অফিস ফাইলিং নীতি ও পদ্ধতি

ইলেকট্রনিক অফিসের এই দিনে, প্রদত্ত কাগজপত্র জমা দেওয়ার ধারণা গ্রহণ করা সম্ভব। দক্ষ অফিস ফাইলিং নীতি বিকাশ গুরুত্বপূর্ণ দস্তাবেজ উপলব্ধ এবং সক্রিয় নথি খুঁজে পাওয়া সহজ রাখতে সাহায্য করতে পারেন। কম্পিউটারগুলিতে কতগুলি ডকুমেন্টেশন সম্পন্ন করা হয় তা সত্ত্বেও, সবসময় একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ অর্থ থাকবে যা মুদ্রণ করা এবং হাতে দায়ের করা দরকার। অফিস ফাইলিং আপ রাখুন এবং আপনি আরো দক্ষ অফিস চালাতে পারেন।

$config[code] not found

দায়িত্ব

কোনও অফিস ফাইলিং নীতি কতটা বিস্তৃত হতে পারে তা সত্ত্বেও, এটি কার্যকরী হওয়ার জন্য প্রতিদিনের নীতিটি বাস্তবায়নের জন্য দায়ী হতে হবে। দায়ের করা ফাইলিং কর্তৃপক্ষ দায়ের করা তথ্য ভলিউম, ফাইলিং সিস্টেমের জটিলতা এবং কত ঘন ঘন তথ্য পুনরুদ্ধার করা এবং পুনরায় দায়ের করা প্রয়োজন তার উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে।

একটি ভাল ফাইলিং নীতি সঙ্গে, ফাইলিং শুধুমাত্র দায়ী ব্যক্তি দ্বারা করা উচিত। অন্য কেউ যদি কোনও নথিটি সরিয়ে দেয় তবে দায়ী নথিটি দায়ের করা একটি "ইন" ঝুড়িটিতে নথি স্থাপন করা হয় এমন একটি নিয়ম থাকা উচিত। যদি ফাইলিংয়ের জন্য বেশ কয়েকজন ব্যক্তি দায়ী থাকে, তবে আপনাকে প্রতিটি ফোল্ডারে এমন একটি সিস্টেম তৈরি করতে হবে যেখানে কোনও ব্যক্তি দায়ের করা শেষ ব্যক্তি তার প্রাথমিক সাইন ইন করতে হবে। একটি ভাল ফাইলিং সিস্টেম বজায় রাখার জন্য, দায়ী ব্যক্তিদের দায়ী করা আবশ্যক।

রঙ - সংকেত প্রণালী

PowerHomeBiz.com এর মতে, আপনার ফাইলগুলিকে সংগঠিত করার উপায়গুলি হল রঙ কোডিংয়ের মাধ্যমে। আপনি রঙিন ট্যাব স্টিকার ব্যবহার করে কোড কোড ফাইল করতে পারেন, অথবা আপনি আপনার ক্যাবিনেটের জন্য বিভিন্ন রঙের ফাইল ফোল্ডারগুলি ক্রয় করতে পারেন।

যখন আপনি রঙ দ্বারা আলাদা করেন, তখন এটি আরও বেশি কার্যকর শিরোনামের জন্য রঙ কোডিং সিস্টেমটি ব্যবহার করতে এবং তারপরে উপ-শিরোনামের জন্য একটি ভিন্ন সিস্টেমের জন্য আরও কার্যকর হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, সমস্ত আর্থিক নথি সবুজ ফাইলগুলিতে রাখা যেতে পারে তবে ট্যাক্স তথ্যের সাথে সম্পর্কিত নথিগুলির নিজস্ব সিস্টেম থাকবে। আপনার রঙ কোডিং সিস্টেম কোডিং রঙ সঙ্গে পরীক্ষা। সবুজ ফোল্ডারগুলি আর্থিক দস্তাবেজের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে, তবে লাল ট্যাব স্টিকারগুলি ট্যাক্স সম্পর্কিত তথ্যগুলিতে রাখতে পারে।

দিবসের ভিডিও

Sapling দ্বারা আপনাকে আনা Sapling দ্বারা আপনি আনা

সক্রিয় এবং সংরক্ষণাগার

আপনার সর্বাধিক ব্যবহৃত ফাইলগুলিকে অ্যাক্টিভেট হিসাবে বিবেচনা করা উচিত এবং নিয়মিতভাবে উল্লেখিত এমনগুলি সংরক্ষণাগারভুক্ত করা যাবে না। একটি সক্রিয় ফাইল সিস্টেম গতিশীল এবং বিস্তার এবং সংযোজন জন্য পাতা রুম। একবার একটি দস্তাবেজ তার সক্রিয় পর্যায়ে অতিক্রম করা হয়েছে, এটি সংরক্ষণাগার স্থানান্তর করা হয়। তাদের সক্রিয় ফাইলগুলিকে তাদের প্রয়োজনের জন্য উপলব্ধ রাখুন এবং প্রতিদিন আপনার সক্রিয় ফাইলগুলি সংগঠিত করতে থাকুন।