্ত paperwork জন্য স্থান খুঁজে পেতে ডাটাবেস একটি ব্যথা হতে পারে। দক্ষতা ফাইলিং দক্ষতা একটি চ্যালেঞ্জ হতে পারে।