একটি কাগজেরহীন কর্মক্ষেত্র তৈরি করা কেবল ব্যবসার অর্থ সঞ্চয় করতে এবং কম ব্যয় করতে সহায়তা করে না, তবে এটি আরও পরিবেশগতভাবে বন্ধুত্বপূর্ণ হওয়ার পথে রাস্তায় রাখে। যদি আপনি কাগজের কাগজ সিস্টেমের জন্য নথির পর্বতগুলির সাথে ফন্ট ক্যাবিনেটগুলি বিনিময় করার কথা ভাবছেন, তবে কোথায় শুরু করতে হবে তা নিশ্চিত না হন, কাগজহীন হতে নিম্নলিখিত 10 টি পদক্ষেপ দেখুন।
কাজ at paperless যাচ্ছে
ডিজিটালভাবে শেয়ার করুন ফাইল
নথিগুলির হোর্ডগুলি মুদ্রণ করতে প্রিন্টারে নির্ভর করার পরিবর্তে, Google ডক্সের মতো ডিজিটাল পদ্ধতির মাধ্যমে সহকর্মীদের সাথে ফাইলগুলি ভাগ করুন। তদ্ব্যতীত, জিমেইল এর মাধ্যমে এই বিনামূল্যে পরিষেবাটি অব্যাহতভাবে সংরক্ষণ করে, কাজ ফাইলগুলি কখনোই হারিয়ে যাবে না, একটি ফটোকপিয়ারের বিপরীতে!
$config[code] not foundপ্রগ্রেস্লির সহ-প্রতিষ্ঠাতা ও সিইও নিক ক্যান্ডিটো বলেন, কাগজপত্রহীন ব্যবসায়ের কিছু গুরুত্বপূর্ণ উপায় ছোট ব্যবসা প্রবণতাগুলিকে ব্যবসায়কে সহায়তা করে। 'আনুগত্য' এবং কিভাবে ডিজিটালাইজেশন কাজ অনুশীলন উন্নততর বলার অপেক্ষা রাখে না, Candido বলেন:
"ডিজিটাইজেশন সহযোগিতার উন্নতি কোন প্রশ্ন নেই। যখন সবাই প্রয়োজনীয় দস্তাবেজগুলি অ্যাক্সেস করতে পারে এবং প্রয়োজনে সঠিক ব্যক্তির সঠিক তথ্য সঠিকভাবে সংগ্রহ করতে পারে, তখন আপনি আপনার ইন্টার-কোম্পানী যোগাযোগ ইঞ্জিনের চাকাগুলিকে প্রশ্রয় দিচ্ছেন। "
মেঘ মধ্যে ফাইল সংরক্ষণ করুন
সমস্ত মাপের ব্যবসা paperwork উপর নির্ভর করে, যা শীঘ্রই ভীষণ স্টোরেজ প্রয়োজনীয়তা হয়ে মাউন্ট আপ। ক্যাবিনেটের ফাইলিংয়ের মধ্যে গুরুত্বপূর্ণ কাগজপত্র পরিপূরক করার পরিবর্তে, ড্রপবক্সের মতো ক্লাউড-ভিত্তিক সিস্টেমে সেগুলি সহজেই সংরক্ষণ করুন। এই কাগজহীন ডিজিটাল সিস্টেম আপনাকে অফিসে স্থান অবিশ্বাস্য পরিমাণ সংরক্ষণ করবে, গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি নিরাপদ রাখতে সহায়তা করবে উল্লেখ না।
স্ক্যান এবং ফ্যাক্স না আরো
স্ক্যানিং এবং ফ্যাক্সিং নথি কাগজ ব্যবহারের প্রয়োজন। নথি স্ক্যান করতে আপনার ফোনে একটি স্ক্যানার অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে আপনার ব্যবসায়কে কাগজহীন হতে সহায়তা করুন। সংরক্ষিত ডকুমেন্টগুলি তারপর PDF এ রূপান্তরিত করা এবং ইমেলের মাধ্যমে সহকর্মীদের সাথে ভাগ করা যেতে পারে।
ডিজিটাল যোগাযোগ উত্সাহিত করুন
ডিজিটাল যোগাযোগের সংস্কৃতি গ্রহণের জন্য আপনার কর্মীকে উত্সাহিত করুন, যার মাধ্যমে মেলিং চালান এবং পেলেলিপ্সের মত পূর্বের কাগজের ভিত্তিক পদ্ধতিগুলি ইমেল এবং তাত্ক্ষণিক বার্তাগুলির মতো ডিজিটাল পদ্ধতিতে প্রতিস্থাপিত হয়।
কাগজের ভিত্তিক বার্তাগুলির পরিবর্তে ডিজিটাল যোগাযোগের উপর নির্ভর করে, আপনার ব্যবসায়ের সময় সংরক্ষণ করতে সহায়তা করবে। ক্যান্ডিটো নোটগুলি, কাগজ ওয়ার্কফ্লোসের পরিবর্তে ডিজিটাল ব্যবহার করে ব্যবস্থাপনাকে "রিয়েল এস্টেটে আপনার ব্যবসা এবং কী সহযোগিতাগুলি পর্যবেক্ষণ করতে এবং তাদের উন্নতির জন্য বাধাগুলির বিশ্লেষণে একটি দৃশ্যের সাথে নিরীক্ষণ করার অনুমতি দেয় এবং এর ফলে ফলাফলগুলি উন্নত করে।"
কাগজপত্র এবং ডিজিটাল ব্যক্তিদের জন্য বিবৃতি Swap
এটি শক্তি বিল, ব্যাংক বিবৃতি বা ঠিকাদার বৈদ্যুতিন চালান কিনা, সমস্ত ব্যবসা বিল এবং বিবৃতি উৎপন্ন করে। যদি আপনার বিল এখনও কাগজ ফর্ম তৈরি করা হয়, কেবল তাদের ডিজিটালভাবে পাঠানো জন্য জিজ্ঞাসা করুন। সাধারণভাবে বলতে গেলে, ব্যাংক এবং অন্যান্য সংস্থার পছন্দগুলি ডিজিটাল বিবৃতি এবং মেইল প্রেরণ করতে পছন্দ করে, কারণ এটি মুদ্রণ এবং মেলিং খরচগুলি সংরক্ষণ করে।
ডিজিটাল ব্যবসা কার্ড জেনারেট করুন
ব্যবসায়িক কার্ড, যখন প্রয়োজনীয়, গাছ-guzzling কাগজ যথেষ্ট পরিমাণে প্রয়োজন। ব্যবসার কার্ডগুলির একটি প্যাড দিয়ে আপনার মানিব্যাগটি নষ্ট করার পরিবর্তে, আপনার ব্যবসা কার্ডকে ডিজিটাইজ করুন। প্রচুর সফ্টওয়্যার এবং অ্যাপ্লিকেশন উপলব্ধ রয়েছে যেমন পার্ল স্ক্যান এবং ক্যামকার, যা ব্যবসায়িক কার্ডগুলি স্ক্যান করে এবং তাদের ডিজিটাল নথিতে রূপান্তরিত করে।
বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর ব্যবহার করুন
এমনকি আমাদের স্বাক্ষর বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর করা যাবে। একটি নথি মুদ্রণ করার পরিবর্তে, এটি একটি কলম দিয়ে শারীরিকভাবে সাইন ইন করুন এবং প্রাপকের কাছে পাঠান, স্বাক্ষরগুলি ইলেকট্রনিকভাবে স্বাক্ষরিত হতে পারে, যার অর্থ সময় ব্যয়কারী এবং ব্যয়বহুল কাগজের কাজ করার প্রয়োজন নেই। অ্যাবড রিডার কিছু মুদ্রণ না করে নথি সাইন ইন করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।
যেমন ডিজিটাল পদ্ধতি একটি ব্যবসা এর নিরাপত্তা উন্নত করতে সাহায্য করতে পারেন। ক্যান্ডিটো বলেছেন, "ডিজিটাইজড প্রসেসগুলি দিয়ে, শাসন এবং অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণগুলি সনাক্ত করুন কেবলমাত্র সঠিক ব্যক্তি নির্দিষ্ট দস্তাবেজ এবং সিস্টেমগুলি অ্যাক্সেস করতে পারে তা নিশ্চিত করে।"
Sift এবং বিদ্যমান কাগজপত্র সাজান
কাগজপত্রহীন অফিস সফলভাবে তৈরি করার জন্য, আপনাকে বিদ্যমান ২0 টি বা এমনকি 30 বছরের জন্য অফিসে বসে থাকা কিছু বিদ্যমান কাগজপত্রের 'পাতলা আউট' করতে হবে। পুরাতন কাগজপত্রের মধ্য দিয়ে সিজার করা এবং শেডারের মাধ্যমে কী করা যেতে পারে তা নির্ধারণ করতে সকাল বা তার বেশি সময়কে উৎসর্গ করুন। অফিস থেকে অপ্রয়োজনীয় কাগজপত্র নির্মূল আরো স্থান তৈরি করবে, সেইসাথে অবিশ্বাস্যভাবে সন্তুষ্ট হচ্ছে!
মিটিং কাগজহীন করা
সভাগুলোতে কাগজের হ্যান্ডআউটগুলি দেওয়ার পরিবর্তে, প্রজেক্টর এবং প্রযুক্তি ব্যবহার করুন যা আপনি একটি দৃশ্যমান উত্স থেকে ভাগ করতে চান এমন তথ্য প্রকাশ করে।
ট্রেন স্টাফ আরো ডিজিটাল Savvy হতে
একটি paperless ব্যবসা কিছু ডিজিটাল জানেন কিভাবে প্রয়োজন। ক্লাউড-ভিত্তিক সিস্টেমে ফাইলগুলি সংরক্ষণের জন্য ডকুমেন্ট পাঠানোর মতো কাজগুলি থেকে, যদি আপনার কর্মক্ষেত্রে ডিজিটাল চূড়ান্ত অভাব থাকে, তাহলে তাদের প্রশিক্ষণ দেওয়ার সময় এবং অর্থ বিনিয়োগ করে, এটি একটি পুরস্কৃত এবং মূল্যবান দীর্ঘমেয়াদী বিনিয়োগ হিসাবে প্রমাণিত হতে পারে।
Candito বলছেন, কাগজ মুক্ত হচ্ছে কর্মক্ষমতা এবং একটি কোম্পানির নিচের লাইন অপ্টিমাইজ করতে সাহায্য করে, বলছে:
"অবশেষে, আপনি paperless যাচ্ছি জন্য শুটিং করছি একটি উন্নত গ্রাহক অভিজ্ঞতা এবং অতএব একটি উন্নত নীচের লাইন।
Shutterstock মাধ্যমে কাগজ ছোঁয়া ছবি
2 মন্তব্য ▼
