কোনও গ্রাহকের অনুসন্ধানের সমাধান করার জন্য প্রয়োজনীয় একটি গুরুত্বপূর্ণ টুকরা নথির সাথে পুরানো ফোল্ডার অনুসন্ধানে ক্যাবিনেটের ফাইলিংয়ের মাধ্যমে রাইফেল করতে বাধ্য হবেন।
আচ্ছা, দায়ের করা কাগজের দস্তাবেজের মধ্যে থাকা তথ্যগুলি সন্ধান করা, হতাশাজনক, এবং কোন সন্দেহ নেই যে আপনি হতাশ হবেন। যাইহোক, যখন আপনি আপনার পুরানো নথি স্ক্যান করেন এবং ইলেকট্রনিক ডেটাবেসে সেগুলি সংরক্ষণ করেন, এটি ডকুমেন্ট পরিচালনাকে আপনার ব্যবসায়ের জন্য আরও সহজ এবং আরও দক্ষ করে তুলতে পারে।
$config[code] not foundডকুমেন্ট স্ক্যানিং কি?
ডকুমেন্ট স্ক্যানিং, ডকুমেন্ট ইমেজিং নামেও পরিচিত, কেবল একটি কাগজ নথি (বা একটি মাইক্রোফিল্ম) এর ডিজিটাল চিত্র ধরে রাখার প্রক্রিয়া হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়।
ইউকে-ভিত্তিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট এবং স্ক্যানিং সার্ভিস কেফ্রন সম্পর্কিত একটি নথি ইমেজিং বিশেষজ্ঞ নীল ম্যাককেভির একটি ইমেল প্রতিক্রিয়াতে ক্ষুদ্র ব্যবসায়ের ট্রেন্ডসকে বলেন, "আপনার কাগজপত্রগুলি ইলেকট্রনিক অনুসন্ধানযোগ্য চিত্রগুলিতে রূপান্তরিত হয়, যা আপনার ব্যবসার প্রক্রিয়াটিকে ব্যাপকভাবে সহায়তা করতে পারে।"
ডিজিটাল ফরম্যাটে ভৌত নথিতে রূপান্তর করার পুরো প্রক্রিয়াটিতে অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রেকগনিশন (ওসিআর) সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে চিত্র স্ক্যানিং এবং ক্যাপচার অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। ওসিআর বুদ্ধিমানভাবে ডিজিটাল ছবিগুলিকে স্বীকৃতি দেয় এবং পাঠ্য দস্তাবেজে পরিণত করে যাতে কোনও দস্তাবেজের মধ্যে কীওয়ার্ড অনুসন্ধানের অনুমতি দেয়।
"সঠিকভাবে সম্পন্ন হলে, দস্তাবেজ স্ক্যানিং আপনার ব্যবসাকে আরও ভালোভাবে পরিচালিত করে এবং আপনার সময় এবং অর্থ উভয়ই সংরক্ষণ করতে পারে," ম্যাককেভার যোগ করে।
স্ক্যানিং ডকুমেন্টস ব্যবসা সুবিধা
ম্যাককেইভারের মতে, ছোট্ট এবং কর্পোরেট গ্রাহকদের সবচেয়ে কার্যকরী এবং সময়মত পদ্ধতিতে তাদের তথ্য ব্যবস্থাপনা সিস্টেম বাস্তবায়ন এবং বজায় রাখতে সহায়তা করার জন্য তাদের বিবৃত কাজটি হ'ল আপনার ব্যবসার জন্য ডকুমেন্ট স্ক্যানিং (বা ইমেজিং) মূল্যবান হতে পারে এমন অনেকগুলি কারণ রয়েছে।
তিনি ব্যবসায়ের জন্য দস্তাবেজ স্ক্যানিংয়ের ছয়টি কী সুবিধা ব্যাখ্যা করেছেন:
1. ডকুমেন্ট স্ক্যানিং আপনাকে সময় এবং অর্থ সঞ্চয় করে
আপনার বোতামের ক্লিকে আপনার সমস্ত ফাইল এবং দস্তাবেজে সহজ অ্যাক্সেসের মাধ্যমে, আপনার বা আপনার কর্মীদের আপনার প্রয়োজনীয় নথিটি সনাক্ত করার জন্য বাক্স এবং ফাইলগুলির মাধ্যমে অনুসন্ধানের সময় নষ্ট করতে হবে না। আপনি এমন কর্মের জন্য কর্মচারীকে অর্থ প্রদান করবেন না যা কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে সম্পন্ন হওয়াতে সময় লাগতে পারে।
2. ডকুমেন্ট স্ক্যানিং আপনার গ্রাহক সেবা উন্নত
ডকুমেন্ট ইমেজিংয়ের সাহায্যে, আপনি একটি ফাইলের প্রতিটি অংশকে ডিজিটাইজ করতে পারেন এবং এটি মেটাডেটের পরিসর সহ সূচী নির্ধারণ করতে পারেন। এর অর্থ হল যদি আপনি কোনও নির্দিষ্ট তথ্যের তথ্য যেমন - চালান সংখ্যা হিসাবে প্রয়োজন - তা আপনি তাৎক্ষণিকভাবে খুঁজে পেতে পারেন। আপনি যত দ্রুত সম্ভব আপনার গ্রাহকদের চাহিদা পূরণ করতে চান, এটি বিশেষ করে দরকারী।
3. ডকুমেন্ট স্ক্যানিং স্টোরেজ স্পেস কমিয়ে দেয়
আপনার সমস্ত প্রকৃত নথি ডিজিটাল ফাইলগুলিতে রূপান্তরিত করে, আপনার কাছে তাদের কাছে বন্ধ রাখার প্রয়োজন নেই। তারা বক্স আপ এবং নিরাপদ, উত্সর্গীকৃত সাইট, আরো গুরুত্বপূর্ণ জিনিস এবং আপনার কাগজ ফাইল স্টোরেজ সঙ্গে যুক্ত খরচ হ্রাস করার জন্য আপনার অফিসে স্থান বিনামূল্যে আপ জাহাজ করা যাবে।
4. ডকুমেন্ট স্ক্যানিং নিরাপত্তা উন্নত
যেহেতু আপনার সাইটে এই কাগজের ফাইলগুলির প্রয়োজন হবে না, তাই আপনি তাদের বিশিষ্ট সুরক্ষা প্রোটোকলগুলিতে ডেডিকেটেড স্টোরেজ সুবিধাগুলি রাখতে পারেন। আপনার অফিসে নিরাপত্তা সম্পর্কে আপনার কোনও চিন্তা করতে হবে না, কারণ সমস্ত ডিজিটাল ফাইল এবং ব্যাকআপগুলি অত্যন্ত নিরাপদ সার্ভারে দূরবর্তীভাবে সংরক্ষণ করা যেতে পারে।
5. ডকুমেন্ট স্ক্যানিং আপনাকে ভাগ করে নেওয়ার অনুমতি দেয়
কাগজ বেশী উপর ডিজিটাল ফাইল অন্য দুর্দান্ত সুবিধা হল ডকুমেন্ট ভাগ। যখন প্রয়োজন হয় তখন একাধিক সহকর্মীরা একই নথিতে অ্যাক্সেস করতে পারে, আবার নষ্ট হয়ে যাওয়া সময়টি হ্রাস করতে পারে যেখানে কাগজ ফাইলগুলি অবশ্যই এক বিভাগ থেকে অন্য বিভাগে প্রেরণ করা উচিত।
6. ডকুমেন্ট স্ক্যানিং আপনাকে সম্মতি রেগুলেশন পূরণ করতে সহায়তা করে
পরিশেষে, আপনি হয়ত দেখতে পারেন যে আপনার শিল্পের সম্মতি পদ্ধতিগুলি আপনাকে কিছু নথি ডিজিটালভাবে পাশাপাশি শারীরিকভাবে রাখতে হবে। একটি নিরাপদ এবং কার্যকরী ডকুমেন্ট ইমেজিং সমাধান স্থাপন করা এখন আপনার সময় এবং প্রচেষ্টাকে লাইনের নিচে সংরক্ষণ করতে পারে।
Shutterstock মাধ্যমে ছবি স্ক্যান করা
3 মন্তব্য ▼
