ফাইলিং সিস্টেমগুলি অফিস পদ্ধতিগুলিকে প্রতিষ্ঠা করে যা তথ্যগুলিকে সুসংগত নিয়ম অনুসারে তথ্য সংগঠিত করে যা তথ্য খুঁজে পাওয়া সহজ করে। ফাইলিং সিস্টেমগুলি অন্যান্য ব্যক্তি এবং সংস্থাগুলি কোম্পানির কাছে পাঠানো নথি সংগঠিত করে, কোম্পানির অভ্যন্তরীণ ক্রিয়াকলাপগুলির রেকর্ড এবং কোম্পানির অন্যান্য কোম্পানি এবং ব্যক্তিদের কাছে পাঠানো তথ্যগুলির রেকর্ড।
ইনবক্স এবং আউটবক্স
আউটবক্স তারা বিতরণ করা হয় আগে বহির্গামী নথি বহন করে। আউটগোয়িং নথিতে প্রতিষ্ঠানের বাইরের সংস্থাগুলিকে স্ক্যান করতে এবং ইমেল পাঠাতে আউটগোয়িং মেল, ফ্যাক্স বা নথি অন্তর্ভুক্ত। ইনবক্স অভ্যন্তরীণভাবে দায়ের বা বিতরণ করা হওয়ার আগে ইনকামিং ডকুমেন্টগুলি ধরে রাখে। এই নথি Memos অন্তর্ভুক্ত; নথি যে একটি নতুন প্রকল্প, উদ্যোগ বা ক্লায়েন্ট বিস্তারিত; এবং মেইল মধ্যে যে নথি। কিছু ইনবক্সে দুটি বিভাগ আছে। একটি বিভাগে বিদ্যমান ফাইল রয়েছে এমন নথি রয়েছে এবং অন্য বিভাগটিতে নথি রয়েছে যা একটি নতুন ফাইলের প্রয়োজন।
$config[code] not foundফাইল এবং বিভাগ
ফাইল এমন ফোল্ডার থাকে যা নাম, তারিখ, বিষয়, অবস্থান, প্রকল্প বা অন্যান্য তথ্য অনুসারে একত্রে থাকা তথ্য ধারণ করে। একাধিক ফাইল বিভাগ দ্বারা গ্রুপ করা হয়। প্রায়শই এই বিভাগগুলি একটি রঙ এবং রঙ কোডেড ফোল্ডার বা স্টিকারগুলিকে এই বিভাগগুলিতে সহজ রেফারেন্সের জন্য ব্যবহার করা হয়। ফাইলিং সিস্টেম একটি বিভাগের মধ্যে পৃথক ফাইলের লজিক্যাল বসানো স্থাপন। উদাহরণস্বরূপ, একজন ডাক্তারের অফিসে রঙের কোডেড বিভাগ থাকতে পারে যা রোগীর শেষ নামের বর্ণমালার প্রতিটি অক্ষরের সাথে সংশ্লিষ্ট। অন্যান্য ফাইলিং সিস্টেম বিষয়, সংখ্যাসূচক, ভৌগলিক এবং কালক্রমিক বিভাগ এবং অবস্থান দ্বারা ফাইল ব্যবস্থা।
দিবসের ভিডিও
Sapling দ্বারা আপনাকে আনা Sapling দ্বারা আপনি আনাপত্রব্যবহার
ইনকামিং মেইল ফাইলগুলিতে সংরক্ষিত থাকে যা নথির তথ্য সম্পর্কিত। কোম্পানি আসন্ন ইনকামিং ডকুমেন্টগুলির মতো একই ফাইলটিতে ইনকামিং মেলে প্রতিক্রিয়ার কপি রাখে। কিছু কোম্পানি এখনও উত্তর প্রদান করা হয় যে প্রতিক্রিয়া থেকে তাদের পার্থক্য প্রতিক্রিয়া ফটোকপি স্ট্যাম্প। অনুরূপভাবে, আউটগোয়িং নথির ফটোকপি ফাইলগুলির মধ্যে সংরক্ষণ করা হয় যা নথির তথ্য সম্পর্কিত এবং একই ফাইলটিতে সংরক্ষিত থাকে যেগুলি কোম্পানি সেই নথিতে প্রাপ্ত কোনও প্রতিক্রিয়া হিসাবে।
অভ্যন্তরীণ বিতরণ
ইনবক্স ব্যক্তিগত কর্মচারী, মেমো এবং ব্যক্তিগত কর্মচারী যে অন্যান্য শারীরিক নথির জন্য মেল সহ একটি সংস্থার মধ্যে বিতরণ করা হয় এমন নথি ধারণ করে। অভ্যন্তরীণ ইনবক্স নথি কর্মীদের ড্রপ বাক্সে নথি স্থাপন করে এবং কখনও কখনও দূরবর্তী কর্মীদের স্ক্রিন বা ফ্যাক্সিং দ্বারা কর্মচারীদের বিতরণ করা হয়।
ফাইলিং কী
যদি কোনও বিদ্যমান ফাইল নেই যা যৌক্তিকভাবে নতুন নথির সাথে সাদৃশ্যপূর্ণ হয় তবে এটি সংরক্ষণ করার জন্য একটি নতুন ফাইল তৈরি করা হয়। অনুরূপভাবে, নতুন নথির জন্য একটি নতুন বিভাগ তৈরি করা হয় যদি নথিটির সাথে কোনও বিদ্যমান বিভাগ নেই। ফাইল কী একটি ফাইলিং সিস্টেমের জন্য একটি সূচক প্রদান। ফাইল কীগুলি একটি ফাইলিং সিস্টেমে সমস্ত বিভাগ তালিকাবদ্ধ করে এবং কোডডাইফ করে এবং প্রতিটি বিভাগের মধ্যে তথ্য কীভাবে সংগঠিত হয় তা নির্দেশ করে। যেকোন সময় একটি নতুন বিভাগ তৈরি করা হয়, ফাইল কীটি আপডেট করা হয় এবং বাকি কর্মীদের কাছে বিতরণ করা হয় বা কেন্দ্রীয় রেফারেন্স পয়েন্টে প্রদর্শিত হয়।
