একটি দায়িত্ব আছে সবচেয়ে ছোট ব্যবসা মালিক সম্ভবত ভুলে যেতে চান। কিন্তু একমাত্র স্বত্বাধিকারীর চেয়ে বড় কিছু চালানোর জন্য এটি অপরিহার্য। আপনার কর্মীদের রেকর্ড রাখা আপনার দায়িত্ব। এটি একটি ব্যবসা চালানোর সবচেয়ে উত্তেজনাপূর্ণ অংশ হতে পারে না, যদিও এটি গুরুত্বপূর্ণ।
কর্মচারী রেকর্ড ধারণ প্রয়োজনীয়তা
ফেডারেল, রাজ্য এবং স্থানীয় সরকারগুলির প্রত্যেকের কর্মচারী এবং ব্যবসা উভয়কে সুরক্ষিত রাখার জন্য ভাড়া দেওয়া এবং অন্যান্য HR ফাংশন সম্পর্কে সঠিক ডকুমেন্টেশন রাখার সময় বিভিন্ন প্রয়োজনীয়তা রয়েছে। একটি ব্যবসা হিসাবে, হাতে এই রেকর্ডগুলি রাখতে ব্যর্থ হলে আপনাকে নিজেকে রক্ষা করার জন্য কোনও কাগজপত্র ছাড়াই ভুল সমাপ্তি মামলা বা অনুরূপ প্রতিক্রিয়াগুলি খুলতে পারে। কর্মীদের রেকর্ড রাখার সময় আপনার ব্যবসার সন্তুষ্টি থাকতে পারে এমন কিছু প্রয়োজনীয়তা এখানে রয়েছে।
$config[code] not foundএক বছরের জন্য নিয়োগের রেকর্ড রাখুন
যখন আপনি কোনও নতুন অবস্থানের জন্য নিয়োগ দিচ্ছেন, আমেরিকান বিধিবিধান আইন এবং শিরোনাম VII এর মত ফেডারেল বিধিবদ্ধগুলি আপনাকে আপনার নিয়োগের প্রক্রিয়াতে বৈষম্যমূলক হতে হবে। চাকরি না পেলেও কোনও মামলা দায়ের করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার সিদ্ধান্ত নেওয়ার পরে কমপক্ষে এক বছরের জন্য আপনাকে নিয়োগের প্রক্রিয়া থেকে সমস্ত অ্যাপ্লিকেশন, সারসংকলন এবং অন্যান্য ডকুমেন্টেশন রাখা উচিত।
তিন বছরের জন্য Payroll রেকর্ডস রাখুন
কর্মীরা যে কাজ করেছে তার জন্য মোটামুটিভাবে ক্ষতিপূরণ দেওয়া হয় এবং আপনার ব্যবসাটি কোন অতিরিক্ত সময় এবং ন্যূনতম মজুরির প্রয়োজনীয়তাগুলির সাথে সঙ্গতিপূর্ণ কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য Payroll রেকর্ডগুলি অপরিহার্য। আইনের জন্য আপনাকে তিন বছরের জন্য অব্যাহতিপ্রাপ্ত কর্মচারীদের হাতে এই রেকর্ড রাখতে হবে। যাইহোক, কর্মচারীরা যদি মনে করেন যে তারা যেকোন ওভারটাইম কাজ করার জন্য ফেরত দেওয়া হয়েছে বলে মনে করেন তবে মামলাগুলিও চয়ন করতে পারেন। সুতরাং আপনি বন্ধ করার পাঁচ বছর পর্যন্ত তাদের হাতে রাখতে এটি উপকারী হতে পারে।
সমাপ্তির পর এক বছরের জন্য I-9 ফর্ম রাখুন
ব্যবসার জন্য আই -9 ফর্মগুলি প্রয়োজন হয় যা তারা যাচাই করে যে একজন কর্মী মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের কাজের জন্য যোগ্য। আইন অনুসারে, কোনও কর্মচারী নিয়োগের পরে তিন বছর বা কর্মচারীটির অবসান হওয়ার এক বছর পরে আপনাকে এই ফর্মগুলি রাখতে হবে, যে তারিখটি পরে আসে। আপনি অন্যান্য কর্মীদের রেকর্ড থেকে আলাদাভাবে এই ফর্ম সংরক্ষণ করতে হবে।
সমাপ্তির পর পাঁচ বছরের জন্য পৃথকীকরণ কাগজপত্র রাখুন
যদি আপনি কোনও ভুল ত্রুটিযুক্ত সমস্যাগুলির মুখোমুখি হন তবে বাতিল বা বিচ্ছেদ সম্পর্কিত কাগজপত্র রাখা অপরিহার্য। পদত্যাগপত্র এবং পাঁচ বছরের জন্য কর্মচারী পাতা এবং বিচ্ছেদ কাগজপত্র পরে তিন বছর ধরে হস্তক্ষেপ চিঠিপত্র প্রস্থান রাখুন।
অবসানের পর তিন বছরের জন্য FMLA Leave প্রতিবেদন রাখুন
পারিবারিক চিকিৎসা ছুটি আইনটি যোগ্য কর্মচারীকে অবৈতনিক ছুটি পায় যেখানে তাদের চাকরি একটি মেডিকেল বা পারিবারিক সমস্যা ঘটলে সুরক্ষিত থাকে। যদি একজন কর্মচারী এফএমএলএ ছেড়ে চলে যাওয়ার অনুরোধ জমা দেয়, তবে সেই কর্মচারীটি আপনার ব্যবসার সাথে অংশীদার হওয়ার পরে কমপক্ষে তিন বছর ধরে আপনার রেকর্ডগুলিতে রাখা উচিত কিনা তা সত্ত্বেও ছুটি দেওয়া হয়েছে কিনা তা নির্বিশেষে।
ছয় বছরের জন্য অবসর বিনিময় ফর্ম রাখুন
আপনি যদি কর্মীদের অবসর গ্রহণের সুবিধা প্রদান করেন তবে কর্মচারী অবসর নেওয়ার আয় আইন নিরাপত্তা আইন অনুযায়ী কর্মীকে ছেড়ে দেওয়া বা অবসান হওয়ার অন্তত ছয় বছর পরে আপনাকে সেই তথ্যটি হাতে রাখা উচিত। উপরন্তু, আদালতগুলি নির্ধারিত করেছে যে কর্মীদের মামলাটি যথেষ্ট পরিমাণে কভারেজ প্রমাণ করার দায়বদ্ধতার পরিবর্তে কর্মচারী মামলাগুলিতে পর্যাপ্ত কভারেজ এবং বেনিফিট সরবরাহ করে প্রমাণ করার কোম্পানির দায়িত্ব।
পাঁচ বছরের জন্য ড্রাগ টেস্ট রেকর্ডস রাখুন
কিছু ক্ষেত্রে, ব্যাকগ্রাউন্ড চেক এবং ড্রাগ পরীক্ষার তথ্য অন্যান্য নিয়োগের তথ্যের মান অধীনে পড়ে যেতে পারে। যাইহোক, যদি কাজটি পরিবহন সম্পর্কিত হয় তবে আপনাকে পরিবহন অধিদফতরের নিরাপত্তা প্রবিধানের অংশ হিসাবে পাঁচ বছরের জন্য সঞ্চালিত কোনও ড্রাগ পরীক্ষাগুলির রেকর্ড রাখতে হবে।
চার বছরের জন্য কর্মচারী ট্যাক্স রেকর্ডস রাখুন
কর্মীদের সাথে সম্পর্কিত করের ক্ষেত্রে, আইআরএস একটি অডিট ক্ষেত্রে চার বছর ধরে রেকর্ড রাখা রাখার সুপারিশ করে। এই সমস্ত মজুরি, পেনশন পেমেন্ট, টিপ তথ্য, W-2 এবং W-4 ফর্ম, এবং অন্য কোন সম্পর্কিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
পাঁচ বছর ধরে কর্মচারী স্বাস্থ্য এবং নিরাপত্তা রেকর্ড রাখুন
পেশাগত সুরক্ষা ও স্বাস্থ্য আইনটি আপনাকে একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং অন্য কোন প্রাসঙ্গিক তথ্য সহ কর্মক্ষেত্রে প্রাপ্ত কর্মচারী আহত এবং অসুস্থতার রেকর্ডগুলি গ্রহণ এবং রাখতে হবে। এটি নিশ্চিত করা যে কর্মচারীদের একটি নিরাপদ পরিবেশের পরিবেশ সরবরাহ করা হয়েছে এবং যে কোনও বিষয়গুলি সেই অনুযায়ী পরিচালিত হয়।
সাত বছরের জন্য বেকারত্ব বীমা তথ্য রাখুন
বেকারত্ব বীমা রেকর্ড প্রয়োজনীয়তা রাষ্ট্র দ্বারা পরিবর্তিত হয়। তবে, কিছু ক্ষেত্রে, আপনাকে সেই রেকর্ডগুলি চার থেকে সাত বছরের মধ্যে রাখতে হবে। বিশেষত, ওয়াশিংটন ডিসি ব্যবসার জন্য সাত বছরের জন্য ঐ রেকর্ড রাখা প্রয়োজন।
পাঁচ বছরের জন্য চুক্তি রাখুন
আপনি যদি স্বাধীন ঠিকাদার বা তৃতীয় পক্ষের সাথে কাজ করেন, তবে আপনাকে কিছু রাষ্ট্র রেকর্ড রাখার প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে হবে। ভার্জিনিয়ায়, চুক্তির পরে পাঁচ বছরের জন্য ব্যবসায়ের হাতে চুক্তি রাখা প্রয়োজন। এবং কিছু অন্যান্য রাজ্যের মধ্যে তিন এবং চার বছরের মধ্যে একই প্রয়োজনীয়তা আছে।
Shutterstock মাধ্যমে ছবি
2 মন্তব্য ▼
