একটি স্মারকলিপি, বা মেমো, একটি প্রতিষ্ঠানের মধ্যে যোগাযোগ করতে ব্যবহৃত একটি নথি। এই ধরনের নথি সাধারণত সংস্থার সদস্যদের সমস্যা বা নোটিশগুলিকে যোগাযোগ করে, অন্যকে পদক্ষেপ নিতে বা প্রতিক্রিয়ার জন্য অনুরোধ করে। Memos অগত্যা সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত এবং একটি নির্দিষ্ট বিন্যাস অনুসরণ করা হয়। প্রায় প্রতিটি পেশাদার ক্ষেত্র যোগাযোগ করতে memos ব্যবহার করে; কীভাবে লিখতে হয় তা শেখার জন্য পেশাদার সাফল্যের জন্য প্রায়ই গুরুত্বপূর্ণ।
$config[code] not foundপ্রকৃত নথি লেখার আগে আপনার মেমো এবং আপনার অভিপ্রেত শ্রোতার সাধারণ ধারণাটি জোট করুন। মেমো লেখা যখন শ্রোতা বিবেচনা খুব গুরুত্বপূর্ণ। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনও সমস্যাটিতে শুধুমাত্র একটি ছোট গোষ্ঠী জড়িত থাকে তবে সমগ্র সংস্থায় মেমোকে ঠিকানা দেবেন না। শ্রোতাদের জন্য উপযুক্ত ভাষা বিবেচনা করুন। আপনি subordinates তুলনায় উচ্চতর একটি বার্তা আলাদা করতে চান।
আপনার শিরোনাম বিভাগ পূরণ করুন। সমস্ত memos একই বিভাগ থাকা উচিত। প্রথম, "To" বিভাগে রিসিভারের নাম থাকবে। উদাহরণস্বরূপ, "টুঃ জন স্মিথ" বা "টু: স্মিথ কো। স্টাফ" একটি "To:" লাইনে কাজ করবে। "To:" লাইনের অধীনে, আপনার নামের সাথে একটি "থেকে:" লাইন পূরণ করুন। সরাসরি "থেকে:" লাইনের নীচে একটি "তারিখ:" বিভাগ রয়েছে যা মেমো লিখিত তারিখের সাথে রয়েছে। মাস প্রায়ই সংক্ষিপ্ত হয়; ফেব্রুয়ারী "ফেব্রুয়ারী" হয়ে যায়। অবশেষে, একটি "শিরোনাম:" লাইনটি নির্দিষ্ট শিরোনাম সহ অন্তর্ভুক্ত করুন যা মেমো সম্পর্কে কী নির্দেশ করবে তা নির্দেশ করবে।
পরবর্তী আপনার বার্তা লিখুন; একটি পৃষ্ঠা চেয়ে বেশি জন্য লক্ষ্য। আপনার প্রথম বাক্য পরিষ্কারভাবে মেমো উদ্দেশ্য এবং প্রসঙ্গ বর্ণনা করা উচিত। পরবর্তীতে, যথোপযুক্ত সৃষ্টিকর্তা, সংক্ষিপ্তভাবে মেমোর বিষয়টির ঘটনা, পরিস্থিতি বা পরিস্থিতির ব্যাকগ্রাউন্ড ব্যাখ্যা করুন। নিম্নলিখিত, মেমো গ্রহণকারীদের কাছ থেকে আপনি যা চান বা আশা করেন ঠিক তা ব্যাখ্যা করুন। যদি আপনার মেমো একটি পৃষ্ঠার চেয়ে অপরিহার্যভাবে বেশি হয়, তবে আপনি স্বচ্ছতার উদ্দেশ্যে বার্তাটির শেষে একটি সংক্ষিপ্ত সারাংশ অনুচ্ছেদ অন্তর্ভুক্ত করতে চাইতে পারেন।
একটি ধার্মিক শেষ সঙ্গে বন্ধ। মেমো পড়তে তাদের সময় প্রাপকদের ধন্যবাদ নিশ্চিত করুন এবং মেমো নিজেই বিষয় সম্পর্কে আলোচনা বা মন্তব্য আমন্ত্রণ জানান।
মেমোর সাথে অতিরিক্ত দস্তাবেজ সংযুক্ত করতে হলে বন্ধ করার পরে একটি "সংযুক্ত:" লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন। সংক্ষেপে এই লাইনের সংযুক্তিগুলির শিরোনামটি যেমন "সংযুক্ত: পুনঃসূচনা।"
অপ্রয়োজনীয় এবং শব্দের বাক্যগুলি সরল করে এমন কোনও তথ্য কাটতে আপনার মেমো পর্যালোচনা করুন। মেমোর লক্ষ্য সংক্ষিপ্তসার।
বানান এবং ব্যাকরণ সমস্যা জন্য আপনার মেমো উপর চেক করুন। Memos সাধারণত পেশাদার নথি বলে মনে করা হয়। অযৌক্তিক ভুল এবং ব্যাকরণে অযৌক্তিক লেখককে খারাপভাবে প্রতিফলিত করতে পারে।
