মিটিংয়ে কয়েক মিনিট সময় নেওয়া একটি কার্যকরী এবং সহায়ক উপায় যা কোনও ব্যবসায়িক মিটিংয়ের সময় সমাধান করার সিদ্ধান্তগুলি, সিদ্ধান্ত এবং প্রশ্নের সমাধান করা হয় যেখানে লোকেরা নোট নিতে আলোচনায় জড়িত হতে পারে। সাধারণত একটি নির্ধারিত মিনিট গ্রহণকারী, যার কাজটি সভায় সময় নোট গ্রহণ করা হয়, সেগুলিকে সুস্পষ্ট বিন্যাসে সাজানো এবং সভায় উপসংহারের শেষে অংশগ্রহণকারীদের কাছে তাদের প্রদান করা হয়। আনুষ্ঠানিক বৈঠকগুলিতে, পূর্ববর্তী বৈঠকের মিনিটগুলি অংশগ্রহণকারীদের উপস্থিতির মাধ্যমে বর্তমান মিটিংয়ের মিনিটের ট্রান্সক্রিপ্টে সম্মত হতে হবে এবং গৃহীত হবে।
$config[code] not foundমিনিট গ্রহণ
বর্তমান মিটিংয়ে কোরাম উপস্থিত কিনা তা নির্ধারণ করুন। একটি কোরাম সংশোধন করার জন্য প্রয়োজনীয় সংস্থার সর্বনিম্ন সংখ্যা এবং অ্যাসোসিয়েশন বা গোষ্ঠীর বিধি অনুযায়ী চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়। একটি কোরাস ছাড়া, কোন আনুষ্ঠানিক সভা অনুষ্ঠিত হতে পারে।
পড়ুন, বা অ্যাসোসিয়েশন, বোর্ড বা গ্রুপ সচিব আছে, পূর্ববর্তী সভা থেকে জোরালো মিনিট পড়া, উপস্থিত যারা উল্লেখ এবং transpired যে সব কর্ম।
অনুমোদনের আগে কোন সংশোধন করা, পূর্ববর্তী সভা থেকে মিনিট আলোচনা। আলোচনা পুরানো বিতর্ক বা দ্বন্দ্ব খোলার না, বাস্তবিক এবং বন্ধুত্বপূর্ণ হওয়া উচিত।
মেঝে থেকে একটি গতি জন্য কল। সভাপতি বা বোর্ডের চেয়ারম্যান, দল বা সভায় পূর্ববর্তী বৈঠকের মিনিটগুলি পড়ার সাথে সাথে আলোচনা করা আলোচনায় পরিবর্তন করার জন্য একটি প্রস্তাব চাওয়া হয়। গতি কোন ভোটিং বোর্ড সদস্য দ্বারা তৈরি করা যেতে পারে এবং অন্য কেউ দ্বারা সেকেন্ড করা প্রয়োজন হবে। বর্তমান মিটিংটি এগিয়ে চলার আগে আগের মিনিট গ্রহণ করতে হবে।
সব অংশগ্রহণকারীদের জিজ্ঞাসা মিনিট গ্রহণ ভোট। এটি হাত শোনার মাধ্যমে, ভয়েস বা চেয়ারপারসন দ্বারা প্রতিটি অংশগ্রহণকারীকে পৃথকভাবে জিজ্ঞাসা করে করা হয়। পূর্ববর্তী গৃহীত মিনিটের মিনিটে একটি নোট তৈরি করুন।
মিনিট গ্রহণ
আলোচনা করা হবে কি তা নির্ধারণ করার জন্য, মিটিং এজেন্ডা একটি কপি প্রাপ্ত করুন। এটি প্রবাহিত করা মিনিট প্রবাহ রূপরেখা হবে। রবার্টস রুলস অফ অর্ডারের অধীনে, একটি এজেন্ডা আইটেম হিসাবে, পূর্ববর্তী সভা মিনিটটি অবশ্যই সভা শুরু হওয়ার আগে পড়তে হবে এবং গৃহীত হবে।
সভায় সভাপতিত্ব করার জন্য সভায় সভাপতিত্বকারী ব্যক্তির পাশে বসুন। মিটিং শেষ করার জন্য একটি টেপ রেকর্ডার ব্যবহার করুন এবং সভা শেষ হওয়ার পরে নোট যাচাই করুন।
মিনিটের শিরোনাম লিখুন, সভার তারিখ, সময় এবং স্থানস্থল রেকর্ডিং, পাশাপাশি সভায় প্রতিটি অংশগ্রহণকারীর নাম রেকর্ড।
আলোচনা চলতে থাকায় নোটগুলি গ্রহণ করুন, প্রতিটি এজেন্ডা আইটেমটি নিয়ে আলোচনা করা হচ্ছে। গতিশীল ব্যক্তিদের নাম রেকর্ড করুন, পাশাপাশি তারা গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করা হয় কিনা তা রেকর্ড করুন। এই সিদ্ধান্তটি কীভাবে তৈরি করা হয়েছে তা লিখুন, কিনা হাত বা অন্য কোনো পদ্ধতির মাধ্যমে।
আলোচনা শেষ হওয়ার পরে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব মিটিংয়ের নোট ট্রান্সক্রিপ্ট করুন, আলোচনাটি এখনও তাজা।
বর্তমান মিনিটগুলি লিখতে পূর্ববর্তী মিটিংয়ের টেম্পলেটটি ব্যবহার করুন। যদি আগের কোন মিনিট না থাকে তবে একটি টেম্পলেট তৈরি করুন, সাক্ষাত্কারের শিরোনাম, তারিখ এবং অংশগ্রহণকারীদের স্পষ্টভাবে বলুন।
স্পষ্টভাবে যে রেজোলিউশন কি রেজোলিউশন পূর্ণ বিবরণ দিয়ে তৈরি, প্রদর্শন।
একটি পরিশিষ্ট হিসাবে মিনিট সহ অন্তর্ভুক্ত করার জন্য মিটিংয়ের সময় উপস্থাপিত কোন অতিরিক্ত নথি সংযুক্ত করুন।
ডগা
বায়াস ছাড়া লিখুন, অনুষ্ঠিত কোনো আলোচনা শুধুমাত্র সঠিক ঘটনা বিবৃত।
মিনিটের প্রচলন আগে সভায় ম্যানেজারের সাথে কোন দ্বিধান্বিত আইটেম ব্যাখ্যা করুন।
