কিভাবে একটি বস জন্য বার্তা নিতে

প্রশাসনিক সহায়কগণের দিনগুলি একাধিক কাজের সাথে সিলেকুলিং, ইমেল পাঠানো এবং পরিচালন প্রকল্প সহ ভরা হয়। উপরন্তু, যখন এটি অনুপলব্ধ হয় তখন আপনার বসের জন্য একটি বার্তা নিতে কখনও কখনও প্রয়োজনীয়। একটি অস্পষ্ট, দুর্বল লিখিত বার্তা আপনার বসকে হতাশ করতে পারে। আপনি যদি তাকে প্রভাবিত করতে চান, তাহলে কলটির প্রকৃতি এবং অনুরোধকৃত প্রতিক্রিয়া সংক্ষিপ্তসার একটি বিশদ বার্তা সরবরাহ করুন। এমনকি যদি আপনি প্রশাসনিক সহায়ক না হন তবে আপনি মাঝে মাঝে এমন একজন মেসেজের বার্তা নিতে পারেন যিনি অনুপলব্ধ।

$config[code] not found

যখন ফোন

যদি তিনি একটি বার্তা ছেড়ে দিতে চান তাহলে আহ্বানকারীকে জিজ্ঞাসা করুন। যদি উত্তর "না," একটি বার্তা উত্সাহিত করার জন্য একটি মুহূর্ত সময় লাগবে। তাকে বলুন যে আপনার বস সারা দিন সভাগুলোতে থাকবে, তাই ফিরে কলিং সেরা বিকল্প হতে পারে না।

একটি বিস্তারিত বার্তা দিতে আহ্বানকারী জিজ্ঞাসা করুন। কিছু কলার উত্তর দেবে, "শুধু তাকে আমার কল করুন।" দুর্ভাগ্যবশত, আপনার বস যেমন একটি অস্পষ্ট বার্তা সঙ্গে সন্তুষ্ট হতে পারে না। এই ক্ষেত্রে, সঙ্গে উত্তর, "নিশ্চিত জিনিস। আমি কি তাকে এই সম্পর্কে বলতে পারেন?"

কলার থেকে একটি পূর্ণ নাম অনুরোধ। প্রথম নাম আপনার বস জন্য বিভ্রান্তির কারণ হতে পারে। শুধু জিজ্ঞাসা করুন, "আমি কি আপনার পুরো নাম পেতে পারি?" যখন বার্তা নিচে গ্রহণ।

কলার এর ফোন নম্বর জন্য জিজ্ঞাসা করুন। যদিও এটি সুস্পষ্ট বলে মনে হতে পারে, তবে কলটির অন্যান্য দিকগুলিতে মনোযোগ দেওয়ার সময় এটি নম্বরটি ভুলে যাওয়া সহজ। যদি কলকারী ইমেল দ্বারা যোগাযোগ করা পছন্দ করে তবে এটিও নীচে লিখুন।

আপনি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা হিসাবে স্ক্র্যাপ কাগজ এই তথ্য সব লিখুন। কল তারিখ এবং সময় লিখুন।

বার্তা রিলেইং

কাগজের একটি ছোট স্লিপ উপর কল জন্য আপনার নোট সংগঠিত। প্রতিটি বার্তা কাগজ এক টুকরা পূরণ করা উচিত। প্রতিটি স্লিপে একাধিক বার্তা লিখতে ভুলবেন না।

কলটির তারিখ এবং সময় লিখুন, পেপারের শীর্ষে কলারের প্রথম এবং শেষ নাম অনুসরণ করুন। তিনি যদি আপনার বসের সাথে তার অবস্থান বা সম্পর্ককে যেমন অ্যাকাউন্টেন্ট বা সরবরাহকারী হিসাবে দিয়েছেন, তাহলে এখানেও এটি লিখুন।

একটি সংক্ষিপ্ত বাক্য কল এর উদ্দেশ্য সংক্ষিপ্ত বিবরণ। কলারের নামে এই লিখুন। আপনার বস এই সম্পর্কে কি আশ্চর্য নেই তাই সংক্ষিপ্ত এবং নির্দিষ্ট হতে।

বার্তাটির নীচে কলারের ফোন নম্বর লিখুন।

কলটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ হলে নোটটির উপরের ডানদিকে কোণে মূল অক্ষরে "URGENT" লিখুন। বেশিরভাগ ফোন বার্তা এই বিভাগের অধীন হবে না। জরুরি বার্তাগুলি এমন কোনও পরিবারগত জরুরী অবস্থা বা ব্যবসার সমস্যাগুলিকে উল্লেখ করে যা কোম্পানির উপর বড় প্রতিকূল প্রভাব ফেলতে পারে।

যত তাড়াতাড়ি তিনি উপলব্ধ আপনার বস বার্তা প্রেরণ। আপনি তাকে প্রতিটি বার্তা হাতে, এটি জোরে জোরে পড়া। এই ভাবে তিনি একটি গুরুত্বপূর্ণ বার্তা মিস করবেন কোন সুযোগ নেই।

ডগা

যখন কথা বলতে হবে জানি। কোন বার্তাটি যদি সত্যিই জরুরি হয়, বিশেষ করে বসের পরিবারের সাথে, তাকে আটকান এবং অবিলম্বে আহ্বায়ক সম্পর্কে বলুন। জীবনের কিছু জিনিস একটি ব্যবসায়িক সভা চেয়ে আরো গুরুত্বপূর্ণ।