আপনার নিরাপত্তা মিটিং সময় মিনিট রাখা খুব গুরুত্বপূর্ণ। আপনার কোম্পানির ইতিহাসের ট্র্যাক রাখতে সহায়তা করার পাশাপাশি, আপনার কোম্পানির বিরুদ্ধে কোনো মামলা উত্থাপিত হলে মিনিটগুলিও আদালতে ব্যবহার করা যেতে পারে। এখানে আপনার মিনিট তৈরি করার জন্য পদক্ষেপ।
আপনি কলম এবং কাগজ, বা আপনার ল্যাপটপ সঙ্গে মিনিট আপনার রুক্ষ খসড়া রেকর্ড কিনা তা নির্ধারণ করুন। অবশেষে, একটি কপি অনুপস্থিত হলে বা ঘটনাক্রমে মুছে ফেলা হলে মিনিটের অন্তত দুটি কপি থাকা ভাল হবে।
$config[code] not foundপ্রতিটি সভায় উপস্থিত তারিখ, অবস্থান এবং সদস্যদের রেকর্ড।
আপনার মিনিটে এজেন্ডা একটি কপি সংযুক্ত করুন। যদি আপনার এজেন্ডাটির অনুলিপি না থাকে, তাহলে মিটিংয়ের জন্য পরিকল্পিত এজেন্ডাটি লিখুন।
কোন ভোট, নিরাপত্তা উদ্বেগ, আপত্তি এবং ভবিষ্যতের পরিকল্পনা নোট নিন। আপনি কী অন্তর্ভুক্ত করতে চান সে সম্পর্কে কোন প্রশ্ন থাকলে বা উপেক্ষা করা ঠিক আছে কি না, আপনার সুপারভাইজারকে জিজ্ঞাসা করুন।
সভার পরে আপনার নোটগুলি পুনর্বিবেচনা এবং সংশোধন করুন এবং আপনার রেকর্ডগুলির জন্য কয়েক মিনিটের পরিষ্কার কপিটি পরিষ্কারভাবে বা মুদ্রণ করুন।
আপনার মিনিট একটি নিরাপদ কেন্দ্রীয় অবস্থানে সংরক্ষণ করুন। আপনার আসল নোটগুলি সংরক্ষণ করার পাশাপাশি মিনিটের চূড়ান্ত খসড়াগুলির কপিগুলিও এটি একটি ভাল ধারণা। আপনার মিনিটের সমস্ত ডিজিটাল কপি ব্যাকআপ আছে কিনা তা নিশ্চিত করুন।
