"ফাইল" এ বর্ণিত কর্মক্ষেত্রের যোগাযোগের কর্মসংস্থান রেকর্ডগুলির জন্য প্রক্রিয়া এবং কাঠামোর পাশাপাশি ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের জন্য মৌলিক বিন্যাসের মেনে চলতে হবে। ফাইল মেমো কর্মীদের পরিবর্তন বা কর্মসংস্থান সিদ্ধান্ত হিসাবে যেমন কর্ম নথির উদ্দেশ্যে করা হয়। এছাড়াও, তারা মানব সম্পদ কার্যক্রম এবং কর্মক্ষেত্রে তদন্ত সম্পর্কিত তথ্য এবং পরিস্থিতি সংরক্ষণ করে।
অ্যাড্রেসসি
যদিও আপনার মেমোটি ফাইলটি দস্তাবেজ করার উদ্দেশ্যে তৈরি হয় তবে এখনও যোগাযোগের একটি অনুলিপি পেতে হবে এমন ঠিকানাগুলি থাকতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি প্রচারের জন্য তার বিবেচনার বিষয়ে একজন কর্মচারীর ফাইল নথিভুক্ত করছেন, তবে আপনি তার বর্তমান সুপারভাইজার এবং সুপারভাইজারকে সেটির সাথে যুক্ত করতে চান যার কাছে সে নতুন ভূমিকা পালন করবে। উপরন্তু, মেমো একটি কপি সঙ্গে কর্মচারী প্রদান।
$config[code] not foundসংবেদনশীল তথ্য
সংবেদনশীল তথ্য সম্পর্কে কর্মক্ষেত্রে মেমোগুলি শুধুমাত্র তাদের জানা দরকার যাদেরকে জানা দরকার এবং মেমোগুলি অবশ্যই "গোপনীয়" হিসাবে চিহ্নিত করা উচিত যদি তাদের এমন তথ্য থাকে যা এইচআর এবং কর্মচারীর সুপারভাইজারের মধ্যে আলোচনা করা উচিত না। কিছু ক্ষেত্রে, সংবেদনশীল বিষয়গুলি সম্পর্কে ফাইল করতে মেমোগুলি কোনও কর্মচারীর ফাইলের মধ্যে রাখা উচিত নয়। উদাহরণস্বরূপ, কর্মক্ষেত্রের তদন্তের ক্ষেত্রে, যেমন যৌন হয়রানি, ফাইলের একটি মেমো তদন্তকারী ফাইলটিতে যায় এবং কর্মচারীর কর্মীদের ফাইল নয়।অনুসন্ধানমূলক উদ্দেশ্যে ফাইল করার জন্য মেমো গোপনীয় এবং শুধুমাত্র এইচআর কর্মীদের, কোম্পানির কর্মকর্তা এবং মালিকদের, বা আইনি পরামর্শ হিসাবে জানা প্রয়োজন সঙ্গে কর্মীদের অ্যাক্সেসযোগ্য।
মেমো বিষয়বস্তু
এই মেমো চলমান চিঠিপত্রের অংশ না থাকলে, আপনাকে পরিস্থিতি বর্ণনা করতে বা আপনার ডকুমেন্টেশনটির কারণ ব্যাখ্যা করতে হতে পারে। যদি এটি কোনও কর্মীর ব্যাপার হয় - তদন্তের বাইরে - কর্মচারীর নাম, বিভাগ, অবস্থান এবং কর্মসংস্থানের দৈর্ঘ্যের সাথে মেমো শুরু করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি হস্তান্তর করার জন্য কর্মচারীর অনুরোধের সংক্ষিপ্তসার উল্লেখ করেন, তবে আপনার প্রথম অনুচ্ছেদের মধ্যে প্রাসঙ্গিক তথ্য থাকা উচিত, যেমন কর্মচারীর অবস্থান এবং অবস্থান বা বিভাগের জন্য সে স্থানান্তরের অনুরোধ করেছে। মেমোতে তার স্থানান্তর অনুরোধটি মঞ্জুর করা, বিবেচিত বা অস্বীকার করা সম্পর্কে বিশদ রয়েছে।
বিতরণ এবং আর্কাইভ
আপনি যদি একজন কর্মচারীর ফাইলটিতে লেখেন, তবে মেমোরির একটি অনুলিপি বিতরণ তালিকাটির অংশ হিসাবে এইচআর সাধারণ চিঠিপত্র ফাইলটিতে যেতে হবে। উপরন্তু, কর্মচারী একটি অনুলিপি গ্রহণ করে এবং তাই অন্যান্য পক্ষগুলি যারা কর্মচারী তথ্যের গোপনীয় হতে পারে, যদি না মেমো একটি গোপনীয় কর্মক্ষেত্রে তদন্ত অংশ। এই ক্ষেত্রে, শুধুমাত্র এইচআর এবং তদন্তে কর্মরত কর্মীদের অবশ্যই মেমো অ্যাক্সেস করতে হবে। যখন মেমো ধারণকারী ফাইলটি আপনার সংরক্ষণাগারগুলিতে পাঠানো হয়, তখন এইচআর বিভাগ বিভাগের সাধারণ চিঠিপত্র ফাইলে অবস্থিত মেমোর একটি অনুলিপি বজায় রাখে।
