কোনও সংস্থার বা সংস্থার সভায় মিনিটের গোষ্ঠীর পরিচালনা বোর্ড কর্তৃক গৃহীত পদক্ষেপের আনুষ্ঠানিক রেকর্ড রয়েছে, তবে তারা সমস্ত অন্তর্ভুক্তিমূলক প্রতিলিপি হতে বোঝায় না। খুব বেশি বিস্তারিত একটি মিটিং সম্পন্ন একটি বিভ্রান্তিকর ছবি উপস্থাপন করতে পারেন এবং ভুল ব্যাখ্যা আমন্ত্রণ জানাতে পারেন। যথাযথ মিটিং মিনিট লেখার চাবি সংক্ষিপ্ত এবং সঠিক হতে হবে এবং মান অনুশীলন অনুসরণ করতে হবে।
$config[code] not foundপ্রতিষ্ঠানের নামের সাথে মিনিট শুরু করুন এবং মিটিংয়ের তারিখ এবং এর অবস্থান রেকর্ড করুন। মিনিটের উপস্থিতিতে বোর্ড সদস্যদের সকল সদস্য, কোরাসের উপস্থিতির সময় এবং সভায় সভা আহ্বান করার সময় উল্লেখ করা উচিত। বোর্ডের সদস্যদের দেরিতে পৌঁছানোর সময় বা যে কোনো ভোট গ্রহণের সময় উপস্থিত ছিলেন তার একটি স্পষ্ট রেকর্ড রাখার জন্য সচিবকে সময় রেকর্ড করতে হবে।
পূর্ববর্তী মিটিংয়ের সংশোধন এবং সংযোজনগুলির মতো প্রথম আইটেমগুলি পরীক্ষা করার জন্য এজেন্ডা অনুসরণ করুন, কোন কোষাধ্যক্ষের প্রতিবেদনের গ্রহণযোগ্যতা বা কমিটির প্রতিবেদন উপস্থাপনের জন্য কোনও পদক্ষেপ নেওয়ার প্রয়োজন নেই। কোষাধ্যক্ষ থেকে আপডেট হিসাবে লিখিত রিপোর্টের জন্য, কেবল মিনিটের মধ্যে রিপোর্ট সংযুক্ত করুন। মৌখিক রিপোর্টের জন্য, সংক্ষিপ্তভাবে সারসংক্ষেপ।
বোর্ড কোন পদক্ষেপ নেয় তা সারাংশ রেকর্ড করুন, কিন্তু বোর্ড সদস্যদের মধ্যে আলোচনা চলমান সংলাপ না। একটি গতি তৈরি করা হয়, রেকর্ড যারা গতি এবং যারা সেকেন্ড, এবং ভোট ফলাফল রেকর্ড। ভোটের সাপেক্ষে সভায় গৃহীত অন্যান্য পদক্ষেপ নোট করুন, যেমন বোর্ড সভাপতি আসন্ন অ্যাসোসিয়েশন ইভেন্টের জন্য কাজগুলি নির্দিষ্ট করে, বোর্ড সদস্য কমিটির সদস্যপদ এবং ভবিষ্যতের ক্রিয়াকলাপ সম্পর্কে আলোচনায় স্বেচ্ছাসেবক। মিনিটের মধ্যে অন্য কোন আলোচনা সংক্ষিপ্ত সংক্ষেপ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
"নতুন ব্যবসা" এর জন্য এজেন্ডা আইটেমের অধীনে উত্থাপিত বিষয়গুলির সংক্ষিপ্তসার উল্লেখ করুন। নতুন ব্যবসাটি কিছু হতে পারে, তবে মিনিটগুলি প্রধানত উত্থাপিত বিষয়টিকে প্রতিফলিত করবে, এটি উত্থাপিত করবে এবং রাষ্ট্রপতি বা বোর্ডের কোনও নির্দেশনাকে সমাধান করতে বা "চেহারা এটার ভিতরে."
পরবর্তী সভায় তারিখ, সময় এবং স্থান সহ মিনিট শেষ। বোর্ডের চেয়ারম্যান বা রাষ্ট্রপতির নির্দেশ অনুযায়ী মিনিট ফাইল করুন, যেমন অনলাইন অথবা কোনও নির্দিষ্ট ফাইল মন্ত্রিসভায়।
